Dansworkshop organiseren: checklist van planning tot start
Een dansworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een vrije vloer. Je regelt vooraf de locatie, reservering, deelnemers en muziek, en controleert op de dag zelf de geluidsapparatuur, dansmaterialen en ruimte. Ook hapjes, gekoelde dranken en dieetwensen moeten op tijd worden afgestemd. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, zodat je niet vlak voor de start nog kabels, stoelen of deelnemersgegevens moet zoeken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Dansdocent vastleggen
Reservering definitief maken
Programma en tijden opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Deelnemerslijst afdrukken
Muziekselectie samenstellen
Muziekbestanden downloaden
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en ruimte controleren
2 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Dansmaterialen klaarleggen
2 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Workshop openen
Warming-up begeleiden
2 personen
Danspassen uitleggen
2 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Danscombinatie oefenen
2 personen
Groepschoreografie uitvoeren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Vrij dansmoment begeleiden
2 personen
Muziek en volume bewaken
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoon
- Laptop
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Bluetoothadapter
Sportmateriaal
- Yogamattenaantal 20
- Handdoekenaantal 30
- Elastiekenaantal 20
- Markeerschijvenaantal 20
- Foamrollersaantal 10
- Waterflessenaantal 60
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbaar bestekaantal 70
- Koffiekopjesaantal 40
- Serveerschalenaantal 10
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Naamstickersaantal 70
Verlichting
- Ledspotsaantal 4
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de praktische bevestigingen uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf: leg de dansdocent vast, maak de reservering definitief en werk programma en tijden uit voordat je uitnodigingen verstuurt.
- Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de workshop, bijvoorbeeld 3 dagen vooraf. Dan kun je dieetwensen verzamelen, aanmeldingen bevestigen en de deelnemerslijst afdrukken.
- Download muziekbestanden vooraf naar de laptop in plaats van alleen op streaming te vertrouwen. Test actieve speakers, mengpaneel, draadloze microfoon, Bluetoothadapter, verlengkabels en stekkerdozen minstens 1 dag van tevoren.
- Maak de vloer vóór het klaarzetten van tafels en stoelen volledig vrij. Controleer of er genoeg ruimte is voor de groep en leg yogamatten, handdoeken, elastieken, markeerschijven en foamrollers per oefening klaar.
- Koel dranken op tijd en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf. Zet buffettafels, herbruikbare bekers, borden, bestek, serveerschalen en afvalbakken klaar voordat de deelnemers binnenkomen; houd voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon aan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?
- Leg de locatie en dansdocent bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst en materialen kunt afronden.
- Welke apparatuur heb ik nodig voor een dansworkshop?
- Reken minimaal op een laptop met gedownloade muziek, actieve speakers, een mengpaneel en een microfoon. Test de draadloze microfoon, microfoonstandaard, Bluetoothadapter, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 1 dag vooraf.
- Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansworkshop?
- Houd als praktische richtlijn ongeveer 2 tot 3 m² vrije vloer per deelnemer aan, afhankelijk van de dansstijl. Controleer de vloer bij het openen van de locatie en zet tafels en stoelen buiten de danszone.
- Wanneer moet ik hapjes en drankjes voor een dansworkshop regelen?
- Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf, bereid houdbare hapjes alvast voor en koel de dranken op de dag zelf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en neem dieetwensen mee in de boodschappenlijst.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!