Checklist para organizar un mercadillo paso a paso
Un mercadillo necesita más preparación que colocar unas cuantas mesas. Antes de anunciarlo, debes cerrar el lugar, los permisos y las normas de venta; después vienen las inscripciones, la distribución de puestos y la coordinación de voluntarios. En los últimos días tendrás que imprimir la señalización, preparar el cambio, revisar el equipo y dejar listas las bebidas y la comida. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que conviene hacerlo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Establecer las normas de venta
2 personas
Gestionar el lugar y el permiso
Reservar los aseos
Publicar el evento
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Organizar los puestos de venta
2 personas
Numerar los puestos de venta
2 personas
Programar voluntarios
Elaborar la lista de contactos
Hacer el plano
Diseñar los paneles informativos
Imprimir carteles y flechas de ruta
Compilar información de los vendedores
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Etiquetar las mesas de venta
2 personas
Preparar el cambio
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar snacks y bocadillos
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Marcar el recinto
4 personas
Montar mesas y carpas
6 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar punto de información
2 personas
Evento
Registrar a los vendedores
4 personas
Indicar a los vendedores dónde colocarse
3 personas
Abrir el mercado
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Vender bebidas y snacks
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar los puntos de residuos
2 personas
Comprobar los baños
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última venta
Detener la venta
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
Desmontar las mesas y las carpas
6 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Barrer el recinto
3 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 16
- Mesas de cervezacant. 4
- Carpas de fiestacant. 2
- Punto de información de mesa plegable
- Venta en mesa plegable
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Megáfono inalámbrico
- Lámparas de bateríacant. 8
- Lector de tarjetas
- Caja registradora
- Caja registradora
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platos reutilizablescant. 100
- Cubiertos reutilizablescant. 100
- Cuencos de serviciocant. 8
- Pinzas de servircant. 4
- Termoscant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Carteles de punto de ventacant. 20
- Flechas de rutacant. 12
- Credenciales de voluntarioscant. 12
- Pegatinas con nombrecant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de reciclajecant. 4
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Pinzas para residuoscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes: confirma el lugar y los permisos, reserva los aseos y define por escrito las normas que deberán aceptar los vendedores.
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes. Así tendrás tiempo para recopilar los datos de cada vendedor, numerar los puestos y dibujar un plano que puedas entregar al equipo.
- Prepara la señalización 3 o 4 días antes: imprime los carteles, las flechas de ruta y los paneles informativos, y lleva cinta o soportes adecuados para colocarlos sin improvisar.
- Calcula el cambio y los cobros por separado para cada puesto. Comprueba el lector de tarjetas y la caja registradora el día anterior, y guarda el dinero en una caja controlada por una persona responsable.
- Haz una inspección del recinto la víspera y asigna al menos 2 voluntarios para la llegada. Revisa carpas, mesas, sillas, neveras, iluminación, papeleras y contenedores antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas un lugar, permisos e inscripciones. Deja cerrados los puestos, el plano y los voluntarios como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo abrir las inscripciones para un mercadillo?
- Ábrelas cuando estén confirmados el lugar, la fecha y las normas de venta, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra el registro unos 7 días antes para poder organizar los puestos.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo?
- Como base, asigna 2 personas para recibir a los vendedores y 1 responsable de información durante la apertura. Añade personal según el número de puestos y separa las tareas de cobro, orientación y limpieza.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de un mercadillo?
- Inspecciona el recinto, comprueba el equipo, coloca las etiquetas de las mesas y deja listas las flechas, carteles y credenciales. Prepara también el cambio, enfría las bebidas y organiza los snacks y bocadillos para no hacerlo durante la llegada.
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