Zeskamp organiseren: checklist van planning tot start
Een zeskamp staat of valt met een strak programma en een terrein waarop iedereen direct ziet waar hij moet zijn. Leg eerst datum, locatie, spellen en deelnemers vast; werk daarna het wedstrijdschema, de teams en de vrijwilligers uit. Controleer vooraf vergunningen, reserveringen en weersverwachting. Op de dag zelf draait het vooral om duidelijke spelvelden, compleet materiaal, een getest geluidssysteem en een ontvangst die niet ophoudt bij het uitdelen van teamhesjes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Spelprogramma samenstellen
3 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams en deelnemers indelen
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Wedstrijdkaarten voorbereiden
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tenten en tafels opstellen
4 personen
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
Spelvelden uitzetten
5 personen
Spelmateriaal klaarleggen
4 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Event
Teams ontvangen
3 personen
Spelregels en veiligheid uitleggen
3 personen
Startschot geven
Estafette begeleiden
4 personen
Watertransport begeleiden
4 personen
Touwtrekken begeleiden
4 personen
Behendigheidsparcours begeleiden
4 personen
Teamquiz begeleiden
3 personen
Finalespel begeleiden
5 personen
Scores bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Speelvelden tussentijds controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Nazorg
Afval inzamelen
3 personen
Spelmateriaal opruimen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen laten drogen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Bierbankenaantal 8
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Estafettestokjesaantal 12
- Verkeerspionnenaantal 30
- Afzetlintaantal 4
- Touwenaantal 6
- Touwtrektouw
- Emmersaantal 12
- Sponsballenaantal 24
- Waterbakkenaantal 6
- Ballenaantal 12
- Hoepelsaantal 12
- Pitjeszakkenaantal 24
- Blinddoekenaantal 12
- Startnummersaantal 12
- Teamhesjesaantal 80
Apparatuur
- Stopwatchesaantal 6
- Fluitjesaantal 8
- Muziekinstallatie
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
Keuken
- Schenkkanenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 6
Decoratie
- Teamvlaggenaantal 12
- Richtingsbordenaantal 10
- Scorebordenaantal 6
- Prijzenaantal 3
Schoonmaak
- Bezem en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Afwasteilenaantal 3
- EHBO-koffersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de terreinopbouw achteruit vanaf de start: geef het klaarzetten van tenten, tafels, stoelen en spelvelden minimaal 2 uur en reserveer daarna 30 minuten voor een controle-ronde.
- Maak per spel een aparte materiaalset. Leg bijvoorbeeld touwtrektouw, touwen, verkeerspionnen en afzetlint bij elkaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de zeskamp hoeven te zoeken.
- Stuur de spelregels en praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet ook een sluitingsdatum voor aanmeldingen, zodat je teams, dieetwensen en startnummers op tijd kunt verwerken.
- Wijs per spel minimaal 1 vrijwilliger aan en geef diegene een stopwatch of fluitje, de wedstrijdkaarten en een korte instructie. Plan daarnaast 1 centrale coördinator voor wijzigingen en vertragingen.
- Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en het terrein. Zet koelboxen en dranken tijdig klaar, test microfoon en muziekinstallatie en richt een zichtbaar EHBO-punt in voordat de teams arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zeskamp organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de zeskamp en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de start, zodat je teams en het schema kunt maken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een zeskamp?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per spel en 2 extra personen voor ontvangst, materiaal en algemene coördinatie. Bij 6 spellen betekent dat meestal 8 vrijwilligers; plan een korte briefing van 30 minuten op de dag zelf.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een zeskampterrein op te bouwen?
- Reserveer minimaal 2 uur voor tenten, tafels, stoelen, afzetting en spelvelden. Houd daarna 30 minuten over om materiaal, wedstrijdkaarten, geluid, catering en het EHBO-punt te controleren.
- Wat moet ik doen als het regent tijdens een zeskamp?
- Maak uiterlijk 24 uur vooraf een alternatief voor kwetsbare spellen en bepaal wanneer je de beslissing neemt, bijvoorbeeld 6 uur voor de start. Controleer of tenten, stroomaansluitingen en het terrein veilig blijven en communiceer een wijziging direct met alle teams.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!