Laufwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Laufwettbewerb braucht deutlich mehr Vorbereitung als Strecke, Startbogen und Wasserbecher. Du musst früh Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen, Zeitmessung und Helfer klären und die Anmeldung sauber verwalten. Besonders am Veranstaltungstag entscheiden sortierte Startnummern, besetzte Streckenposten und eine klare Start- und Zielzone über den Ablauf. Die Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zu den letzten Kontrollen vor dem Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfformat festlegen
2 Personen
Wettkampfort reservieren
Wettkampfgenehmigung beantragen
Parcours aufbauen
3 Personen
Verkehrsmaßnahmen beantragen
Start- und Zielzone festlegen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Postenbesetzung bestätigen
Startnummern bestellen
Medaillenbestellung aufgeben
Zeitmessung reservieren
Verkehrsbarrieren reservieren
Partyzelte reservieren
Erste-Hilfe-Besetzung bestätigen
Routenplan erstellen
2 Personen
Teilnehmerbrief versenden
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Startnummern alphabetisch sortieren
2 Personen
Freiwilligenpaket zusammenstellen
2 Personen
Zeiterfassung testen
2 Personen
Parcours erneut inspizieren
3 Personen
Wasserstellen vorbereiten
3 Personen
Routenpfeile bereitlegen
2 Personen

Event

Startnummern-Ausgabestelle einrichten
4 Personen
Zielbereich einrichten
4 Personen
Startbogen aufstellen
3 Personen
Zeiterfassung installieren
2 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
6 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Kilometerschilder aufstellen
3 Personen
Wasserstationen aufbauen
4 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Anmeldung öffnen
4 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Spätankömmlinge registrieren
2 Personen
Gepäck annehmen
2 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
4 Personen
Startanweisungen geben
2 Personen
Spiel starten
3 Personen
Parcours absichern
8 Personen
Läufer auf der Strecke begleiten
8 Personen
Wasser verteilen
6 Personen
Sportgetränk verteilen
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Medaillen verteilen
3 Personen
Obst verteilen
3 Personen
Gepäck zurückgeben
2 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
Preisverleihung abhalten
3 Personen
Teilnehmer über die Ergebnisse informieren

Nachbereitung

Zielzone abbauen
4 Personen
Wasserstationen abbauen
4 Personen
Wegweiser entfernen
6 Personen
Kilometerschilder entfernen
3 Personen
Verkehrsbarrieren sammeln
6 Personen
Abfall entlang der Strecke einsammeln
6 Personen
Startort reinigen
4 Personen
Umkleiden reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Material sortieren
3 Personen
Zeiterfassung sichern
2 Personen
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restmaterialien aufräumen
2 Personen
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Ergebnisse online veröffentlichen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Genehmigungsabschluss melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
Tische für WasserstationenAnz. 5
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sportmaterial

Startbogen
StartnummernbänderAnz. 250
KilometerschilderAnz. 10
WegweiserAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 10
StoppuhrenAnz. 6
PfeifenAnz. 10
RettungsdeckenAnz. 20
Finisher-MedaillenAnz. 250
Becher für WasserstationenAnz. 1000
StartnummernAnz. 250
SicherheitsnadelnAnz. 600
SchuhbürstenAnz. 2

Ausstattung

Zeitmesssystem
LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 3
MobiltelefoneAnz. 8
FunkgeräteAnz. 10
MegafonAnz. 2
Beschallungsanlage
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 8
KühlboxenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
AED
Warnwesten für VerkehrspostenAnz. 20
Westen für das OrganisationsteamAnz. 15
VerkehrsbarrierenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 8

Papierwaren

RoutenpläneAnz. 300
TeilnehmerlistenAnz. 10
ErgebnisformulareAnz. 20
StifteAnz. 40
StifteAnz. 20
KlebebandAnz. 12
SeilAnz. 4
KlemmbretterAnz. 12

Catering

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
SchälchenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandschuheAnz. 20
AbfallgreiferAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8

Tipps

Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen mehrere Wochen vor dem Lauf. Sobald die Strecke feststeht, solltest du auch Sperren, Kegel und Wegweiser anhand eines Routenplans einplanen.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend ab. Prüfe Teilnehmerdaten und Ernährungswünsche einige Tage vorher und sortiere die Startnummern alphabetisch, damit die Ausgabe am Renntag nicht stockt.
Plane die Helfer nicht nur nach Anzahl, sondern nach Posten: Start, Ziel, Wasserstationen, Streckenabsicherung und Erste Hilfe müssen jeweils eine bestätigte Besetzung haben. Verschicke den Einsatzplan spätestens eine Woche vorher.
Reserviere Zeitmessung, Zelte und Verkehrsbarrieren frühzeitig. Für den Aufbau der Start- und Zielzone solltest du am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden vor dem ersten Start einplanen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden und nochmals am Vorabend. Lege fest, wer bei Regen, Hitze oder Gewitter über Änderungen informiert und wo Rettungsdecken, Funkgeräte und Erste-Hilfe-Material erreichbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Laufwettbewerb anmelden und genehmigen lassen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Format, Veranstaltungsort und Genehmigungen. Verkehrsmaßnahmen und Streckensperrungen solltest du einplanen, sobald die Route feststeht, da die Bearbeitung mehrere Wochen dauern kann.
Wie viele Helfer braucht ein Laufwettbewerb?: Für einen kleinen Lauf solltest du grob 1 Helfer je 10 bis 15 Teilnehmende einplanen, zusätzlich zu Erste Hilfe und Zeitmessung. Entscheidend ist, dass jeder Streckenposten, jede Wasserstation sowie Start und Ziel besetzt sind.
Wann müssen Startnummern und Medaillen bestellt werden?: Bestelle Startnummern und Finisher-Medaillen mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf. So bleibt Zeit für Korrekturen bei Teilnehmerdaten und für eine Nachbestellung, falls die Anmeldezahlen steigen.
Was muss am Renntag zuerst aufgebaut werden?: Beginne etwa 2 bis 3 Stunden vor dem ersten Start mit Start- und Zielzone, Zeitmessung und Beschilderung. Danach folgen Wasserstationen, Verkehrsabsicherung, Helferbriefing und die alphabetisch sortierte Startnummernausgabe.

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