Checklist para organizar un espectáculo de talentos

Organizar un espectáculo de talentos requiere coordinar participantes, actuaciones, jurado y técnica en el orden correcto. Empieza por fijar la fecha, reservar el lugar y comprobar los permisos; después abre las inscripciones y define las condiciones de participación. Cuando conozcas a los artistas, prepara el programa, recopila la música y confirma presentador, jurado y equipo técnico. Esta checklist también te ayuda a llegar al día del evento con voluntarios, catering e información práctica preparados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Fijar el presupuesto
2 personas
Crear formulario de inscripción
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir el cartel promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Distribuir las actuaciones
2 personas
Confirmar al presentador
Definir el jurado
Establecer criterios del jurado
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Recopilar actuaciones y música
2 personas
Reservar técnica
Encargar premios
Pedir el catering
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Enviar información a los participantes
Compartir ubicación y ruta
Preparar las tarjetas del público
2 personas
Preparar premios y certificados
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Cargar el equipo técnico
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar y orientar las luces
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Repasar las actuaciones
4 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar las hojas de jurado
Exponer los premios de forma visible
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Recibir al público
3 personas
Abrir el programa
2 personas
Coordinar las actuaciones
3 personas
Manejar la música y los micrófonos
2 personas
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Organizar el programa del descanso
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Coordinar las actuaciones de la final
3 personas
Acompañar a los finalistas
2 personas
Anunciar a los ganadores
3 personas
Entregar premios
3 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empacar el equipo
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Informar a los ganadores
Compartir fotos con los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesa del jurado
Percheros para camerinoscant. 4
Perchascant. 60
Percheroscant. 2
Piezas de escenariocant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Portátil
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Atrilescant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Globoscant. 150
Arco de globoscant. 2
Lona de fondo
Estrellas decorativascant. 20
Mantelescant. 12
Carteles de flechascant. 12
Cartel del escenario

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Tijerascant. 3
Jarras medidorascant. 2
Cucharones de servircant. 6

Registro

Caja registradora
Caja registradora
Bolígrafoscant. 30
Pulserascant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150
Hojas de evaluación del juradocant. 30
Portapapelescant. 8
Programascant. 150
Cinta de papelcant. 6
Cinta americanacant. 4
Bloc de notascant. 8

Catering

Premioscant. 3
Certificadoscant. 20
Compras

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Paños de limpiezacant. 20

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de abrir el formulario de inscripción. Reserva también un margen para montaje, pruebas de sonido y desmontaje, no solo el horario del espectáculo.
Incluye en el formulario la duración, las necesidades técnicas y las preferencias dietéticas de cada participante. Confirma la lista definitiva cuando falten entre 7 y 10 días para evitar cambios en el programa.
No dejes la música y la técnica para la última semana. Recopila los archivos con antelación y prueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas durante el montaje.
Prepara un horario separado para participantes, presentador, jurado y voluntarios. Entrega la ubicación, la ruta y la hora de llegada al menos 48 horas antes, junto con las instrucciones de camerinos y escenario.
Calcula el servicio de comida y bebida según el número confirmado de asistentes y prepara la mesa del jurado, las tarjetas del público y los premios antes de que empiece la primera actuación. Reserva al menos 30 minutos para repartir tareas y revisar el plan de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de talentos?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese plazo permite reservar el lugar, comprobar permisos, abrir inscripciones, encargar premios y contratar o reservar la técnica sin trabajar con prisas.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del espectáculo de talentos?: Ciérralas entre 2 y 3 semanas antes del evento. Así tendrás tiempo para distribuir las actuaciones, confirmar participantes, preparar el programa y recopilar música o requisitos técnicos.
¿Cuánto tiempo necesito para las pruebas de sonido?: Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la apertura, además del tiempo de montaje. Prueba cada micrófono, altavoz, cable, foco y pista musical con el equipo que se utilizará durante el espectáculo.
¿Cuándo envío la información a los participantes?: Envía la información completa al menos 48 horas antes. Incluye la hora de llegada, ubicación y ruta, orden de actuación, duración, necesidades técnicas y una persona de contacto para el día del evento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.