Checklist para organizar un torneo de fútbol sin imprevistos

Un torneo de fútbol necesita más que reservar un campo y reunir a los equipos. Antes del primer partido tendrás que cerrar el formato, distribuir los grupos, preparar el calendario y coordinar árbitros y voluntarios. También conviene confirmar vestuarios, electricidad, material deportivo, agua y premios con tiempo. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto y a detectar lo que suele quedar pendiente hasta el último día.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Establecer las reglas del torneo
2 personas
Definir el formato del torneo
2 personas
Distribuir equipos y grupos
2 personas
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Contactar a los árbitros
Reservar el lugar
Reservar vestuarios
Comprobar los puntos de electricidad
Asignar los responsables de la competición
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar datos de contacto
Cerrar la lista de participantes
Hacer los grupos definitivos
2 personas
Publicar el programa definitivo
Hacer el horario de árbitros
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Imprimir formularios del partido
Imprimir las hojas de grupos
Informar a los participantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Encargar premios
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Preparar fruta y snacks
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Marcar los campos
4 personas
Colocar las porterías
4 personas
Revisar las redes de la portería
2 personas
Inflar los balones de competición
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la carpa y las zonas de sombra
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de premios
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
Instruir a la dirección de la competición
2 personas
Instruir a los árbitros
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir la inscripción
3 personas
Recibir a los equipos
3 personas
Dar la señal de inicio
Guiar los partidos de grupo
6 personas
Llevar el control de la clasificación
2 personas
Anunciar las horas de finalización
Reponer los puntos de agua
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir bocadillos y aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Dirigir los cuartos de final
6 personas
Coordinar las semifinales
6 personas
Coordinar la final
4 personas
Registrar el resultado final
2 personas
Entregar premios
3 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Guiar la salida de los participantes
3 personas

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Desmontar los campos
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Comprobar los vestuarios
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Guardar premios y copas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 6
Manteles individualescant. 10
Bancos del vestuariocant. 12

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 12
Balones de fútbol de reservacant. 4
Conoscant. 40
Conos de marcajecant. 80
Porterías de campocant. 4
Redes de porteríacant. 4
Anclajes para postes de porteríacant. 8
Líneas de marcaje del campocant. 8
Bomba de balóncant. 3
Válvulas de repuestocant. 20
Silbatoscant. 8
Cronómetros de árbitrocant. 6
Tarjetas de árbitrocant. 12
Petos de equipocant. 48
Brazaletes de capitáncant. 12
Bidones de aguacant. 24
Cajas para bidonescant. 4
Neveras portátilescant. 6
Tableros tácticoscant. 4
Perchas del vestuariocant. 80
Toallascant. 30
Cestas de pelotascant. 4
Sets de marcadorcant. 4
Carteles con número de equipocant. 12
Chalecos de competicióncant. 24

Equipo

Portátilescant. 2
Tabletscant. 3
Impresora
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Teléfonos móvilescant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono
Megáfono

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 6
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4
Bandejas de comidacant. 12
Portarrollos de papel de aluminiocant. 2
Sacacorchoscant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas del equipocant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida
Carteles de patrocinadorescant. 8
Copas premiocant. 4
Cintas de medallacant. 48
Caja para medallas

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LED de montajecant. 4
Linternascant. 6

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 10
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define el formato y las reglas antes de abrir las inscripciones: indica cuántos equipos participan, cuánto dura cada partido y cómo se resuelven los empates. Así podrás crear grupos y horarios realistas.
Cierra la lista de participantes varios días antes del torneo. Después confirma los datos de contacto, las preferencias dietéticas y la composición definitiva de los grupos antes de publicar el programa.
Reserva el campo y los vestuarios con antelación y comprueba los puntos de electricidad. Las carpas, mesas, bancos y neveras necesitan una ubicación concreta y acceso práctico el día del torneo.
Prepara al menos un balón de reserva por campo y revisa bombas, válvulas, conos, redes, anclajes y líneas de marcaje antes de transportar el material. Un balón desinflado o una portería sin fijar puede retrasar todo el calendario.
Imprime los formularios de partido, las hojas de grupos y los números de equipo antes de la llegada de los participantes. Entrega a los árbitros sus horarios, silbatos, cronómetros y tarjetas, y asigna responsables concretos para cada bloque de la competición.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de fútbol?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar campo, vestuarios y árbitros. Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para poder formar los grupos y publicar el calendario definitivo.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un torneo de fútbol?: Cierra la lista entre 5 y 7 días antes del torneo. Ese margen permite comprobar los datos de contacto, recoger preferencias dietéticas y rehacer los grupos sin cambiar el programa a última hora.
¿Cuántos balones hacen falta para un torneo de fútbol?: Prepara como mínimo un balón por campo en uso y añade 1 o 2 balones de reserva. Revísalos el día anterior y lleva una bomba y válvulas de repuesto para evitar pausas durante los partidos.
¿Cuándo hay que publicar el calendario del torneo?: Publica el programa definitivo entre 3 y 5 días antes del torneo, cuando los grupos y los árbitros ya estén confirmados. Envía también la información a los participantes y conserva copias impresas para el día del evento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.