Checklist para organizar un quiz musical sin olvidar nada
Un quiz musical necesita más que una lista de canciones. Antes del día del evento debes cerrar la fecha y el lugar, gestionar las inscripciones, formar los equipos y preparar las rondas, respuestas y presentación. También tendrás que reservar y probar el proyector, los altavoces y el micrófono, además de organizar mesas, bebidas, aperitivos y material para cada equipo. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que conviene hacerlo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Publicar la fecha del quiz
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar equipos para el quiz
2 personas
Preparar las rondas del concurso
2 personas
Reunir fragmentos musicales
2 personas
Comprobar las respuestas
2 personas
Hacer la reserva de equipos
Elegir el menú y los aperitivos
2 personas
Elaborar la lista de la compra
Crear la presentación del quiz
2 personas
Imprimir formularios de respuesta
Preparar las mesas del equipo y las tarjetas de puntuación
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos no perecederos
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar el equipo
2 personas
Probar música y presentación
2 personas
Preparar el material del quiz por equipo
2 personas
Gestionar la recepción y el registro
2 personas
Servir café y té
2 personas
Explicar las reglas del quiz y los equipos
Presentar las rondas del quiz
Recoger y corregir las respuestas
3 personas
Repartir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Presentar la clasificación en vivo
Anunciar a los ganadores
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Devolver los objetos prestados
Guardar lo sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesa de recepción
- Mesa de premios
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cable HDMI
- Cable de conexión de audio
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Clic de presentación
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 50
- Copas de cervezacant. 50
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cuencos de serviciocant. 10
- Cucharones de servircant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 4
- Cubiterascant. 2
Material del quiz
- Hojas de respuestacant. 250
- Tarjetas de puntuacióncant. 12
- Juego de bolígrafoscant. 12
- Placas con nombres del equipocant. 12
- Tarjetas redondascant. 8
Decoración
- Mantelescant. 8
- Pegatinas con nombrecant. 60
- Premioscant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregaderoscant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
- Escoba y recogedor
- Fregona y cubo
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha y envía las invitaciones con al menos 3 o 4 semanas de antelación. Pide las preferencias dietéticas al inscribirse, no cuando ya estés haciendo la compra.
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del quiz. Con la lista definitiva puedes asignar los equipos, preparar las placas con nombres y calcular cuántas mesas, sillas y hojas de respuesta necesitas.
- Prepara las rondas y reúne los fragmentos musicales varios días antes. Comprueba cada respuesta y reproduce la presentación completa una vez para detectar archivos que no suenan, diapositivas desordenadas o tiempos demasiado largos.
- No des por hecho que el equipo del lugar funciona: reserva el portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables HDMI y de audio, regletas y alargadores. Haz una prueba de sonido y de presentación al menos 60 minutos antes de recibir a los participantes.
- Prepara por equipo las hojas de respuesta, tarjetas de puntuación, bolígrafos y placa con el nombre. Enfría las bebidas con antelación y coloca una mesa de recepción y otra para los premios para que el registro no bloquee la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un quiz musical?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha, lugar e invitaciones. Deja cerradas las inscripciones, preferencias dietéticas y equipos entre 5 y 7 días antes; la preparación final se hace el mismo día.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido del quiz musical?
- Conecta y prueba portátil, proyector, altavoces, micrófono y presentación al menos 60 minutos antes del registro. Reproduce varios fragmentos musicales y comprueba también el cableado, las regletas y los alargadores.
- ¿Qué material necesita cada equipo en un quiz musical?
- Cada equipo necesita hojas de respuesta, una tarjeta de puntuación, varios bolígrafos y una placa con su nombre. Prepáralo en un paquete separado como mínimo 30 minutos antes de abrir la recepción.
- ¿Cuándo se preparan las bebidas y los aperitivos?
- Haz la compra después de cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas, normalmente entre 3 y 5 días antes. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos no perecederos el día del quiz, antes de colocar las mesas.
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