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Fotoquiz organisieren: die komplette Checkliste

Eine Fotoquiz-Runde wirkt spontan, braucht aber mehr Vorbereitung als ein normales Treffen. Du legst zuerst Ort, Thema und Quizrunden fest, prüfst danach Antworten und Präsentation und kümmerst dich rechtzeitig um Anmeldungen, Teams und Verpflegung. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein getesteter Projektor, gut sichtbare Antworten und ein klarer Ablauf. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau vor Beginn.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Raum reservieren

  • Quizthema festlegen

    2 Personen

  • Quizrunden zusammenstellen

    2 Personen

  • Fotos sammeln

    2 Personen

  • Antworten prüfen

    2 Personen

  • Präsentation erstellen

  • Technische Präsentation testen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teameinteilung vorbereiten

  • Quizregeln aufschreiben

  • Antwortformulare drucken

  • Wertungsbögen drucken

  • Quizmaterialien sammeln

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Ton und Laptop anschließen

    2 Personen

  • Quizpräsentation vorbereiten

  • Antworttische einrichten

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    3 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Teams einteilen

    2 Personen

  • Quizregeln erklären

  • Quizrunden moderieren

  • Antworten einsammeln

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks und Häppchen servieren

    3 Personen

  • Antworten überprüfen

    3 Personen

  • Punkte eingeben

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Verabschiedung von den Teilnehmern

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Quizdateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 50
  • BuffetischeAnz. 2
  • Anmeldetisch

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Quizmaterial

  • AntwortformulareAnz. 150
  • WertungsbögenAnz. 20
  • StifteAnz. 60
  • BleistifteAnz. 20
  • Runde TellerAnz. 8
  • TeamkartenAnz. 50
  • PreiseAnz. 3
  • KlemmbretterAnz. 12

Büromaterial

  • PapierklebebandAnz. 2
  • MarkerAnz. 6
  • ScherenAnz. 2
  • StiftehalterAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 50

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und Kehrblech
  • Wischmopp und Eimer
  • SpülbeckenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Präsentation spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Fotoquiz fertig und teste sie einmal mit Laptop, Projektor, Leinwand und Lautsprechern am tatsächlichen Aufbauort.
  • Verschicke die Einladungen mindestens 2 Wochen vorher. Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und die gewünschte Teamgröße, damit du die Teamkarten nicht erst am Abend verteilen musst.
  • Drucke Antwortformulare und Wertungsbögen mit mindestens 2 bis 3 zusätzlichen Exemplaren pro Runde. Lege außerdem Stifte, Klemmbretter und einen Ersatzmarker am Anmeldetisch bereit.
  • Bereite die Snacks am selben Tag vor und stelle Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt. Plane pro Person 2 bis 3 Getränke für die erste Stunde ein und ergänze danach nach Bedarf.
  • Öffne die Location 90 Minuten vor dem Start. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, baue dann Projektor und Leinwand auf und teste Bild, Ton und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste.

Häufige Fragen

Wie viele Runden sollte ein Fotoquiz haben?
Plane für einen unterhaltsamen Abend meist 4 bis 6 Runden mit jeweils 8 bis 10 Fotos. Rechne pro Runde etwa 10 bis 15 Minuten inklusive Antworten und Auswertung ein.
Wie lange vorher muss ich ein Fotoquiz organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Termin, Raum und Quizthema. Die Präsentation, gedruckten Unterlagen und Technik solltest du spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin fertig testen.
Wie viele Fotos braucht man für ein Fotoquiz?
Für 5 Runden mit 10 Fotos brauchst du 50 Quizbilder, zuzüglich Titel- und Übergangsfolien. Prüfe alle Antworten vor dem Drucken und notiere akzeptierte Alternativen direkt auf dem Wertungsbogen.
Wann soll ich beim Fotoquiz die Technik aufbauen?
Sei mindestens 90 Minuten vor Beginn vor Ort. Plane 30 bis 45 Minuten für Tische, Stühle, Projektor, Leinwand und Ton ein und nutze die restliche Zeit für einen vollständigen Testlauf.

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