Checklist para organizar un quiz fotográfico sin imprevistos
Un quiz fotográfico necesita más preparación que elegir unas cuantas imágenes. Hay que definir el tema, revisar las respuestas y probar la presentación antes de que lleguen los equipos. También conviene cerrar las inscripciones, recoger las preferencias alimentarias y dejar listas las hojas de respuesta y puntuación. Usa esta checklist para avanzar desde la reserva del espacio hasta la conexión del proyector, el sonido y el portátil.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Reservar el espacio
Definir el tema del quiz
2 personas
Preparar las rondas del concurso
2 personas
Recopilar fotos
2 personas
Comprobar las respuestas
2 personas
Preparar la presentación
Probar la presentación técnica
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la distribución de equipos
Redactar las reglas del quiz
Imprimir los formularios de respuesta
Imprimir formularios de puntuación
Recopilar el material del quiz
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el sonido y el portátil
2 personas
Preparar la presentación del quiz
Montar las mesas de respuestas
2 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Preparar la mesa de inscripción
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Asignar equipos
2 personas
Explicar las reglas del quiz
Presentar las rondas del quiz
Recoger respuestas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y snacks
3 personas
Revisar respuestas
3 personas
Introducir las puntuaciones
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Despedirse de los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los objetos prestados
Archivar archivos del concurso
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de inscripción
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavozcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Material del quiz
- Hojas de respuestacant. 150
- Hojas de puntuacióncant. 20
- Bolígrafoscant. 60
- Lápicescant. 20
- Platos redondoscant. 8
- Tarjetas de equipocant. 50
- Premioscant. 3
- Portapapelescant. 12
Artículos de oficina
- Cinta de papelcant. 2
- Rotuladores fosforescentescant. 6
- Tijerascant. 2
- Portalápicescant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 50
Iluminación
- Luces decorativascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedor
- Fregona y cubo
- Fregaderoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y el tema al menos 3 semanas antes. Así tendrás margen para preparar las rondas, recopilar las fotos y enviar las invitaciones sin trabajar con prisas.
- Revisa cada pregunta y su respuesta dos veces antes de montar la presentación. Una comprobación separada evita que una foto tenga una respuesta ambigua o que falte una diapositiva durante el quiz.
- Haz una prueba técnica completa 2 o 3 días antes: abre la presentación en el portátil que usarás, conecta el proyector y comprueba el sonido, el micrófono, los cables alargadores y las regletas.
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes y forma los equipos con los datos definitivos. Imprime después las tarjetas de equipo, las hojas de respuesta y las hojas de puntuación necesarias.
- Compra y enfría las bebidas el día anterior, y prepara los aperitivos con tiempo el mismo día. Deja la mesa de inscripción, el buffet, los vasos, platos y cubiertos listos antes de abrir el espacio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un quiz fotográfico?
- Calcula entre 2 y 3 semanas para preparar un quiz con varias rondas. Reserva los últimos 2 días para comprobar respuestas, imprimir el material y hacer la prueba técnica.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un quiz fotográfico?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes de la fecha. Pide que confirmen su asistencia como máximo 5 o 7 días antes, para poder cerrar los equipos y las cantidades de comida y bebida.
- ¿Cuántas fotos debe tener un quiz fotográfico?
- Prepara entre 30 y 50 fotos para una sesión de aproximadamente 2 horas, repartidas en varias rondas. Reserva unos 10 minutos para explicar las reglas, entregar hojas y corregir las respuestas.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba completa entre 2 y 3 días antes y repite una comprobación rápida al abrir el espacio. Verifica que el portátil, el proyector, la pantalla, el altavoz y el micrófono funcionan juntos.
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