Checklist para organizar un mercado de Ascensión

Un mercado de Ascensión necesita más que puestos y carpas: hay que cerrar la ubicación, tramitar permisos, coordinar a los expositores y preparar los pagos. Esta checklist reúne 68 tareas y 54 materiales en el orden adecuado, desde la planificación hasta el desmontaje. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde, como la información de aparcamiento, las preferencias alimentarias, los puntos de electricidad y la previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contratar puestos y expositores
Hacer reservas
Comprobar los permisos necesarios
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Informar a los responsables de los stands
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Preparar señales de tráfico
Comprobar la caja y los medios de pago
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Revisar los puestos del mercado
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Colocar señales de tráfico
3 personas
Descargar los puestos
6 personas
Montar carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Montar los puestos
8 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar la barra
3 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Servir café y té
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el punto de café
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Reponer los baños
Encender la iluminación
Atender a los expositores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Tomar los últimos pedidos
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Guardar los alimentos de forma segura
3 personas
Vaciar los puestos
6 personas
Recoger la basura
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar señales de tráfico
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 16
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 6
Bancos plegablescant. 6
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 16

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 5
Cables alargadorescant. 6
Enrollacablescant. 3
Regletascant. 6
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Termoscant. 6
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Carteles direccionalescant. 10
Carteles informativoscant. 4
Números de mesacant. 20
Pizarrascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 3
Termómetros de cocinacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 10
Cubos de limpiezacant. 4
Chistescant. 3
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Seguridad

Cinta de balizamientocant. 4
Conos de tráficocant. 12
Alfombrillas para cablescant. 8
Guantes de trabajocant. 10

Catering

Compras

Consejos

Confirma la fecha y el lugar antes de contratar puestos o enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para comprobar permisos, reservas y condiciones de uso del recinto.
Define la distribución del mercado con antelación: marca la ubicación de los puestos, las carpas, las mesas y las zonas de paso. Comprueba también dónde estarán los puntos de electricidad y deja los cables fuera de las rutas peatonales.
Pide a los expositores sus necesidades y preferencias alimentarias al inscribirse, no la semana del evento. Comparte la ruta, el aparcamiento y la hora de descarga como mínimo 7 días antes.
Prepara los pagos antes de abrir: prueba las cajas registradoras y los datáfonos, lleva cables alargadores y regletas, y confirma que cada puesto sabe qué medios de pago puede aceptar.
Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y vuelve a inspeccionar el recinto el mismo día. Monta las carpas, coloca la señalización y da instrucciones concretas a los voluntarios antes de recibir a los expositores.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un mercado de Ascensión?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar fecha y ubicación, comprobar permisos, contratar expositores y enviar la información logística con tiempo.
¿Qué permisos necesita un mercado de Ascensión?: Depende del recinto, del municipio y de actividades como venta de alimentos, ocupación del espacio o música. Compruébalo al menos 4 semanas antes y confirma por escrito qué autorizaciones son necesarias.
¿Cuántas carpas y mesas necesito para un mercado?: Calcula la cantidad según el número de puestos confirmados y la distribución disponible, dejando pasillos y zonas de acceso entre ellos. Cierra el plano como mínimo 2 semanas antes para detectar si faltan carpas, mesas, sillas o bancos.
¿Cuándo debo enviar la información a los expositores?: Envía la ruta, el aparcamiento, la hora de descarga, los puntos de electricidad y las normas del recinto al menos 7 días antes. Reenvía un resumen el día anterior para reducir llegadas fuera de horario.

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