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Ergonomie-Training organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Ein Ergonomie-Training braucht mehr Vorbereitung als nur einen gebuchten Trainer. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Raum, Technik und Übungsmaterialien rechtzeitig zusammenbringen. Plane außerdem Zeit für den Aufbau von Tischen, Stühlen, Registrierung und Buffet ein. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung bis zum Empfang der Teilnehmenden und hilft dir, typische Versäumnisse wie einen ungeprüften Beamer oder fehlende Arbeitsblätter zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Trainer und Programm bestätigen

  • Trainingsraum reservieren

  • Catering reservieren

  • Präsentation prüfen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Teilnehmer erinnern

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

  • Präsentation testen

  • Übungsmaterialien bereitlegen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Ergonomische Arbeitshaltung erklären

  • Praxisübungen begleiten

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Arbeitsplatzanalysen durchführen

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Persönliche Aktionspläne ausfüllen

  • Handouts verteilen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Materialien aufräumen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Abfall entsorgen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Teilnehmermaterial nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 34
  • TischeAnz. 6
  • Registrierungstisch
  • Buffet-TischAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Präsentationsklicker

Trainingsmaterial

  • ArbeitsblätterAnz. 34
  • NotizblöckeAnz. 34
  • KugelschreiberAnz. 40
  • NamensschilderAnz. 34
  • Flipchart
  • FlipchartblätterAnz. 20
  • MarkerAnz. 6
  • Ergonomische MäuseAnz. 4
  • Ergonomische TastaturenAnz. 4
  • FußstützenAnz. 4
  • LaptopständerAnz. 4
  • Ergonomische SitzkissenAnz. 4
  • ÜbungsmattenAnz. 10

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 40
  • TrinkgläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Trainer, Programm und Trainingsraum spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei, ob genügend Platz für praktische Übungen mit Übungsmatten, Fußstützen und ergonomischen Sitzkissen vorhanden ist.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vorher. So kann das Catering die richtige Menge für das Mittagsbuffet einplanen, statt kurzfristig nachbessern zu müssen.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Präsentation und Präsentationsklicker am Vortag vollständig. Lege außerdem Verlängerungskabel bereit und speichere die Präsentation zusätzlich lokal auf dem Laptop.
  • Drucke Arbeitsblätter und stelle Notizblöcke, Kugelschreiber, Namensschilder, Flipchartblätter und Marker mindestens einen Werktag vorher zusammen. Fehlende Unterlagen fallen oft erst auf, wenn die erste Übung bereits beginnen soll.
  • Öffne und lüfte den Raum mindestens 30 Minuten vor dem Empfang. Baue Registrierungstisch, Kaffee und Tee sowie das Buffet frühzeitig auf, damit du während der Anmeldung nicht gleichzeitig Technik anschließen oder Materialien verteilen musst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Ergonomie-Training organisieren?
Beginne idealerweise drei bis vier Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Einladungen, Trainer und Raum. Spätestens sieben Tage vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Catering feststehen.
Was braucht man für ein Ergonomie-Training im Raum?
Plane Tische und Stühle, einen Registrierungstisch sowie Laptop, Beamer, Leinwand und mindestens ein Verlängerungskabel ein. Für die Übungen werden je nach Programm unter anderem ergonomische Mäuse, Tastaturen, Fußstützen, Laptopständer und Sitzkissen benötigt.
Wann sollte die Technik für das Training getestet werden?
Teste Präsentation, Beamer und Klicker spätestens am Vortag und noch einmal beim Aufbau. Rechne am Veranstaltungstag mit mindestens 30 Minuten für Anschlüsse, Bildprüfung und das Bereitlegen der Übungsmaterialien.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Ergonomie-Trainings?
Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Registrierung, Technik, Arbeitsblätter, Übungsmaterialien sowie Kaffee und Tee ein. Wenn Buffet und praktische Stationen aufgebaut werden, sind 90 Minuten sicherer.

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