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Talentenshow organisieren: Die praktische Checkliste

Eine Talentenshow braucht mehr als eine Bühne und ein Mikrofon. Du musst Beiträge sammeln, Auftritte sinnvoll einteilen, Jury und Moderation koordinieren und Musik sowie Technik rechtzeitig testen. Auch Kleinigkeiten wie Umkleidemöglichkeiten, Kabelsicherung, Publikumsplätze und die Weitergabe von Route und Ablauf werden schnell vergessen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zu den letzten Vorbereitungen am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Budget festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbeplakat verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Auftritte einteilen

    2 Personen

  • Moderator festlegen

  • Jurymitglieder erfassen

  • Jurykriterien festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Auftritte und Musik zusammenstellen

    2 Personen

  • Technik reservieren

  • Preise bestellen

  • Catering bestellen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Ort und Route teilen

  • Publikumskarten vorbereiten

    2 Personen

  • Preise und Zertifikate vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Musikdateien prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Technik verladen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Bühnenfläche freimachen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Licht aufhängen und ausrichten

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musikwiedergabe testen

    2 Personen

  • Auftritte durchgehen

    4 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Jurymaterial bereitlegen

  • Preise sichtbar ausstellen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Programm öffnen

    2 Personen

  • Auftritte betreuen

    3 Personen

  • Musik und Mikrofone bedienen

    2 Personen

  • Jurybewertungen sammeln

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Pausenprogramm gestalten

    2 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Finalauftritte begleiten

    3 Personen

  • Finalisten begleiten

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    3 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Preisträger informieren

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • Jurytisch
  • UmkleideracksAnz. 4
  • KleiderbügelAnz. 60
  • KleiderständerAnz. 2
  • BühnenelementeAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • Laptop
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 10
  • NotenständerAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • BallonbogenAnz. 2
  • Hintergrundtuch
  • DekosterneAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 12
  • WegweiserAnz. 12
  • Bühnenplakat

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ScherenAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6

Registrierung

  • Kasse
  • Geldkassette
  • StifteAnz. 30
  • ArmbänderAnz. 150
  • NamensaufkleberAnz. 150
  • JuryformulareAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 8
  • ProgrammhefteAnz. 150
  • PapierklebebandAnz. 6
  • GewebeklebebandAnz. 4
  • SchreibblöckeAnz. 8

Catering

  • PreiseAnz. 3
  • ZertifikateAnz. 20
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20

Tipps

  • Lege Anmeldeschluss und Teilnehmerzahl früh fest. Plane danach feste Zeitblöcke für Auftritte, Umbauten und Pausen ein, damit das Programm nicht schon beim ersten Technikwechsel aus dem Zeitplan gerät.
  • Teste mindestens eine Woche vor der Show jede Musikdatei mit Laptop, Mischpult und Lautsprechern. Lege zusätzlich eine zweite Kopie der Audiodateien bereit und prüfe, ob alle benötigten Audiokabel vorhanden sind.
  • Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher verschickt: Ankunftszeit, Auftrittsreihenfolge, Zugang zur Umkleide und Anforderungen an die Musik. So kommen Nachfragen nicht gleichzeitig am Veranstaltungstag.
  • Plane Jurytisch, Jurykriterien und Bewertungsbögen vor dem Einlass. Gib jedem Jurymitglied dieselben Kriterien und reserviere für die Beratung einen festen Zeitraum im Ablauf.
  • Sichere Verlängerungskabel und Steckerleisten mit Kabelmatten und markiere Wege zur Bühne. Prüfe außerdem die Beleuchtung vor Beginn, besonders wenn LED-Spots oder Batterielampen an verschiedenen Stellen eingesetzt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Talentenshow organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Budget. Anmeldungen und Teilnehmerbedingungen sollten spätestens 6 Wochen vorher feststehen, damit du Programm, Jury und Technik planen kannst.
Wann sollte der Anmeldeschluss für eine Talentenshow sein?
Setze den Anmeldeschluss etwa 4 bis 6 Wochen vor der Show. So bleiben mindestens 2 Wochen für Rückfragen, die Auftrittsreihenfolge und das Sammeln von Musikdateien.
Wie viel Zeit braucht man pro Auftritt bei einer Talentenshow?
Rechne pro Beitrag nicht nur mit der Auftrittsdauer, sondern mit insgesamt 5 bis 8 Minuten für Ansage, Aufbau, Musikwechsel und Abgang. Bei 12 Auftritten solltest du deshalb mindestens 60 bis 90 Minuten reine Bühnenzeit einplanen.
Wann muss die Technik für eine Talentenshow getestet werden?
Führe den vollständigen Techniktest spätestens 7 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Musikdateien, Beleuchtung und die Stromversorgung.

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