Checklist pour organiser un marché de Pâques

Un marché de Pâques demande plus qu’une série de stands décorés. Il faut coordonner les exposants, les autorisations, l’aménagement, la restauration, les paiements et l’accueil du public. Cette checklist de 78 tâches vous guide dans le bon ordre, depuis la confirmation du lieu jusqu’au contrôle des produits frais. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir, notamment les tentes, tables, équipements de cuisine, rallonges et moyens d’orientation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Créer l'agencement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réserver tables et tentes
Réserver le matériel de refroidissement
Réserver le matériel de musique
Imprimer le plan
Créer des panneaux et des flèches d'orientation
2 personnes
Créer la numérotation des stands
Répartir les bénévoles
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les œufs de Pâques
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Tester l’argent et le terminal de paiement
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le lieu de la chasse aux œufs de Pâques
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Attribuer les emplacements des stands
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la chasse aux œufs de Pâques
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Gérer la musique
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner le matériel de réfrigération
2 personnes
Déposer les recettes de la caisse
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Régler les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 4
Tabouretsqté 8
Paravent de loge
Portants à vêtementsqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enrouleursqté 4
Lampes à batterieqté 12

Décoration

Guirlandes de Pâquesqté 20
Drapeaux de Pâquesqté 30
Œufs de Pâques en plastiqueqté 150
Branches de Pâquesqté 8
Fleurs artificiellesqté 20
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux de numéro de standqté 12
Ballonsqté 100
Paniers de Pâquesqté 40
Porte-coloriagesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux d’épluchageqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24
Plateaux de service en aluminiumqté 12
Échelles de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant de contacter largement les exposants. Prévoyez plusieurs semaines pour obtenir les réponses administratives et ajuster le plan du marché.
Fixez une date limite d’inscription aux exposants au moins 2 à 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps d’enregistrer leurs besoins alimentaires, de numéroter les stands et de finaliser l’agencement.
Ne vous contentez pas de réserver des tables : comptez aussi les tentes, chaises, portants, tabourets et cloisons nécessaires à chaque stand. Contrôlez les quantités et les horaires de livraison 7 jours avant l’événement.
Pour la partie boissons et restauration, vérifiez séparément le froid, le maintien au chaud, les machines à café, les bouilloires et les points d’alimentation. Une rallonge ou une prise manquante peut bloquer plusieurs équipements le jour J.
Préparez le plan imprimé, les flèches et la numérotation des stands avant l’arrivée des exposants. Affectez les bénévoles par zone et faites un dernier contrôle de la météo, des produits frais et des fournisseurs la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Pâques ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont le choix du lieu, les autorisations, l’assurance et le contact des exposants.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Fixez les inscriptions au plus tard 2 à 3 semaines avant le marché. Ce délai permet de traiter les demandes, d’établir le plan et de confirmer les besoins en tables, alimentation et restauration.
Que faut-il prévoir pour la restauration d’un marché de Pâques ?: Prévoyez les boissons et la vaisselle nécessaires, ainsi que les machines à café, bouilloires, glacières, réfrigérateurs et bacs de maintien au chaud selon le menu. Vérifiez les quantités, les points d’alimentation et les produits frais 24 heures avant l’ouverture.
Quand installer les stands et la signalétique ?: Installez les tentes, tables, stands et panneaux suffisamment tôt pour garder au moins 2 heures avant l’ouverture. Utilisez ce créneau pour contrôler la numérotation, les branchements, les toilettes et l’orientation du public.

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