Checklist para organizar una Fiesta del personal sin olvidos

Una Fiesta del personal necesita más que reservar un lugar y encargar comida. Esta checklist reúne la preparación de invitados, catering, actividades, música, decoración y material necesario, en el orden en que conviene resolverlo. Empieza cerrando fecha y lugar, y termina comprobando el inventario, el menú y la presentación. Así sabrás qué está pendiente y qué debes confirmar antes de que lleguen los asistentes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Confirmar la reserva
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Llamar de seguimiento a las inscripciones
Determinar el número definitivo
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Ajustar la música
Elegir actividades
2 personas
Reunir el material de juego
2 personas
Pedir decoración
Comprobar el menú
2 personas
Comunicar las alergias al catering
Elaborar el programa
2 personas
Hacer la distribución de tareas
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Hacer el cartel de bienvenida
Crear la lista de reproducción
Comprobar la presentación
2 personas
Imprimir las reglas del juego
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Confirmar la hora del catering
Recoger las llaves del recinto
Inspeccionar el lugar
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar la barra
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar los cubiertos
2 personas
Preparar los vasos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar la música
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Colocar los tarjeteros
Comprobar los baños

Evento

Atender la mesa de bienvenida
2 personas
Recibir a los invitados
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar la actividad de equipo
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir el bufé
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el postre
2 personas
Coordinar el momento de fotos
Coordinar la entrega de premios
2 personas
Coordinar la música y el baile
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Cerrar comida y bebida
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger los vasos
2 personas
Clasificar residuos
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Recoger los materiales de alquiler
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 55
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Perchero
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 70
Copas de cervezacant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Cubiertoscant. 60

Decoración

Mantelescant. 8
Porta-servilletascant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Decoraciones de mesacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 60
Cartel de bienvenida
Accesorios para fotoscant. 20
Premioscant. 6

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables de cargacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Teterascant. 2

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas de piecant. 2
Linternas a pilascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cucharillas para heladocant. 2
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Bandejascant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de limpiezacant. 12

Material deportivo

Cintas del equipocant. 10
Conoscant. 12
Tarjetas de tareascant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de redactar las invitaciones. Confirma la reserva por escrito y anota horarios de acceso, montaje y desmontaje.
Envía las invitaciones con varias semanas de margen y fija una fecha límite para responder. Después, haz una llamada de seguimiento a quienes no hayan contestado y recoge alergias y preferencias dietéticas.
No pidas el catering hasta tener un número provisional de asistentes; confirma el número definitivo varios días antes y comunica las alergias directamente al proveedor. Comprueba el menú cuando llegue, no solo al hacer el pedido.
Prepara el programa, la distribución de tareas y las reglas de los juegos antes del día del evento. Imprime las reglas, las tarjetas con nombres y el cartel de bienvenida para no depender del portátil o del móvil.
Haz un inventario final de mesas, sillas, vajilla, vasos, manteles, altavoces y micrófono. Reserva tiempo para montar la decoración, probar la presentación y crear la lista de reproducción antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Fiesta del personal?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para cerrar fecha, lugar, invitados y catering. Deja la confirmación del número definitivo y las alergias para varios días antes del evento.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones de la Fiesta del personal?: Envíalas al menos 3 semanas antes y establece una fecha límite de respuesta de 7 a 10 días antes. Así tendrás tiempo para llamar a quienes no hayan respondido y ajustar el catering.
¿Qué material necesito para una Fiesta del personal?: Calcula mesas, sillas, mesas de buffet, vajilla, cubiertos, vasos y elementos de decoración según el número final de asistentes. Añade altavoces, micrófono, portátil, material de juego y premios si forman parte del programa.
¿Cuándo debo confirmar el catering y el menú?: Haz el pedido cuando tengas una primera cifra de asistentes y confirma el número definitivo entre 3 y 5 días antes. Comunica las alergias al catering en ese momento y revisa el menú antes de servirlo.

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