Checklist para organizar un torneo de pantallas
Un torneo de pantallas necesita más que consolas y participantes. Antes de abrir la sala tienes que cerrar el formato, limitar las plazas, preparar los horarios y probar toda la red con el juego actualizado. También conviene prever mandos, cables y un monitor de repuesto para que un fallo no detenga la competición. Usa esta checklist para avanzar desde la inscripción hasta la entrega de premios sin dejar preparativos para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elegir el formato del torneo y el juego
2 personas
Establecer el límite de participantes
2 personas
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Redactar las reglas de la competición
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Hacer reservas
Inventariar el equipo
2 personas
Comprobar el software y las actualizaciones del juego
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enviar información a los participantes
Preparar premios y copas
Enfriar las bebidas
2 personas
Evento
Abrir la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar pantallas y consolas
4 personas
Conectar la red
2 personas
Conectar controladores y accesorios
3 personas
Realizar prueba técnica
3 personas
Numerar las mesas de competición
2 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Explicar las reglas del juego y el programa
2 personas
Supervisar las competiciones
4 personas
Registrar los resultados
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Mantener limpia la sala de descanso
Coordinar la final
3 personas
Entregar premios
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
3 personas
Desmontar el equipo
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar mesas y sillas
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Publicar los resultados finales
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 40
- Mesas altascant. 3
- Mantelescant. 4
Equipo
- Consolas de juegocant. 8
- Monitores gamingcant. 8
- Monitor de repuesto
- Mandos de juegocant. 16
- Mandos de reservacant. 4
- Auricularescant. 16
- Switches de redcant. 2
- Cables de redcant. 16
- Cables HDMIcant. 12
- Regletascant. 12
- Cables alargadorescant. 12
- Bridascant. 100
- Portátilcant. 2
- Memorias USBcant. 2
Material deportivo
- Tarjetas de competicióncant. 40
- Tarjetas con números de mesacant. 12
- Hojas de puntuacióncant. 100
- Bolígrafoscant. 30
- Premioscant. 3
- Medallascant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platos reutilizablescant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Cuencoscant. 8
- Jarras de cafécant. 3
Cocina
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas para servircant. 4
Decoración
- Pancarta del torneo
- Pegatinas redondascant. 50
Iluminación
- Luces decorativascant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el formato, el juego y el límite de participantes antes de enviar las invitaciones. Con ese número podrás calcular las mesas de competición, las consolas, los mandos y el tiempo de cada ronda.
- Envía a cada participante el horario, las reglas y la información práctica al menos 3 días antes. Pregunta también por preferencias dietéticas para no improvisar la compra el día del torneo.
- Haz la prueba técnica entre 2 y 3 horas antes de abrir la sala. Comprueba las actualizaciones del juego, la conexión de red, los cables HDMI, las regletas y todos los mandos, incluidos los de reserva.
- Numera las mesas y prepara las tarjetas de competición y las hojas de puntuación antes de recibir al primer participante. La mesa de inscripción debe tener bolígrafos y el listado actualizado para registrar rápidamente las llegadas.
- Enfría las bebidas con tiempo y separa los premios, medallas y copas antes de empezar la primera ronda. Reserva también un monitor de repuesto y memorias USB para resolver rápidamente un fallo técnico o guardar información del torneo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de pantallas?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas gestionar inscripciones y reservas. Deja cerrados el formato, las reglas y el horario como mínimo 7 días antes, para poder enviar la información final.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica del torneo?
- Hazla entre 2 y 3 horas antes de la apertura de la sala. Prueba cada consola, monitor, mando, conexión de red y actualización del juego, no solo un puesto de competición.
- ¿Cuántos mandos de reserva hacen falta para un torneo?
- Prepara al menos 1 mando de reserva por cada 4 puestos de competición y, como mínimo, 2 aunque el torneo sea pequeño. Así puedes sustituir un mando defectuoso sin cambiar el horario.
- ¿Cuándo se debe enviar el horario a los participantes?
- Envía el horario definitivo y las reglas entre 3 y 7 días antes del torneo. Incluye la hora de llegada, el sistema de rondas, la ubicación y cualquier indicación sobre comida o preferencias dietéticas.
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