Vrijmarkt organiseren: een praktische checklist

Een vrijmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten. Je regelt vooraf verkoopregels, toestemming, aanmeldingen en een indeling met genummerde plaatsen. Op de dag zelf moeten verkopers, vrijwilligers, betalingen, informatie en afvalstromen tegelijk werken. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, zodat je niet op het laatste moment nog toiletten, wisselgeld, routepijlen of koeling hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Verkoopregels vaststellen
2 personen
Locatie en toestemming regelen
Toiletten reserveren
Evenement publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkoopplaatsen indelen
2 personen
Verkoopplaatsen nummeren
2 personen
Vrijwilligers inplannen
Contactlijst opstellen
Plattegrond maken
Informatieborden ontwerpen
Borden en routepijlen printen
Verkopersinformatie bundelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Verkooptafels labelen
2 personen
Wisselgeld klaarleggen
Dranken koud zetten
2 personen
Snacks en broodjes voorbereiden
3 personen
Terrein controleren
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Terrein markeren
4 personen
Tafels en tenten opstellen
6 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Informatiepunt inrichten
2 personen

Event

Verkopers inchecken
4 personen
Verkopers naar plaatsen wijzen
3 personen
Markt openen
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Dranken en snacks verkopen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten controleren
2 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste verkoop aankondigen
Verkoop stoppen
2 personen

Nazorg

Kas afsluiten
2 personen
Verkopers uitchecken
3 personen
Tafels en tenten afbreken
6 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein vegen
3 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 16
Biertafelsaantal 4
Partytentenaantal 2
Klaptafel informatiepunt
Klaptafel verkoop

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Draadloze megafoon
Batterijlampenaantal 8
Kaartlezer
Kassa
Geldkist

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerkommenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Verkoopplaatsbordenaantal 20
Routepijlenaantal 12
Vrijwilligersbadgesaantal 12
Naamstickersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Kringloopbakkenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afvalgrijpersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat de verkoopregels, locatie en beschikbare plaatsen vaststaan. Zo kun je verkopers meteen informeren over tijden, plaatsnummers en wat wel of niet verkocht mag worden.
Maak de plattegrond op basis van genummerde verkoopplaatsen en zet informatiepunt, toiletten en looproutes erop. Print de routepijlen en informatieborden uiterlijk de dag ervoor; op de ochtend zelf ontbreekt daar vaak tijd voor.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en geef iedereen een badge of naamsticker. Zorg naast ontvangst en toezicht ook voor een apart aanspreekpunt voor vragen over plaatsen, betalingen en afval.
Leg per verkooppunt vooraf vast of contant, met kaart of beide betaald kan worden. Tel wisselgeld, kassa en geldkist vóór opening en test de kaartlezer voordat de eerste bezoekers komen.
Zet dranken en snacks pas op het laatste moment klaar, maar haal koelboxen, thermoskannen, herbruikbaar servies en afvalbakken al eerder op hun plek. Reserveer toiletten en controleer het terrein minstens 60 minuten voor aanvang.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een vrijmarkt organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met locatie, toestemming en verkoopregels. Open de aanmeldingen daarna en maak de definitieve plaatsindeling uiterlijk 1 week voor de vrijmarkt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vrijmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 verkoopplaatsen, plus 2 mensen voor ontvangst en informatie. Plan daarnaast per dienst minstens 2 personen voor toezicht, vragen en opruimen.
Wat moet ik regelen voor betalen op een vrijmarkt?: Leg minimaal 2 betaalmogelijkheden vast: contant met wisselgeld en, als dat nodig is, een geteste kaartlezer. Controleer kassa, geldkist en kaartlezer de dag vóór het evenement en tel het startgeld vlak voor opening.
Wanneer zet je de verkoopplaatsen en routepijlen klaar?: Nummer de verkoopplaatsen en zet de verkoopplaatsborden bij voorkeur 1 dag vooraf klaar. Plaats tafels, routepijlen en informatieborden op de dag zelf minstens 60 minuten vóór de start, zodat je nog kunt bijsturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.