Checklist para organizar un Hexatlón sin olvidar nada
Organizar un Hexatlón requiere coordinar seis pruebas, equipos, voluntarios y un recinto preparado para moverse con seguridad. Esta checklist reúne el orden de trabajo: desde fijar la fecha y gestionar las inscripciones hasta delimitar las zonas de juego y recibir a los participantes. También contempla lo que suele llegar tarde, como las tarjetas de competición, los dorsales, el material de cada prueba y el punto de primeros auxilios. Úsala como guía de preparación y marca cada tarea a medida que la completes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Preparar el programa de juegos
3 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar equipos y participantes
2 personas
Redactar las reglas del juego
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar las reservas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Reunir el material de juego
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar las tarjetas de competición
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las tiendas y las mesas
4 personas
Colocar sillas y bancos
3 personas
Delimitar las zonas de juego
5 personas
Preparar el material del juego
4 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Evento
Recibir a los equipos
3 personas
Explicar las reglas del juego y la seguridad
3 personas
Dar la salida
Acompañar el relevo
4 personas
Coordinar el transporte de agua
4 personas
Dirigir el tira y afloja
4 personas
Guiar el circuito de habilidad
4 personas
Coordinar el concurso por equipos
3 personas
Guiar el juego final
5 personas
Llevar las puntuaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Comprobar las zonas de juego durante el evento
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Recoger el material del juego
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Dejar secar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Bancos de cervezacant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Material deportivo
- Testigos de relevocant. 12
- Conos de tráficocant. 30
- Cinta de balizamientocant. 4
- Cuerdascant. 6
- Cuerda para tira y afloja
- Cuboscant. 12
- Esponjascant. 24
- Bandejas de aguacant. 6
- Pelotascant. 12
- Aroscant. 12
- Sacos de semillascant. 24
- Antifacescant. 12
- Dorsalescant. 12
- Petos de equipocant. 80
Equipo
- Cronómetroscant. 6
- Silbatoscant. 8
- Instalación de sonido
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
Cocina
- Jarrascant. 6
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Banderas del equipocant. 12
- Señales direccionalescant. 10
- Marcadorescant. 6
- Premioscant. 3
Limpieza
- Escoba y recogedorcant. 3
- Fregonascant. 3
- Cubetas para lavarcant. 3
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la inscripción antes de asignar los equipos: así puedes repartir participantes, preferencias dietéticas y dorsales sin rehacer las listas a última hora.
- Prepara el horario del concurso con tiempos de cambio entre pruebas. Reserva al menos 10 minutos para mover equipos, explicar reglas y resolver retrasos.
- Revisa el material deportivo prueba por prueba, no solo por categoría: cuenta conos, cuerdas, pelotas, aros, sacos y cronómetros, y lleva repuestos de los elementos pequeños.
- Delimita las zonas de juego antes de colocar mesas y sillas. La cinta de balizamiento, los conos y las cuerdas deben dejar pasillos claros para participantes, voluntarios y primeros auxilios.
- Comprueba sonido, micrófono y cables el mismo día del montaje. Enfría las bebidas con antelación y deja preparado el punto de comida y bebida antes de recibir a los equipos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Hexatlón?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha y lugar, preparar las pruebas, comprobar permisos y enviar invitaciones. Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para asignar equipos y voluntarios.
- ¿Cuánto tiempo dura un Hexatlón?
- Calcula entre 3 y 5 horas para seis pruebas, según el tamaño de los equipos y los cambios de material. Añade unos 30 minutos para la recepción, las reglas iniciales y la entrega de resultados.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Hexatlón?
- Para un evento de hasta 6 equipos, cuenta con 1 coordinador, 1 persona por zona de juego y 2 personas para recepción, comida y primeros auxilios: normalmente entre 8 y 10 voluntarios. Añade apoyo si varias pruebas se desarrollan a la vez.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Deja listas las tarjetas de competición, los dorsales, los petos, las reglas impresas y todo el material agrupado por prueba. También puedes enfriar bebidas y comprobar reservas, pero revisa el pronóstico y el recinto otra vez entre 12 y 24 horas antes.
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