Schirmturnier organisieren: Die praktische Checkliste
Bei einem Schirmturnier entscheidet nicht nur das Spiel, sondern auch ein sauberer Ablauf über den Tag. Kläre zuerst Turnierform, Teilnehmerlimit, Regeln und Raumaufteilung, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Spielplan, Technik, Reservierungen und Einkauf. Besonders oft fehlen am Turniertag Ersatzcontroller, ein Ersatz-Monitor, aktuelle Software oder klar beschriftete Wettkampftische. Plane außerdem Zeit für Netzwerk- und Funktionstests ein, statt die ersten Spiele während des Aufbaus zu starten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Turnierform und Spiel auswählen
2 Personen
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Spielregeln festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Spielplan erstellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
Spielsoftware und Updates prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Preise und Pokale bereitstellen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Event
Saal öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Monitore und Konsolen aufstellen
4 Personen
Netzwerk anschließen
2 Personen
Controller und Zubehör anschließen
3 Personen
Technischen Test durchführen
3 Personen
Wettkampftische nummerieren
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Spielregeln und Ablauf erklären
2 Personen
Wettkämpfe begleiten
4 Personen
Ergebnisse erfassen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Pausenraum ordentlich halten
Finale betreuen
3 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
3 Personen
Geräte abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Endergebnisse veröffentlichen
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 3
- TischdeckenAnz. 4
Ausstattung
- SpielkonsolenAnz. 8
- Gaming-MonitoreAnz. 8
- Ersatz-Monitor
- GamecontrollerAnz. 16
- ErsatzcontrollerAnz. 4
- KopfhörerAnz. 16
- Netzwerk-SwitchesAnz. 2
- NetzwerkkabelAnz. 16
- HDMI-KabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabelbinderAnz. 100
- LaptopAnz. 2
- USB-SticksAnz. 2
Sportmaterial
- WettkampfkartenAnz. 40
- TischnummernkartenAnz. 12
- WertungsbögenAnz. 100
- StifteAnz. 30
- PreiseAnz. 3
- MedaillenAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- Mehrweg-TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- SchälchenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 3
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
Dekoration
- Turnierbanner
- Runde AufkleberAnz. 50
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Teilnehmerlimit vor dem Versand der Einladungen fest. So kannst du Spielplan, Anzahl der Wettkampftische und benötigte Konsolen passend planen, statt später Gruppen neu einzuteilen.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag. Prüfe die Teilnehmerliste einige Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche, damit Verpflegung und Sitzplätze nicht kurzfristig angepasst werden müssen.
- Plane für den technischen Aufbau mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Teste jede Konsole, jeden Monitor, die Netzwerkverbindung und die Spielsoftware mit einem vollständigen Probelauf.
- Beschrifte die Wettkampftische vor Beginn mit Nummernkarten und lege Wertungsbögen sowie Stifte am Anmeldetisch bereit. Das spart bei mehreren parallelen Partien pro Runde mehrere Minuten.
- Stelle Ersatztechnik nicht in einen Nebenraum, sondern griffbereit bereit: mindestens ein Ersatz-Monitor und Ersatzcontroller verhindern, dass ein defektes Gerät den Spielplan verzögert. Getränke sollten vor dem Saalöffnen kalt stehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Schirmturnier organisieren?
- Starte die Planung mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du Ort, Teilnehmerlimit, Regeln, Anmeldeformular, Reservierungen und Technik ohne Zeitdruck klären.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Schirmturnier?
- Rechne für Möbel, Monitore, Konsolen, Netzwerk, Controller und Beschilderung mit 60 bis 90 Minuten. Ergänze mindestens 30 Minuten für einen vollständigen technischen Test und kleine Korrekturen.
- Wann sollte der Spielplan erstellt werden?
- Erstelle den Spielplan nach Ende der Anmeldung, idealerweise 2 bis 3 Tage vor dem Turnier. Prüfe ihn noch einmal mit der Teilnehmerliste und teile Tischnummern sowie Startzeiten an die Teilnehmer mit.
- Was braucht man für ein Schirmturnier an Ersatztechnik?
- Plane mindestens einen Ersatz-Monitor und einen Ersatzcontroller ein. Zusätzlich solltest du Netzwerkkabel, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Kabelbinder prüfen, weil ein fehlendes Kabel den gesamten Ablauf an einem Tisch stoppen kann.
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