Checklist para organizar una Noche de museo

Una Noche de museo necesita más coordinación que una visita normal: hay que encajar salas, recorridos, artistas, horarios e inscripciones. Empieza fijando la fecha y el programa antes de reservar visitas guiadas, ponentes o catering. Después controla permisos, preferencias dietéticas y necesidades técnicas, y deja listas las acreditaciones, los programas y la señalización. Esta checklist reúne 71 tareas y 66 materiales para que el montaje y la recepción no dependan de improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Seleccionar las salas del museo
2 personas
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Reservar oradores y artistas
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Diseñar la invitación
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar las listas de participantes
Publicar el programa
Enviar recordatorio
Confirmar el catering
Revisar los textos de la visita guiada
2 personas
Comprobar las obras de arte y las rutas
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir los programas
2 personas
Imprimir señalización
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
2 personas
Inspeccionar las salas
2 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colocar la decoración
2 personas
Configurar puntos de luz
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Preparar el material de la visita guiada
2 personas
Preparar el taller de arte
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing a los guías del público
4 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar la primera visita
2 personas
Acompañar la segunda visita guiada
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar el taller de arte
3 personas
Moderación de la charla
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Acompañar la tercera visita guiada
2 personas
Operar el programa de música e iluminación
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
Comprobar los baños
Recoger la basura
2 personas
Despedida y acompañar a la salida
3 personas

Seguimiento

Control final de las zonas de visitantes
2 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar la técnica
2 personas
Limpiar las salas
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 80
Mostrador de recepción
Taburetescant. 6
Mantelescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 80
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Pinzas de servircant. 6
Guantes de hornocant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Memoria USBcant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces decorativascant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Plantas de plásticocant. 8
Guirnaldascant. 4
Marcos de fotoscant. 10
Ganchos adhesivoscant. 30
Decoraciones de mesacant. 8

Artículos de papel

Folletos del programacant. 120
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Bloc de notascant. 20
Carpetas de presentación A4cant. 10

Material del taller

Papel para dibujarcant. 150
Lienzoscant. 40
Sets de pintura acrílicacant. 10
Sets de pincelescant. 20
Vasos de aguacant. 20
Delantalescant. 40
Lápicescant. 50
Juegos de lápices de colorescant. 10
Gomas de borrarcant. 30
Sacapuntascant. 10
Film para mesascant. 8

Seguridad

Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Linternascant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y las salas antes de abrir las inscripciones. Así puedes publicar horarios reales, asignar aforos y evitar que una visita guiada se solape con otra.
Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación para recoger preferencias dietéticas y actualizar las listas de participantes. Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes del evento.
Comprueba los permisos y el recorrido de cada visita al menos 7 días antes. Revisa también que las obras, las rutas y los textos de los guías coincidan con el programa publicado.
Haz una prueba técnica completa 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, alargadores y regletas. No esperes al inicio para descubrir que falta una conexión o una batería.
Separa el montaje de recepción, catering y visitas guiadas. Prepara acreditaciones y programas, enfría las bebidas con antelación y coloca la señalización antes de que lleguen los primeros participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Noche de museo?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha, salas, programa, permisos y reservas. Deja la revisión técnica, la impresión y el catering confirmados durante la última semana.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones para una Noche de museo?: Abre el formulario entre 3 y 4 semanas antes del evento. Cierra o revisa las inscripciones 3 días antes para actualizar las listas y comunicar las preferencias dietéticas al catering.
¿Cuándo hay que comprobar la técnica de una Noche de museo?: Haz una primera comprobación 7 días antes y una prueba completa 24 horas antes. Incluye el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono y todos los cables y regletas.
¿Qué se prepara el día de la Noche de museo?: El mismo día se montan la recepción y las salas, se colocan las acreditaciones y la señalización, y se revisan las rutas. Enfría las bebidas con varias horas de margen y deja los aperitivos listos antes de recibir al público.

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