Checklist para organizar una carrera sin olvidar nada

Organizar una carrera exige coordinar el recorrido, los permisos, las inscripciones y muchas personas en momentos concretos. Este plan reúne 79 tareas y 60 materiales para avanzar en orden, desde definir el formato y reservar el recinto hasta preparar dorsales, puestos de agua y medallas. También contempla lo que suele llegar tarde: el control horario, las medidas de tráfico, los voluntarios y la comunicación final a los participantes. Úsalo como hoja de ruta y asigna cada tarea a una persona con una fecha límite.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Establecer el formato de la competición
2 personas
Reservar el recinto de la competición
Solicitar permiso de competición
Marcar el recorrido
3 personas
Solicitar medidas de tráfico
Delimitar la zona de salida y llegada
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar el personal del puesto
Pedir dorsales
Realizar el pedido de medallas
Reservar control horario
Reservar vallas de tráfico
Reservar carpas de fiesta
Confirmar el personal de primeros auxilios
Elaborar el mapa de ruta
2 personas
Enviar la carta a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los dorsales alfabéticamente
2 personas
Preparar el kit de voluntarios
2 personas
Probar el registro horario
2 personas
Volver a inspeccionar el recorrido
3 personas
Preparar los puestos de agua
3 personas
Colocar flechas de ruta
2 personas

Evento

Montar el mostrador de dorsales
4 personas
Montar la zona de meta
4 personas
Colocar el arco de salida
3 personas
Instalar control horario
2 personas
Colocar vallas de tráfico
6 personas
Colocar flechas de ruta
6 personas
Colocar los hitos del kilómetro
3 personas
Montar puestos de agua
4 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Abrir la inscripción
4 personas
Repartir dorsales
4 personas
Registrar a los participantes tardíos
2 personas
Recibir el equipaje
2 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
4 personas
Dar las instrucciones iniciales
2 personas
Iniciar la competición
3 personas
Asegurar el recorrido
8 personas
Acompañar a los corredores por la ruta
8 personas
Repartir agua
6 personas
Repartir bebida isotónica
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Repartir las medallas
3 personas
Repartir fruta
3 personas
Devolver el equipaje
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Celebrar la entrega de premios
3 personas
Informar a los participantes sobre los resultados

Seguimiento

Desmontar la zona de meta
4 personas
Desmontar los puestos de agua
4 personas
Retirar las flechas de ruta
6 personas
Retirar los letreros de kilómetros
3 personas
Reunir vallas de tráfico
6 personas
Recoger la basura a lo largo del recorrido
6 personas
Limpiar el lugar de salida
4 personas
Limpiar los vestuarios
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Clasificar el material
3 personas
Asegurar el registro de tiempo
2 personas
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger el material sobrante
2 personas
Gestionar los objetos perdidos
Publicar los resultados en línea
Enviar agradecimiento a los participantes
Informar del cierre del permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 30
Mesas para puestos de aguacant. 5
Percheroscant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Material deportivo

Arco de salida
Cinturones para dorsalescant. 250
Señales de kilómetrocant. 10
Flechas de rutacant. 40
Conos de tráficocant. 40
Cinta de delimitacióncant. 10
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 10
Mantas térmicascant. 20
Medallas de metacant. 250
Vasos para los puestos de aguacant. 1000
Dorsalescant. 250
Imperdiblescant. 600
Cepillos para zapatoscant. 2

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Teléfonos móvilescant. 8
Walkie-talkiescant. 10
Megáfonocant. 2
Sistema de megafonía
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 8
Neveras portátilescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
DEA
Chalecos para los puntos de controlcant. 20
Chalecos para la organizacióncant. 15
Vallas de tráficocant. 30
Linternascant. 8

Artículos de papel

Mapas de rutacant. 300
Listas de participantescant. 10
Hojas de resultadoscant. 20
Bolígrafoscant. 40
Rotuladorescant. 20
Cinta adhesivacant. 12
Cuerdacant. 4
Portapapelescant. 12

Catering

Vasos reutilizablescant. 300
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6
Cuencoscant. 12
Cucharones de servircant. 12
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Escoba y recogedorcant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantescant. 20
Pinzas para residuoscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Consejos

Cierra el recorrido y los permisos antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 4 semanas para solicitar medidas de tráfico y confirmar que la salida, la llegada y los cruces están autorizados.
Reserva con antelación el sistema de registro de tiempo, las vallas, las carpas y el personal de primeros auxilios. Una semana antes, confirma por escrito horarios, cantidades y contactos de cada proveedor.
No esperes al último día para preparar los dorsales. Ordénalos alfabéticamente al menos 24 horas antes y comprueba los datos de cada participante para evitar cambios en la salida.
Asigna voluntarios por puesto y por franja horaria, no solo por actividad. Para cada puesto de agua, salida, llegada y cruce debe quedar una persona responsable y un sustituto.
Envía la carta a los participantes entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de recogida de dorsales, el recorrido, los accesos, las preferencias dietéticas registradas y qué deben hacer si cambia el tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para una carrera?: Solicítalo al menos 6 semanas antes de la fecha prevista. Si el recorrido afecta al tráfico o atraviesa varias zonas, empieza con 8 a 12 semanas de margen para poder corregir el trazado.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de una carrera?: Ábrelas entre 4 y 8 semanas antes, cuando ya estén confirmados el formato, el recorrido y el recinto. Cierra el formulario entre 3 y 7 días antes para comprobar datos, preferencias dietéticas y dorsales.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una carrera?: Como referencia, calcula al menos 1 voluntario por cada puesto operativo y 1 por cada cruce que necesite control. Añade un sustituto por cada 5 puestos y confirma a todo el personal 7 días antes.
¿Cuándo hay que preparar los dorsales y el material?: Deja listos los dorsales, imperdibles, señales, flechas, conos y cinta de delimitación entre 24 y 48 horas antes. Comprueba el cronometraje, los walkie-talkies, las baterías y los alargadores durante el montaje, como mínimo 2 horas antes de la salida.

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