Checklist para una discoteca familiar sin olvidos

Una discoteca familiar necesita más coordinación que una simple fiesta infantil: hay que controlar las edades, las inscripciones, las alergias, la música y el equipo. Esta checklist reúne 74 tareas y 61 materiales en el orden adecuado, desde confirmar el lugar hasta revisar el suelo antes de abrir. También contempla los detalles que suelen llegar tarde, como enfriar las bebidas, separar los alimentos con alérgenos y explicar sus funciones a los voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Definir el programa y los horarios
2 personas
Definir el estilo de música y la edad
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Contar a los niños y acompañantes
Crear la lista final de participantes
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Crear listas de reproducción
2 personas
Preparar juegos de baile
2 personas
Comprar premios para juegos
Reservar equipo de sonido
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar la compra de larga duración
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Empaquetar los alérgenos por separado
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el suelo y las instalaciones
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Probar el micrófono
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Delimitar la pista de baile
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Preparar las etiquetas con nombres
Montar el punto de bebidas
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Etiquetar productos dietéticos
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar el programa musical
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Poner la música de apertura
Recibir a los invitados
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
Coordinar la pista de baile
3 personas
Controlar la música
Explicar el juego de baile
2 personas
Guiar el juego de baile
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Coordinar la pausa infantil
3 personas
Repartir premios
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
Operar el espectáculo de luces
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Apagar la música y la iluminación
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
Enfriar de nuevo los productos refrigerados
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
Barrer y fregar el recinto
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Mezclador de música
Micrófono inalámbrico
Portátil
Cables de músicacant. 4
Soporte de micrófono
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6

Iluminación

Luces de discotecacant. 3
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas nocturnascant. 4

Decoración

Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 10
Cortinas de papel metalizado discocant. 4
Abanicos de papelcant. 12
Mantelescant. 8
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Ganchos adhesivoscant. 30
Alambre de atarcant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platos reutilizablescant. 100
Cubiertos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 40
Jarras de cristalcant. 8
Bandejas para servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejascant. 12
Jarras medidorascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Recipientes para alimentos con tapacant. 12
Acumuladores de fríocant. 16
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Balanza de cocina

Material deportivo

Cintas de bailecant. 20
Aroscant. 10
Pelotas blandascant. 8
Tarjetas de juegocant. 40
Premioscant. 20

Limpieza

Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Escobillas de bañocant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar, el horario y el rango de edades antes de diseñar las invitaciones. Así sabrás qué música, juegos y nivel de supervisión necesitas.
Deja las inscripciones abiertas el tiempo suficiente para reunir el número real de niños y acompañantes. Recoge también las preferencias dietéticas antes de calcular el catering.
Prueba el sonido, el mezclador, el micrófono, el portátil y las luces con antelación. Comprueba además que haya cables, regletas y enrollacables suficientes para evitar improvisaciones el mismo día.
Prepara por separado los alimentos con alérgenos y etiqueta las raciones antes de montar el buffet. Enfría las bebidas con varias horas de margen y no después de abrir el local.
Convoca a los voluntarios antes de la apertura y explícales quién controla la música, los juegos, la entrada y la comida. Reserva tiempo para inspeccionar el suelo, las instalaciones y las zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una discoteca familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la fecha, reservar el equipo, preparar las invitaciones y abrir las inscripciones. Durante la última semana, cierra el número de participantes y compra los productos necesarios.
¿Cuántas bebidas necesito para una discoteca familiar?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la duración. Ajusta la cantidad cuando tengas el número final de niños y acompañantes, normalmente entre 3 y 5 días antes.
¿Cuándo debo preparar la música y los juegos de baile?: Crea las listas de reproducción y prepara los juegos al menos 7 días antes. Reserva entre 30 y 45 minutos antes de la apertura para probar el sonido, el micrófono y el orden del programa.
¿Qué debo revisar el día de la discoteca familiar?: Entre 1 y 2 horas antes, revisa el suelo, las instalaciones, los cables, la iluminación, las mesas, las sillas y los materiales de los juegos. También confirma la lista final de participantes y reúne a los voluntarios para darles instrucciones.

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