Checklist para organizar un concurso de ciencias sin imprevistos

Organizar un concurso de ciencias requiere coordinar preguntas, equipos, rondas y puntuaciones, además de que la parte técnica funcione a la primera. Empieza fijando la fecha, el lugar y el formato; después cierra las inscripciones y prepara todo el material del concurso. Reserva el proyector, la pantalla y el sonido con antelación, y guarda la presentación sin conexión. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto y a detectar lo que suele quedar para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir el formato del concurso
2 personas
Preparar las rondas del concurso
3 personas
Revisar las preguntas del quiz
3 personas
Comprobar respuestas y explicaciones
2 personas
Preparar preguntas de desempate
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger los equipos y los nombres de los equipos
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el lugar
Reservar proyector y pantalla
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Preparar premios y certificados
2 personas
Diseñar los formularios de respuesta
Diseñar formularios de puntuación
Crear la presentación del quiz
2 personas
Probar la presentación técnica
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Confirmar proveedores y recinto
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir premios y materiales
2 personas
Imprimir formularios y acreditaciones
Guardar los archivos del quiz sin conexión

Evento

Llenar las neveras portátiles
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Numerar las mesas de los equipos
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el portátil y la presentación
2 personas
Probar el micrófono y los altavoces
2 personas
Comprobar la iluminación
Preparar los formularios de respuesta
Preparar las hojas de puntuación
Preparar los bolígrafos
Preparar café y té
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
Reponer la mesa de recepción
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Asignar equipos a las mesas
2 personas
Dar las normas de la casa y las explicaciones
Presentar la primera ronda
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Rellenar las bebidas
Presentar la segunda ronda
Presentar la tercera ronda
Reponer aperitivos
2 personas
Calcular la clasificación provisional
2 personas
Anunciar la pausa de la noche
Presentar la cuarta ronda
Presentar la ronda cinco
Comentar las respuestas y explicaciones
Comprobar la puntuación final
3 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios y certificados
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas

Seguimiento

Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Desmontar mesas y sillas
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los baños
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger las cosas sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesa de registro
Mesa de presentación
Papeleracant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 70
Bandejascant. 70
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas para servircant. 10
Jarrascant. 6

Equipo

Portátil
Portátil de respaldo
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbrico
Altavocescant. 2
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Clic de presentación
Baterías recargablescant. 8
Neveras portátilescant. 3

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Pinzas de servircant. 4
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Manteles individualescant. 8
Números de mesacant. 12
Credencialescant. 70
Bolígrafos para chapascant. 10

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 6

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Soportes para bolsas de basuracant. 4

Artículos de papel

Hojas de respuestacant. 300
Hojas de puntuacióncant. 30
Cuadernillos del quizcant. 70
Bolígrafoscant. 100
Portapapelescant. 30
Bloc de notascant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Papel de impresión
Cinta adhesivacant. 3
Portapapelescant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato y el número de rondas antes de redactar las preguntas. Así puedes calcular cuántas hojas de respuestas, formularios de puntuación y desempates necesitas.
Pide los nombres de los equipos y las preferencias dietéticas al confirmar la inscripción, no durante el registro. Actualiza la lista de participantes al menos 48 horas antes del concurso.
Prueba la presentación completa con el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el micrófono y los altavoces. Lleva también un portátil de respaldo y guarda los archivos del quiz sin conexión.
Prepara una mesa de registro separada de la mesa de presentación. Deja allí las acreditaciones, los formularios impresos y el material necesario para que la llegada no interrumpa la primera ronda.
Calcula el catering según el número confirmado de participantes y revisa vasos, tazas, platos, cubiertos, jarras y bandejas antes de comprar. Las bebidas calientes necesitan cafetera o teteras, termos y una zona donde servirlas sin bloquear el paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que preparar un concurso de ciencias?: Fija la fecha y reserva el lugar al menos 6 semanas antes. Deja cerradas las preguntas, las respuestas, las explicaciones y los formularios como mínimo 10 días antes, para disponer de tiempo para revisarlos.
¿Qué material técnico necesito para un concurso de ciencias?: Como base, necesitas un portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores, regletas, micrófono y altavoces. Haz una prueba técnica completa 24 horas antes y lleva un portátil de respaldo con la presentación guardada sin conexión.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y los equipos?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Pide entonces el nombre de cada equipo y las preferencias dietéticas, y prepara la lista final de participantes al menos 48 horas antes.
¿Cuántas preguntas de desempate hay que preparar?: Prepara al menos 3 preguntas de desempate, aunque esperes una sola situación igualada. Revísalas junto con las respuestas y las explicaciones antes de imprimir los formularios y las acreditaciones.

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