Checklist para organizar un quiz en línea sin imprevistos

Organizar un quiz en línea requiere coordinar las preguntas, la plataforma, las inscripciones y la conexión de vídeo. Empieza por definir el tema y prepara las rondas con suficiente antelación para comprobar cada respuesta y sus fuentes. Después configura la puntuación, las reglas y los límites de tiempo, y prueba el quiz con el equipo que participará. Esta checklist también te ayuda a revisar el material técnico, enviar la información correcta y evitar problemas justo antes de empezar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el tema y el público objetivo del quiz
2 personas
Preparar las rondas del concurso
2 personas
Escribir preguntas del quiz
3 personas
Comprobar las respuestas y las fuentes
2 personas
Preparar preguntas de desempate
Elegir la plataforma de quiz
Configurar la plataforma de videollamadas
Cargar el quiz en la plataforma
2 personas
Configurar las respuestas y la puntuación
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Establecer las reglas del juego y los límites de tiempo
2 personas
Preparar la pantalla de presentación
Preparar la música y las clasificaciones provisionales
Realizar prueba técnica
3 personas
Hacer el quiz con el equipo de prueba
4 personas
Comprobar la copia de seguridad técnica
Enviar un recordatorio a los participantes
Hacer la compra

Evento

Organizar los puestos de trabajo
2 personas
Conectar el equipo
2 personas
Abrir los archivos del quiz
Preparar las bebidas y los aperitivos
2 personas
Informar a los presentadores y al jurado
3 personas
Recepción de participantes
2 personas
Probar las reglas del juego y la conexión
2 personas
Presentar las rondas del quiz
2 personas
Comprobar respuestas y puntuaciones
2 personas
Responder a las preguntas de los participantes
Rellenar las bebidas
Compartir las clasificaciones provisionales
Comprobar a los ganadores
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar los premios digitalmente
Dejar salir a los participantes de la sesión

Seguimiento

Guardar los archivos y grabaciones del quiz
Apagar el equipo
2 personas
Ordenar los puestos de trabajo
2 personas
Lavar la vajilla
Limpiar el espacio de trabajo
2 personas
Recoger la basura
Agradecer a los participantes
Compartir los resultados y las fotos
Archivar los datos del quiz
Eliminar archivos digitales

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Equipo

Portátilescant. 3
Portátil de respaldo
Webcamscant. 3
Micrófonos USBcant. 3
Auriculares con micrófonocant. 3
Smartphone
Cables HDMIcant. 2
Adaptadores HDMIcant. 2
Cables de extensión USBcant. 3
Cargadorescant. 4
Regletascant. 3
Cables alargadorescant. 3
Powerbankcant. 2

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 3

Mobiliario

Escritorioscant. 3
Sillas de oficinacant. 3

Oficina

Bloc de notascant. 6
Bolígrafoscant. 12
Papel de impresión
Impresora
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 4
Temporizadorcant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 12
Platoscant. 12
Cubiertoscant. 12
Cuencoscant. 6

Cocina

Hervidor de agua
Cafetera
Termoscant. 2
Neveras portátilescant. 2
Bandejas de serviciocant. 3

Premios

Tarjetas regalocant. 3
Sobres de premioscant. 3

Limpieza

Papeleracant. 3
Fregadero de lavado
Cepillo para fregar
Paños de secadocant. 4
Spray de limpieza
Jabón de manos

Catering

Compras

Consejos

Prepara las preguntas con al menos 7 días de antelación y revisa dos veces las respuestas, las fuentes y las preguntas de desempate. Así podrás corregir errores antes de cargar el quiz en la plataforma.
Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 días antes: abre la plataforma del quiz y la videollamada, comprueba cámaras y micrófonos, comparte la pantalla y verifica que la puntuación se actualiza correctamente.
Envía la invitación y el formulario de inscripción con una fecha límite clara, idealmente 3 días antes del quiz. Pide también las preferencias dietéticas si vas a ofrecer café, té o comida durante la sesión.
Manda un recordatorio entre 24 y 48 horas antes con el enlace, la hora de inicio, las reglas, los límites de tiempo y lo que cada participante necesita. Indica también qué hacer si pierde la conexión.
Prepara una copia de seguridad técnica el mismo día: ten listo un portátil adicional, cargadores, adaptadores, regletas y una conexión alternativa mediante smartphone. Abre los archivos del quiz 30 minutos antes y deja tiempo para conectar todo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un quiz en línea?: Reserva entre 7 y 14 días para preparar las rondas, escribir y comprobar las preguntas, configurar la plataforma y gestionar las inscripciones. Haz la prueba técnica completa 2 o 3 días antes.
¿Cuándo debo enviar el recordatorio del quiz en línea?: Envíalo entre 24 y 48 horas antes del comienzo. Incluye el enlace, la hora, las reglas, los límites de tiempo y las instrucciones para conectarse.
¿Cuánto dura un quiz en línea?: Calcula entre 60 y 90 minutos para varias rondas, incluyendo la explicación de las reglas, los resultados provisionales y los desempates. Prueba la duración con el equipo de prueba antes de fijar el horario.
¿Qué equipo necesito para organizar un quiz en línea?: Como mínimo, prepara un portátil principal, un portátil de respaldo, cámara web, micrófono o auriculares con micrófono, cargadores, regletas y cables o adaptadores necesarios. Ten además un smartphone disponible y comprueba todo 30 minutos antes.

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