Checklist para organizar un festival de música sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra primero el recinto, los permisos y el seguro: comprueba las condiciones de uso y los plazos administrativos antes de contratar artistas o publicar invitaciones.
• Confirma a cada artista y prepara el horario con varios días de margen. Comparte también las indicaciones de llegada, la prueba de sonido y el tiempo disponible para desmontar.
• Haz una revisión técnica independiente del escenario y del sonido: cuenta micrófonos, soportes, cajas DI, cables XLR, regletas y alargadores, y añade un margen para sustituciones.
• Asigna los voluntarios por turnos y funciones concretas, incluyendo recepción, caja, catering y apoyo a artistas. Envía el programa y las instrucciones al menos 3 días antes.
• El día anterior, enfría las bebidas, prepara los aperitivos, clasifica las pulseras y revisa la iluminación y las alfombrillas para cables. Después de montar carpas y escenario, inspecciona el recinto antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, tramitar permisos, contratar artistas y cerrar sonido y escenario. Deja la última semana para confirmaciones, compras, voluntarios y previsión meteorológica.

¿Cuándo hay que confirmar a los músicos de un festival?

Confirma a los músicos al menos 7 días antes y vuelve a comprobar horarios, necesidades técnicas y hora de llegada entre 24 y 48 horas antes. Así puedes corregir cambios en el programa sin afectar al público.

¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival pequeño?

Calcula al menos 1 voluntario por cada función operativa: recepción, pulseras, caja, catering, apoyo a artistas y supervisión del recinto. Para cubrir pausas, prepara dos turnos y añade 2 personas de reserva.

¿Cuándo se monta el escenario y el sonido?

Monta carpas, escenario y sonido como mínimo el día anterior si el recinto lo permite. La prueba de sonido debe terminar varias horas antes de la apertura para poder resolver fallos de cables, monitores o alimentación eléctrica.

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