Checklist para organizar un mercadillo sin olvidos
Organizar un mercadillo requiere coordinar a los vendedores, preparar el espacio y dejar resueltos los detalles antes de abrir. Empieza fijando la fecha, el lugar y las normas; después gestiona las inscripciones y confirma cada puesto. En los últimos días, revisa el tiempo, compra lo necesario y prepara la señalización. El montaje funciona mejor si reservas varias horas para colocar carpas, mesas, iluminación y puntos de venta antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir el concepto y las reglas del mercado
2 personas
Definir los puntos de venta
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar el mercado
2 personas
Gestionar inscripciones
Confirmar los puestos de venta
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar las reservas
Imprimir lista de puestos
Hacer carteles de ruta
2 personas
Compartir las normas de venta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar los números de mesa
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colocar los percheros
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Numerar los puestos de venta
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
3 personas
Indicar a los vendedores dónde colocarse
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir bocadillos y aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación
Recordar a los vendedores el cierre
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Retirar la mercancía de las mesas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación y los cables
2 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Barrer y limpiar el lugar
3 personas
Comprobar y contar los materiales
2 personas
Guardar el material en seco
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesascant. 18
- Sillascant. 30
- Percheroscant. 6
- Alfombrascant. 10
- Mantelcant. 4
Decoración
- Carteles de rutacant. 12
- Números de mesacant. 30
- Bannerscant. 3
- Pesos de lastrecant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Caja registradoracant. 2
- Calculadorascant. 2
- Walkie-talkiescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Vajilla
- Tazascant. 60
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Termoscant. 6
- Bandejascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de antelación. Así puedes confirmar los puestos, imprimir la lista y preparar los números de mesa sin trabajar con cambios de última hora.
- Asigna cada puesto antes del montaje y marca la distribución en un plano sencillo. Deja pasillos de al menos 1,2 metros para que circulen los visitantes y para poder mover cajas o percheros.
- Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes. Si el mercadillo es al aire libre, comprueba las carpas y coloca pesos de lastre antes de abrir, no cuando empiece el viento.
- Calcula las bebidas y el servicio según la duración: para una jornada de 4 horas, prepara aproximadamente 2 vasos por persona si ofreces café, té y bebidas frías. Enfría las bebidas y deja listos termos, tazas, vasos y bandejas antes de la llegada de los vendedores.
- Reserva entre 2 y 3 horas para el montaje final. Primero instala carpas y mesas, después coloca sillas, percheros, carteles de ruta e iluminación; al final prepara la caja, el cambio y la lista de puestos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, normas y puntos de venta. Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y confirma los puestos durante esa última semana.
- ¿Cuándo hay que confirmar los puestos de un mercadillo?
- Confírmalos entre 5 y 7 días antes del evento, cuando ya conozcas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Imprime la lista de puestos después de esa confirmación y lleva una copia el día del mercadillo.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo?
- Calcula de 2 a 3 horas para montar carpas, mesas, sillas, percheros, carteles y luces. Añade 30 minutos para preparar bebidas, la caja, el cambio y revisar que cada puesto esté en su lugar.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de un mercadillo?
- El día anterior reúne los materiales, prepara los números de mesa y carteles, revisa las reservas y comprueba la previsión del tiempo. También puedes enfriar las bebidas y dejar agrupados cables, regletas, lámparas y pesos de lastre para acelerar el montaje.
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