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Fête du personnel : la checklist pour tout organiser

Une fête du personnel réussie se prépare bien avant le jour J : il faut d’abord bloquer la date, confirmer le lieu et suivre les inscriptions. Cette checklist rassemble 79 tâches et 60 fournitures pour avancer dans le bon ordre, du traiteur aux activités. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les détails souvent traités trop tard, comme les allergies, les badges nominatifs, le matériel de jeu ou la répartition des rôles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Confirmer la réservation

  • Établir la liste des invités

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Relancer les inscriptions par téléphone

  • Déterminer le nombre définitif

    2 personnes

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Ajuster la musique

  • Choisir les activités

    2 personnes

  • Rassembler le matériel de jeu

    2 personnes

  • Commander la décoration

  • Vérifier le menu

    2 personnes

  • Transmettre les allergies au traiteur

  • Élaborer le programme

    2 personnes

  • Répartir les rôles

    2 personnes

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Créer le panneau d’accueil

  • Composer la playlist

  • Vérifier la présentation

    2 personnes

  • Imprimer les règles du jeu

  • Vérifier les stocks

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Confirmer l’heure du service traiteur

  • Récupérer les clés du lieu

  • Inspecter le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Monter le buffet

    3 personnes

  • Aménager le bar

    2 personnes

  • Préparer la vaisselle

    2 personnes

  • Préparer les couverts

    2 personnes

  • Préparer les verres

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer l’éclairage

    2 personnes

  • Brancher la musique

    2 personnes

  • Préparer les présentations

    2 personnes

  • Disposer les badges nominatifs

  • Vérifier les toilettes

Événement

  • Tenir la table d’accueil

    2 personnes

  • Accueillir les invités

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Annoncer le programme

  • Encadrer l’activité d’équipe

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ouvrir le buffet

    2 personnes

  • Servir le buffet

    3 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir le dessert

    2 personnes

  • Animer le moment photo

  • Animer la remise des prix

    2 personnes

  • Animer la musique et la danse

    2 personnes

  • Dégager les tables au fil de l’événement

    2 personnes

  • Vider les poubelles

  • Raccompagner les invités

    2 personnes

Suivi

  • Clore le service de nourriture et boissons

    2 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les verres

    2 personnes

  • Trier les déchets

    2 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer la cuisine

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Emballer les restes

    2 personnes

  • Rassembler le matériel de location

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

  • Conserver les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 55
  • Tables de buffetqté 3
  • Tabourets de barqté 6
  • Portant à vêtements
  • Poubellesqté 6

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 60
  • Assiettes à dessertqté 60
  • Tasses à caféqté 60
  • Verres à eauqté 70
  • Verres à vinqté 70
  • Verres à bièreqté 60
  • Cuillères à caféqté 60
  • Louchesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Couvertsqté 60

Décoration

  • Nappesqté 8
  • Porte-serviettesqté 8
  • Ballonsqté 100
  • Ruban pour ballonsqté 2
  • Guirlandesqté 8
  • Décorations de tableqté 8
  • Badges nominatifsqté 60
  • Panneau d’accueil
  • Accessoires photoqté 20
  • Prixqté 6

Équipement

  • Haut-parleurs Bluetoothqté 2
  • Microphone
  • Pied de microphone
  • Ordinateur portable
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Câbles de rechargeqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4
  • Bouilloiresqté 2

Éclairage

  • Éclairage d’ambianceqté 6
  • Guirlandes lumineusesqté 4
  • Lampadairesqté 2
  • Lampes à pilesqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Salon des chefsqté 4
  • Saladiersqté 4
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Cuillères à glaceqté 2
  • Tire-bouchonsqté 4
  • Tire-bouchonsqté 3
  • Plateauxqté 6

Nettoyage

  • Seaux de nettoyageqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Balai et pelleqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Chiffons de nettoyageqté 12

Matériel de sport

  • Rubans d’équipeqté 10
  • Cônesqté 12
  • Cartes de missionsqté 30

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par la date, le lieu et la liste des invités. Envoyez les invitations assez tôt pour pouvoir relancer par téléphone les personnes qui n’ont pas répondu.
  • Fixez une date limite d’inscription, puis déterminez le nombre définitif avant de commander le catering. Transmettez les allergies au traiteur dès que les réponses sont consolidées.
  • Préparez le déroulement avant de choisir les activités et la musique. Prévoyez un programme clair, des règles de jeu imprimées et une personne responsable de chaque étape.
  • Vérifiez le matériel au moins quelques jours avant la fête : tables, chaises, vaisselle, verres, poubelles, haut-parleurs, microphone et ordinateur portable doivent être disponibles et en état de marche.
  • Ne gardez pas les éléments d’accueil pour le dernier moment. Préparez les badges nominatifs, le panneau d’accueil, la décoration et les accessoires photo avant l’installation, puis vérifiez la présentation sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête du personnel ?
Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer le nombre de repas.
Quand faut-il commander le catering pour une fête du personnel ?
Commandez le catering après la clôture des inscriptions et au moins 7 à 10 jours avant la fête. Gardez une liste précise des allergies et transmettez-la au traiteur avant la confirmation finale.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?
Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite de réponse. Relancez les non-répondants environ 7 jours avant cette échéance pour obtenir un nombre fiable.
Que vérifier la veille d’une fête du personnel ?
La veille, contrôlez les stocks, la vaisselle, les tables, les chaises, la décoration et le matériel technique. Vérifiez aussi le programme, les rôles, les badges et les règles des jeux afin de ne rien devoir improviser le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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