Organiser le Marché de l’Ascension sans rien oublier

Le Marché de l’Ascension demande une préparation coordonnée : exposants, autorisations, stands, circulation et accueil du public doivent être prêts au même moment. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les réservations et les inscriptions. La dernière semaine sert surtout à vérifier la météo, les besoins alimentaires, les branchements et les moyens de paiement. Le jour même, prévois un briefing court avant le déchargement et l’installation des tentes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Réserver les stands et les exposants
Faire les réservations
Vérifier les autorisations nécessaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Informer les exposants
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Préparer les panneaux de signalisation
Vérifier la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vérifier les stands du marché
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
Décharger les stands
6 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Aménager les stands
8 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le point café
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Allumer l’éclairage
Encadrer les exposants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger les aliments en toute sécurité
3 personnes
Vider les stands
6 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger l’éclairage et les câbles
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 16
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Bancs pliantsqté 6
Tabourets de barqté 8
Couverturesqté 16

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 5
Rallongesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Thermosqté 6
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux d’informationqté 4
Numéros de tableqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Thermomètres de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 3
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Sécurité

Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Passe-câblesqté 8
Gants de travailqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixe les réservations et les inscriptions au plus tard 10 à 14 jours avant le marché. Tu auras encore le temps de relancer les exposants et de regrouper leurs besoins alimentaires.
Vérifie les autorisations au début de la préparation, idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Une demande tardive peut bloquer l’installation des stands ou l’accueil du public.
Prépare un plan précis avec les stands, les tables, les bancs et les accès. Garde au moins un passage clairement identifiable pour les visiteurs et vérifie où placer les rallonges et multiprises.
Contrôle la caisse et les terminaux de paiement la veille, puis recharge ou teste chaque appareil le matin. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et garde une partie dans des glacières ou des thermos selon le service prévu.
Briefe les bénévoles avant le déchargement, avec des rôles précis pour la signalétique, les stands, les boissons et le contrôle du site. Fais une dernière vérification météo et électrique avant d’ouvrir.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation du Marché de l’Ascension ?: Commence 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations d’exposants et l’aménagement du marché sont les premiers éléments à verrouiller.
Quand confirmer les exposants du Marché de l’Ascension ?: Essaie de confirmer les exposants au moins 10 à 14 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires ou techniques.
Que faut-il vérifier la veille du Marché de l’Ascension ?: La veille, vérifie les stands, les panneaux, les branchements, la caisse, les terminaux de paiement et les prévisions météo. Refroidis aussi les boissons et prépare les en-cas pour éviter une course le matin.
Comment organiser l’installation le jour du marché ?: Prévois un briefing de 15 à 20 minutes avant le déchargement. Installe d’abord les tentes et les stands, puis la signalétique, les tables, les chaises, l’éclairage et les points de service.

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