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Mitarbeiterfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Mitarbeiterfeier braucht mehr als einen reservierten Raum und etwas Catering. Lege zuerst Termin, Ort und Gästeliste fest, damit Einladungen und Anmeldungen rechtzeitig laufen. Danach folgen Menü, Allergien, Programm, Rollen und Technik. Kurz vor dem Termin entscheidest du die endgültige Personenzahl und prüfst, ob Tische, Geschirr, Gläser, Dekoration und Präsentation vollständig bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Reservierung bestätigen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen nachfassen

  • Endgültige Anzahl festlegen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Musik abstimmen

  • Aktivitäten auswählen

    2 Personen

  • Spielmaterial sammeln

    2 Personen

  • Dekoration bestellen

  • Speisekarte prüfen

    2 Personen

  • Allergien dem Caterer mitteilen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Rollenverteilung erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Willkommensschild erstellen

  • Playlist zusammenstellen

  • Präsentation prüfen

    2 Personen

  • Spielregeln drucken

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Cateringzeit bestätigen

  • Standortschlüssel abholen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Bar einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Besteck auslegen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Musik anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Teamaktivität begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

  • Preisverleihung betreuen

    2 Personen

  • Musik und Tanz begleiten

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Speisen und Getränke abschließen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Mietmaterialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 6
  • Kleiderständer
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 70
  • BiergläserAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6
  • BestecksetsAnz. 60

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdekorationenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • Willkommensschild
  • FotopropsAnz. 20
  • PreiseAnz. 6

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadekabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4
  • StehlampenAnz. 2
  • BatterielaternenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • EislöffelAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3
  • TablettsAnz. 6

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • PutztücherAnz. 12

Sportmaterial

  • Team-BändchenAnz. 10
  • KegelAnz. 12
  • AufgabenkartenAnz. 30

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Feier. Bitte um eine Rückmeldung mit Frist und frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und Allergien.
  • Melde die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vor der Feier an das Catering. Gib Allergien nicht nur in der Anmeldung, sondern zusätzlich gesammelt an den Caterer weiter.
  • Plane für den Einlass eine feste Person und halte Namensschilder sowie ein Willkommensschild mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit. So entsteht kein Stau, während andere Gäste noch eintreffen.
  • Teste Laptop, Präsentation, Bluetooth-Lautsprecher und Mikrofon am Veranstaltungsort mindestens 1 Tag vorher. Prüfe dabei auch, ob ein Mikrofonständer und die nötigen Anschlüsse vorhanden sind.
  • Rechne Geschirr und Gläser für die bestätigte Gästezahl plus etwa 10 Prozent Reserve. Kontrolliere Teller, Besteck, Kaffee- und Wassergläser sowie Servierlöffel vor dem Aufbau, nicht erst beim Buffet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Mitarbeiterfeier planen?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Gästeliste. Einladungen sollten 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Nachfassaktionen und Catering noch möglich sind.
Wann muss die endgültige Gästezahl für die Mitarbeiterfeier feststehen?
Lege die endgültige Anzahl spätestens 7 Tage vor der Feier fest. Danach kannst du Catering, Sitzplätze, Namensschilder, Geschirr und Getränkegläser passend vorbereiten.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Mitarbeiterfeier?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Wasser sollte während der gesamten Feier verfügbar sein; die genaue Menge hängt von Dauer, Essen und Alkoholangebot ab.
Wann sollte man Allergien dem Caterer mitteilen?
Sammle Allergien und Ernährungswünsche mit der Anmeldung und gib sie spätestens 7 Tage vor der Feier gesammelt an den Caterer weiter. Prüfe am Veranstaltungstag, ob die entsprechenden Speisen eindeutig gekennzeichnet sind.

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