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Musikfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikfestival braucht deutlich mehr Vorlauf als nur ein gutes Line-up. Location, Genehmigungen, Versicherung und Technik müssen stehen, bevor du Einladungen verschickst oder das Programm veröffentlichst. Plane Künstler, Catering und Helfer mit festen Fristen und prüfe kurz vor dem Termin Wetter, Gelände und Stromwege. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau von Bühne, Zelten und Ausschank.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Musiker festlegen

    2 Personen

  • Genehmigung prüfen

  • Versicherung organisieren

  • Künstlerplanung erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Tontechnik reservieren

  • Bühne reservieren

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Programm veröffentlichen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Künstler bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kasse vorbereiten

    2 Personen

  • Armbänder sortieren

    2 Personen

  • Gelände inspizieren

    3 Personen

  • Bühne aufbauen lassen

    4 Personen

  • Zelte aufbauen

    5 Personen

  • Ton installieren lassen

    4 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    3 Personen

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Zufahrtsweg markieren

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Catering bereitstellen

    4 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Musikprogramm begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Publikumsbereich sauber halten

    2 Personen

  • Künstler betreuen

  • Auftritte umbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung bedienen

  • Abschlussprogramm ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Bar schließen

    3 Personen

  • Essen sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Ton abbauen

    4 Personen

  • Bühne abbauen lassen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Gelände übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • BiertischeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 8
  • BarunterlagenAnz. 3
  • Bühne
  • Künstler­tischAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • BühnemonitoreAnz. 4
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • InstrumentenkabelAnz. 12
  • XLR-KabelAnz. 16
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • Kasse
  • KartenterminalAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6
  • Megafon

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 8
  • BaustrahlerAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • WeingläserAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 10

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 30

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • FestivalplakateAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • ArmbänderAnz. 250

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 30
  • AbfallgreiferAnz. 4
  • HanddesinfektionsspenderAnz. 6
  • ToilettenpapierhalterAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • WarnwestenAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Location, Bühne und Tontechnik möglichst mehrere Monate vor dem Festival. Kläre dabei auch Stromanschlüsse, Zufahrt für die Anlieferung und den Zeitrahmen für den Aufbau.
  • Lege die Künstlerplanung schriftlich fest und bestätige jeden Auftritt spätestens 7 Tage vorher. Halte Kontakt, Ankunftszeit, Soundcheck und benötigte Anschlüsse pro Act fest.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Personenzahl mindestens 5 Tage vor dem Festival an das Catering weiter. Plane Snacks zusätzlich zum Essen ein, besonders bei langen Programmen.
  • Teile Freiwillige in Schichten von 3 bis 4 Stunden ein und besetze Einlass, Kasse, Bar, Künstlerbetreuung und Abbau getrennt. Lege Ersatzpersonen fest, weil erfahrungsgemäß nicht alle Helfer pünktlich erscheinen.
  • Prüfe am Veranstaltungstag zuerst Gelände, Kabelwege und Fluchtwege, bevor Bühne und Zelte vollständig genutzt werden. Verlege Verlängerungs- und XLR-Kabel mit Kabelmatten und teste Lautsprecher, Monitore, Mikrofone und Beleuchtung vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Musikfestival organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Location, Genehmigungen, Versicherung und Künstlern. Catering, Bühne und Tontechnik sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin reserviert sein.
Wie viele Helfer braucht man für ein Musikfestival?
Für ein kleines Festival solltest du mindestens 8 bis 12 Helfer einplanen, zusätzlich zu Technik und Künstlern. Besetze Einlass, Kasse, Bar, Betreuung und Abbau jeweils mit mindestens einer Person pro Schicht.
Wie viel Getränke braucht man für ein Musikfestival?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Kühlung, Mehrwegbecher und eine Reserve von rund 15 Prozent solltest du spätestens am Vortag bereitstellen.
Wann soll man das Programm eines Musikfestivals veröffentlichen?
Veröffentliche das Programm etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Festival, sobald Künstler und Spielzeiten bestätigt sind. Verschicke Wegbeschreibung und Anreisehinweise spätestens 3 Tage vorher erneut an die angemeldeten Gäste.

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