Checklist para organizar un mercadillo paso a paso
Organizar un mercadillo requiere coordinar el espacio, los vendedores y la atención al público en un orden concreto. Primero fija la fecha y el horario, reserva el lugar y comprueba permisos y seguro. Después gestiona las inscripciones, prepara la distribución de puestos y envía a cada vendedor la información necesaria. La última semana se centra en materiales, señalización, bebidas, caja y previsión meteorológica; el mismo día toca inspeccionar el recinto y montar los puestos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha y las horas
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Redactar las condiciones de los vendedores
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Colocar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
Confirmar proveedores
Recoger preferencias dietéticas
Crear la distribución de vendedores
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Enviar información a los vendedores
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer carteles y flechas
2 personas
Preparar la caja registradora
2 personas
Cambiar dinero
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir números de emergencia
Enfriar bebidas
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar los puestos del mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la recepción de vendedores
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
3 personas
Asignar los puntos de venta
3 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Apoyar a los vendedores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Hacer que los vendedores descarguen
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Retirar el material promocional
2 personas
Guardar lo sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 10
- Sillascant. 30
- Carpas de fiestacant. 4
- Manteles individualescant. 12
- Percheroscant. 6
- Cajas plegablescant. 20
- Conoscant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Caja registradora
- Caja registradora
- Terminal de pago
- Megáfono
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnalda de lucescant. 4
- Linternascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
Cocina
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Decoración de mesacant. 12
- Tarjetas de precioscant. 300
- Señales direccionalescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 2
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Papelelerascant. 8
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Chalecos reflectantescant. 8
- Bolsas para objetos perdidoscant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Así podrás crear el plano, asignar cada puesto y avisar a los vendedores de su ubicación, horario de llegada y necesidades concretas.
- No dejes los permisos, el seguro ni las condiciones de los vendedores para el final: revísalos antes de publicar la promoción. Guarda también una copia impresa de los números de emergencia para el día del mercadillo.
- Prepara la caja registradora y el cambio el día anterior. Cuenta el efectivo, sepáralo por denominaciones y asigna a una persona responsable; evitarás buscar monedas mientras llegan los primeros visitantes.
- Comprueba el pronóstico del tiempo entre 48 y 24 horas antes. Si hay riesgo de lluvia o sol intenso, confirma las carpas, protege los cables alargadores y coloca las neveras portátiles, bebidas y equipos en zonas seguras.
- Haz la inspección final del recinto al menos 2 horas antes de abrir. Comprueba pasillos, conos, carteles y flechas, conexiones eléctricas, iluminación, mesas, sillas y que cada puesto tenga el material acordado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha, comprobar permisos y abrir las inscripciones. Reserva la última semana para el plano, los voluntarios, la señalización y la compra.
- ¿Cuándo deben confirmarse los vendedores de un mercadillo?
- Confirma a los vendedores al menos 7 días antes del evento, cuando ya tengas cerradas las inscripciones. Envíales entonces su puesto, horario de montaje, condiciones, plano y cualquier preferencia dietética registrada.
- ¿A qué hora hay que montar un mercadillo?
- Empieza el montaje unas 2 horas antes de la apertura al público. Ese margen permite colocar puestos, mesas, carpas, cables, luces, carteles y bebidas, además de corregir problemas durante la inspección del recinto.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a un mercadillo?
- Deja listos la caja y el cambio, los materiales, carteles, números de emergencia, bebidas para enfriar y la información de los vendedores. También revisa el pronóstico y confirma quién se encarga de cada tarea y de cada turno.
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