Checklist para organizar una carrera de obstáculos

Una carrera de obstáculos necesita más que un recorrido y algunas pruebas. Esta checklist te ayuda a ordenar la preparación desde la fecha y los permisos hasta las inscripciones, la seguridad y la atención a los participantes. Incluye puntos que suelen dejarse para el final, como dividir las salidas, preparar los dorsales, revisar los obstáculos y comunicar el plan por mal tiempo. Reserva tiempo suficiente para probar el circuito completo antes de abrirlo al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Medir el recorrido
2 personas
Inventariar los obstáculos
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Hacer reservas
Gestionar el permiso para el recorrido
Reservar proveedores para obstáculos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Enviar información a los participantes
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar puestos y tareas
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de participantes
Preparar los dorsales
2 personas
Crear señales de ruta
2 personas
Comprobar los obstáculos
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar kits de inicio
3 personas
Anunciar el plan meteorológico
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar las carpas
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar el recorrido
5 personas
Montar los obstáculos
8 personas
Asegurar las zonas de caída
4 personas
Colocar el arco de salida y meta
3 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Probar la música y la megafonía
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Realizar el control de seguridad
4 personas

Evento

Repartir dorsales
4 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Recibir el equipaje
2 personas
Dar la explicación de apertura
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Guiar a los grupos de salida
4 personas
Cubrir los obstáculos
12 personas
Llevar el registro del tiempo
3 personas
Atender los puntos de agua
4 personas
Atender el puesto de primeros auxilios
2 personas
Animar a los participantes
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Llevar el registro de llegada a meta
3 personas
Guiar la entrega de medallas
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Atender la barbacoa
3 personas
Proporcionar la música
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Anunciar la última ronda
Acompañar a los invitados a la salida
3 personas

Seguimiento

Reunir los suministros
3 personas
Desmontar obstáculos
8 personas
Desmontar carpas y mobiliario
5 personas
Recoger materiales del recorrido
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Guardar los materiales en seco
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 8
Percheroscant. 2
Bandejas para equipajecant. 6

Material deportivo

Fardos de obstáculocant. 20
Redes de escaladacant. 3
Cuerdas de escaladacant. 4
Túneles de gateocant. 4
Barras de obstáculos de maderacant. 12
Aroscant. 30
Conos de tráficocant. 60
Esponjascant. 40
Bandejas de aguacant. 6
Alfombras de gomacant. 20
Cuerdas para saltarcant. 15
Sacos de arenacant. 20
Cintas de medallacant. 160
Cronómetroscant. 6
Dorsalescant. 180
Conoscant. 40
Cinta de balizamientocant. 12
Estacascant. 80
Correas de amarrecant. 20
Placas de proteccióncant. 12
Juegos de llavescant. 4
Martillocant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Equipo

Sistema de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 8
Cargadores móvilescant. 4
Walkie-talkiescant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Termómetros de fiebrecant. 2
Extintorescant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 8

Decoración

Arco de salida
Arco de meta
Señales de rutacant. 18
Paneles informativoscant. 8
Guirnaldascant. 10
Cintas del podiocant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platos reutilizablescant. 180
Cubiertos reutilizablescant. 200
Cucharonescant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Barbacoascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Hojas de trabajo refrigeradascant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 3

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Esponjascant. 12
Cubetas para lavarcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Mide el recorrido antes de contratar o colocar obstáculos. Dibuja la posición de cada prueba, las zonas de espera y los puntos donde los voluntarios necesitarán una vista clara.
Cierra los permisos y las reservas con varias semanas de antelación. El recorrido, los proveedores de obstáculos, las carpas y el equipo de sonido pueden depender de la fecha y del lugar.
No esperes al día anterior para organizar las salidas. Divide los grupos, prepara la lista de participantes y asigna los dorsales antes de imprimir la información final.
Haz una prueba completa del circuito al menos 24 horas antes. Comprueba la estabilidad de las estructuras, las superficies de protección, las sujeciones y la señalización en cada cambio de dirección.
Prepara un plan meteorológico concreto y comunícalo antes de la carrera. Indica cuándo se toma la decisión, qué ocurre con las salidas y quién informa a los participantes y voluntarios.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar una carrera de obstáculos?: Calcula entre 6 y 8 semanas para una carrera pequeña y más tiempo si necesitas permisos, proveedores o un recorrido amplio. Reserva la última semana para confirmar voluntarios, participantes, materiales y previsión meteorológica.
¿Cuándo hay que preparar los obstáculos de una carrera?: Comprueba el inventario y el estado de cada obstáculo al menos 7 días antes. Haz una revisión final y una prueba de estabilidad entre 24 y 48 horas antes de la salida.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de obstáculos?: Como referencia, asigna al menos 1 voluntario por obstáculo complejo y una persona adicional en la salida, la meta y los cruces. Confirma la plantilla 7 días antes y reparte los puestos con instrucciones por escrito.
¿Cuándo se deben enviar las instrucciones a los participantes?: Envía la información principal entre 5 y 7 días antes, con horarios, grupos de salida, recorrido, material recomendado y plan meteorológico. Reenvía un recordatorio final 24 horas antes.

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