Checklist para organizar un Mercado de Pascua sin olvidos
Organizar un Mercado de Pascua implica coordinar expositores, puestos, permisos y servicios antes de pensar en la decoración. Esta checklist reúne 78 tareas y 68 artículos para que puedas avanzar en orden: primero fecha y ubicación, después proveedores y participantes, y al final montaje, compras y comprobaciones. Incluye puntos que suelen quedarse para el último momento, como la electricidad, los baños, la refrigeración y las preferencias dietéticas. Úsala como guía de trabajo y marca cada elemento cuando esté confirmado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Hacer la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Registrar a los expositores
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar los baños
Reservar mesas y carpas
Reservar equipo de refrigeración
Reservar el equipo de música
Imprimir el plano
Hacer carteles y flechas de ruta
2 personas
Crear numeración de puestos
Asignar voluntarios
Confirmar proveedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar huevos de Pascua
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar la caja registradora
2 personas
Probar el dinero y el terminal de pago
2 personas
Preparar la caja de primeros auxilios
Preparar puntos de residuos
2 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Numerar los puestos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el área de búsqueda de huevos de Pascua
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Asignar puestos del mercado
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Abastecer los baños
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar la búsqueda de huevos de Pascua
4 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Controlar la música
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo de refrigeración
2 personas
Ingresar la recaudación de la caja
2 personas
Registrar objetos perdidos
Pagar a los proveedores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 18
- Sillascant. 80
- Mesas plegablescant. 4
- Taburetescant. 8
- Biombo para vestuario
- Percheroscant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 60
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 16
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de lechecant. 4
- Azucareroscant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Neverascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Terminales de pagocant. 2
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Carretescant. 4
- Lámparas de bateríacant. 12
Decoración
- Guirnaldas de Pascuacant. 20
- Banderas de Pascuacant. 30
- Huevos de Pascua de plásticocant. 150
- Ramas de Pascuacant. 8
- Flores artificialescant. 20
- Mantelescant. 20
- Pizarrascant. 8
- Carteles con número de standcant. 12
- Globoscant. 100
- Cestas de Pascuacant. 40
- Porta hojas para colorearcant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuchillos peladorescant. 4
- Jarras medidorascant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Termoscant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
- Bandejas de servir de aluminiocant. 12
- Escaleras de cocinacant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Escobacant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 30
- Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
- Escobillas de bañocant. 3
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Chalecos reflectantescant. 12
- Linternascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la ubicación antes de contactar con los puestos. Después confirma permisos y seguro: resolver estos trámites durante la última semana puede retrasar todo el mercado.
- Define la distribución antes de reservar mesas, carpas y puestos. Imprime el plano, numera cada puesto y prepara carteles y flechas para que expositores y visitantes sepan dónde dirigirse.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pásalas al catering con antelación. Confirma también las cantidades y el servicio, especialmente si habrá café, té y postres.
- Comprueba la electricidad y los baños varios días antes del evento, no durante el montaje. Cuenta los puntos disponibles para las máquinas de café, el equipo de sonido, las neveras y las bandejas para mantener caliente.
- Asigna voluntarios a tareas concretas y confirma proveedores antes de revisar el pronóstico. Haz la compra al final, separando las provisiones no perecederas de los productos frescos para comprobar estos últimos justo antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Pascua?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, puestos, expositores, permisos y seguro. Deja la última semana para confirmar proveedores, revisar el tiempo, hacer compras y comprobar el material.
- ¿Cuándo hay que reservar las carpas y las mesas para un Mercado de Pascua?
- Resérvalas en cuanto tengas definida la distribución del mercado, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Sin el número de puestos y el plano no podrás calcular bien las mesas, sillas, carpas ni los pasillos.
- ¿Qué hay que comprobar en el recinto antes del Mercado de Pascua?
- Comprueba al menos 7 días antes los puntos de electricidad, los baños, el espacio de montaje y las zonas para carpas y puestos. Verifica también que haya conexiones suficientes para refrigeración, café y sonido, y prepara cables alargadores si hacen falta.
- ¿Cuándo hay que comprar la comida y los productos frescos?
- Compra las provisiones no perecederas con varios días de margen y revisa los productos frescos entre 24 y 48 horas antes. Así puedes corregir cantidades sin almacenar demasiado tiempo los alimentos refrigerados.
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