Hindernislauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Hindernislauf braucht mehr Vorbereitung als nur eine Strecke und ein paar Hindernisse. Du musst den Parcours vermessen, Sicherheitsabstände prüfen, Genehmigungen einholen und Helfer festen Posten zuweisen. Auch Startgruppen, Teilnehmerinformationen, Gepäckaufbewahrung und ein Wetterplan gehören rechtzeitig geklärt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Streckenplanung bis zur Kontrolle am Veranstaltungstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Parcours vermessen
2 Personen
Hindernisse erfassen
2 Personen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigung für den Parcours organisieren
Lieferanten für Hindernisse buchen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startgruppen einteilen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Posten und Aufgaben verteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerliste ausdrucken
Startnummern vorbereiten
2 Personen
Wegweiser erstellen
2 Personen
Hindernisse kontrollieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
Wetterplan bekanntgeben
Gelände inspizieren
3 Personen
Zelte aufbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Parcours aufbauen
5 Personen
Hindernisse aufbauen
8 Personen
Valzonen absichern
4 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Musik und Durchsage testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
4 Personen

Event

Startnummern ausgeben
4 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Gepäck annehmen
2 Personen
Eröffnungsinformationen geben
2 Personen
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Startgruppen begleiten
4 Personen
Hindernisse betreuen
12 Personen
Zeiterfassung führen
3 Personen
Wasserstellen besetzen
4 Personen
Erste-Hilfe-Posten besetzen
2 Personen
Teilnehmer anfeuern
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Zielerfassung führen
3 Personen
Medaillenverleihung begleiten
3 Personen
Preisträger bekanntgeben
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Grill bedienen
3 Personen
Musik organisieren
Abendprogramm betreuen
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Vorräte sammeln
3 Personen
Hindernisse abbauen
8 Personen
Zelte und Möbel abbauen
5 Personen
Parcoursmaterialien sammeln
4 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien trocken lagern
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Reste sicher verstauen
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
GepäckboxenAnz. 6

Sportmaterial

HindernisballenAnz. 20
KletternetzeAnz. 3
KletterseileAnz. 4
KrabbeltunnelAnz. 4
Holz-HindernisstangenAnz. 12
ReifenAnz. 30
VerkehrskegelAnz. 60
SchwämmeAnz. 40
WasserbehälterAnz. 6
GummimattenAnz. 20
SpringseileAnz. 15
SandsäckeAnz. 20
MedaillenbänderAnz. 160
StoppuhrenAnz. 6
StartnummernAnz. 180
KegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 12
HeringeAnz. 80
SpanngurteAnz. 20
SchutzplattenAnz. 12
SchlüsselsetsAnz. 4
HammerAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Ausstattung

Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
Mobile LadegeräteAnz. 4
FunkgeräteAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FieberthermometerAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

Startbogen
Zielbogen
WegweiserAnz. 18
InfotafelnAnz. 8
WimpelkettenAnz. 10
BühnenbänderAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Küche

GrillsAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
KühlmattenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
SpülwannenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Strecke mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und erfasse jedes Hindernis mit Position, Aufbaufläche und benötigtem Material. So erkennst du früh, ob für Kletternetze, Reifen oder Krabbeltunnel genug Platz vorhanden ist.
Kläre Genehmigungen und Reservierungen nicht erst kurz vor dem Lauf. Rechne für die Prüfung des Parcours, Absperrungen und mögliche Zufahrten mindestens 3 Wochen Vorlauf ein.
Teile Helfer spätestens 7 Tage vorher festen Posten zu und verschicke ihre Einsatzzeiten schriftlich. Für jedes Hindernis sollte mindestens eine verantwortliche Person eingewiesen sein.
Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 5 Tage vor dem Start. Nenne Startgruppe, Treffpunkt, Kleidung, Ernährungsangaben und Hinweise zu Gepäckboxen, damit am Veranstaltungstag weniger Rückfragen entstehen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor dem Lauf und veröffentliche dann den Wetterplan. Kontrolliere am Vorabend alle Hindernisse, Heringe, Spanngurte, Schutzplatten und Gummimatten auf festen Sitz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Hindernislauf organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Hindernislieferanten und Helfer brauchen oft mehrere Wochen Vorlauf, während Startnummern und Teilnehmerinformationen erst später finalisiert werden.
Wie viele Helfer braucht ein Hindernislauf?: Plane mindestens eine eingewiesene Person pro betreutem Hindernis und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Start, Ziel, Erste Hilfe, Gepäck und Streckenführung ein. Bei vielen Teilnehmern oder unübersichtlichen Bereichen brauchst du weitere Streckenposten.
Wann teilt man die Startgruppen beim Hindernislauf ein?: Teile die Startgruppen etwa 7 bis 10 Tage vor dem Lauf ein, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft sind. Verschicke die Startzeit spätestens 5 Tage vorher und drucke die Teilnehmerliste am Vortag aus.
Was muss man bei Regen für einen Hindernislauf vorbereiten?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, welche Hindernisse angepasst oder gesperrt werden. Prüfe rutschige Stellen, befestige Absperrband und Schutzplatten nach und halte einen Wetterplan für Teilnehmer und Helfer bereit.

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