Tanzworkshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Tanzworkshop steht und fällt mit einem freien, sicheren Tanzboden und einem klaren Ablauf. Plane zuerst Ort, Tanzlehrer und Zeiten, danach Einladungen, Anmeldungen und Musikauswahl. In der letzten Woche prüfst du Technik, Verpflegung und Materialien; am Veranstaltungstag bleiben Raum, Ton und Teilnehmerliste. So merkst du rechtzeitig, wenn noch Kabel, Matten, Getränke oder eine Bestätigung fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Tanzlehrer buchen
Reservierung endgültig bestätigen
Programm und Zeiten erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Teilnehmerliste ausdrucken
Musikauswahl zusammenstellen
Musikdateien herunterladen
Geräte testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kühlen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Boden und Raum prüfen
2 Personen
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Tanzmaterialien bereitlegen
2 Personen
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
Event
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Workshop eröffnen
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Tanzschritte erklären
2 Personen
Pausengetränke servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Tanzkombination üben
2 Personen
Gruppenchoreografie aufführen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Abendbuffet servieren
3 Personen
Freien Tanzmoment begleiten
2 Personen
Musik und Lautstärke überwachen
Letzte Runde ankündigen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Reste sicher verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Kabelloses Mikrofon
- Laptop
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Bluetooth-Adapter
Sportmaterial
- YogamattenAnz. 20
- HandtücherAnz. 30
- GummibänderAnz. 20
- MarkierscheibenAnz. 20
- SchaumstoffrollenAnz. 10
- WasserflaschenAnz. 60
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- Mehrweg-TellerAnz. 70
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 40
- ServierschalenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- NamensaufkleberAnz. 70
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Ort und Tanzlehrer zuerst und lege anschließend Programm und Uhrzeiten fest. Plane für Aufbau, Techniktest und eine kurze Pause jeweils feste Zeitblöcke ein.
- Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Workshop und frage Ernährungswünsche direkt ab. Drucke die Teilnehmerliste spätestens am Vortag aus, statt sie erst vor Ort zusammenzustellen.
- Lade die Musikdateien vorab auf den Laptop und teste Lautsprecher, Mischpult, Bluetooth-Adapter und Mikrofon gemeinsam. Ein vollständiger Techniktest dauert etwa 20 Minuten und verhindert Verzögerungen beim Start.
- Räume die Tanzfläche vor dem Eintreffen der Gruppe frei und prüfe den Boden auf Rutschstellen oder Hindernisse. Stelle Tische, Stühle und Kleiderständer an den Rand, damit die Bewegungsfläche offen bleibt.
- Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Snacks vor, bevor der Workshop beginnt. Lege Matten, Handtücher, Gummibänder und weitere Tanzmaterialien gesammelt bereit; so musst du während der Übungen nichts suchen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Tanzworkshop organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Tanzlehrer und Termin. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 2 Wochen vor dem Workshop laufen.
- Wann muss ich die Teilnehmer eines Tanzworkshops bestätigen?
- Bestätige die Anmeldungen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Dann kannst du Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Getränke und benötigte Materialien zuverlässig vorbereiten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Tanzworkshop?
- Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Raum, Tanzfläche, Tische, Technik und Materialien ein. Für den Mikrofon- und Musiktest solltest du zusätzlich etwa 20 Minuten reservieren.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Tanzworkshop?
- Rechne während eines aktiven Workshops mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser pro Person. Stelle außerdem pro Person mindestens einen wiederverwendbaren Becher bereit und kühle die Getränke vor Beginn.
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