Checklist para organizar un taller de danza
Un taller de danza necesita más que reservar una sala y contratar a un profesor. Hay que coordinar las inscripciones, preparar el programa, probar el sonido y dejar la pista despejada antes de que llegue el grupo. Esta checklist reúne 55 tareas y 37 materiales para seguir el trabajo en orden, desde la fecha y la ubicación hasta las esterillas, el agua y los aperitivos. También contempla los detalles que suelen quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Contratar profesor de baile
Confirmar la reserva
Preparar el programa y los horarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Imprimir la lista de participantes
Preparar la selección musical
Descargar archivos de música
Probar el equipo
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar bebidas
Reunir los materiales
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el suelo y el espacio
2 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Preparar el material de danza
2 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Preparar la mesa de registro
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Abrir el taller
Guiar el calentamiento
2 personas
Explicar los pasos de baile
2 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Practicar la combinación de baile
2 personas
Realizar la coreografía en grupo
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir el bufé de cena
3 personas
Dirigir el momento de baile libre
2 personas
Supervisar la música y el volumen
Anunciar la última ronda
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos de forma segura
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófono inalámbrico
- Portátil
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Adaptador Bluetooth
Material deportivo
- Esterillas de yogacant. 20
- Toallascant. 30
- Gomas elásticascant. 20
- Discos de marcajecant. 20
- Rodillos de espumacant. 10
- Botellas de aguacant. 60
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platos reutilizablescant. 70
- Cubiertos reutilizablescant. 70
- Tazas de cafécant. 40
- Bandejas de servircant. 10
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Pegatinas con nombrecant. 70
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y la reserva antes de enviar las invitaciones. Si el profesor de baile aún no está confirmado, no publiques el programa: cualquier cambio afecta a las inscripciones y los horarios.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma los datos antes de comprar. Imprime la lista de participantes el mismo día o la víspera para tenerla disponible en la entrada.
- Descarga la selección musical antes de llegar a la sala y prueba los altavoces activos, la mesa de mezclas, el portátil y el micrófono. Lleva cables alargadores, regletas y un adaptador Bluetooth: depender de una sola conexión suele retrasar el inicio.
- Comprueba el suelo y el espacio con tiempo suficiente para despejar la pista de baile. Coloca las esterillas, las gomas elásticas, los discos de marcaje y los rodillos de espuma sin bloquear los accesos ni la zona de mesas.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de abrir la ubicación. Deja listos los vasos, platos, cubiertos, bandejas y termos para no interrumpir la clase cuando el grupo necesite agua o una pausa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de danza?
- Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar la sala, el profesor, el programa y las invitaciones. Reserva los últimos 3 días para cerrar inscripciones, comprar alimentos y probar el equipo.
- ¿Qué materiales necesito para un taller de danza?
- Prepara el material según la clase: esterillas de yoga, toallas, gomas elásticas, discos de marcaje, rodillos de espuma y botellas de agua. También necesitarás equipo de sonido, mesas, sillas y materiales reutilizables para servir.
- ¿Cuándo debo probar el equipo de sonido?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela al abrir la sala. Comprueba los altavoces, la mesa de mezclas, el micrófono, el portátil, los cables y la conexión Bluetooth.
- ¿Cuándo se prepara la sala para un taller de danza?
- Abre y prepara el espacio entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Ese margen permite revisar el suelo, despejar la pista, montar las mesas y sillas, conectar el sonido y colocar el material de danza.
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