Checklist para organizar un mercado artesanal del campamento

Organizar un mercado artesanal en un campamento requiere coordinar expositores, puestos, servicios y visitantes en un espacio que suele tener recursos limitados. Empieza por fijar fecha, horario y ubicación; después tramita permisos y comprueba electricidad, agua y baños. La distribución de carpas, mesas y puntos de información debe estar clara antes de invitar a los expositores. Esta checklist reúne el trabajo desde la planificación inicial hasta las compras, la señalización y la revisión final del tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Reservar la ubicación del mercado
Solicitar los permisos necesarios
Comprobar los puntos de electricidad y el agua
2 personas
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Seleccionar a los expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Enviar información a los expositores
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar evento en línea
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la reserva para la recogida de residuos
Reservar la limpieza de los baños
Preparar carteles para expositores
2 personas
Preparar las etiquetas de precios
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Publicar promoción en redes sociales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan alternativo por lluvia
2 personas
Realizar el control de stock
2 personas
Finalizar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Crear tarjetas con nombre para los expositores
Imprimir la distribución de soportes
Imprimir la lista de inscripciones
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

Comprobar el recinto del mercado
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar puestos de mercado
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Asignar espacios de stand
2 personas
Coordinar el montaje de los expositores
4 personas
Colocar las tarjetas de precios
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Encender la iluminación
Última ronda por los stands
2 personas
Despedir cordialmente a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Guardar los alimentos refrigerados
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Guardar la vajilla y la cristalería
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Registrar objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver la fianza a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 10
Sillascant. 36
Punto de información
Taburetescant. 4
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Terminal de pago móvil
Caja registradora
Walkie-talkiescant. 4
Altavoz Bluetooth

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 8
Carteles para los expositorescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 20
Mantelescant. 12
Tableros de corchocant. 4
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Jardinerascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Copas de vino reutilizablescant. 36
Platos reutilizablescant. 80
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 50
Vasos de técant. 50
Bandejas de serviciocant. 8
Jarracant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 6
Termoscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Acumuladores de fríocant. 16
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Paños de microfibracant. 20
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ubicación y los permisos con varias semanas de margen. Confirma por escrito los puntos de electricidad, agua, baños y la recogida de residuos antes de publicar la convocatoria.
Dibuja la distribución antes de aceptar puestos: reserva espacio para carpas, pasillos, punto de información, almacenaje y acceso a cables. Así sabrás cuántas mesas, sillas y soportes necesitas.
Envía a cada expositor un único documento con horario de montaje, ubicación, medidas del puesto, soportes disponibles y necesidades eléctricas. Hazlo al menos 7 días antes para poder corregir inscripciones incompletas.
Prepara la señalización antes del día del mercado: bienvenida, ruta, nombres de expositores y precios. Lleva también tarjetas de nombre, pizarras y carteles de repuesto, porque los cambios de última hora son habituales.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y confirma el plan alternativo por lluvia. Revisa además el stock, las baterías, los alargadores, las regletas y los terminales de pago antes de hacer la compra final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado artesanal del campamento?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la ubicación, solicitar permisos y seleccionar expositores. Deja la confirmación final de servicios, compras y materiales para la última semana.
¿Qué hay que enviar a los expositores antes del mercado?: Envía como mínimo 7 días antes el horario, la ubicación del puesto, las instrucciones de montaje, la distribución, los datos de contacto y las necesidades de electricidad. Incluye también el plazo para comunicar cambios o preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que confirmar el plan alternativo por lluvia?: Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera. El plan debe indicar dónde se colocan las carpas, cómo se protegen los materiales y cuándo se comunica cualquier cambio.
¿Qué se debe revisar el día anterior al mercado artesanal?: Haz un control final de stock y materiales, carga las baterías y comprueba cables, regletas, iluminación, terminal de pago y caja registradora. Verifica también la señalización, la limpieza de baños y la reserva para residuos.

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