Ein fünftägiges Sommercamp organisieren

Bei einem fünftägigen Sommercamp entscheidet nicht das Tagesprogramm allein über den Ablauf, sondern die Vorbereitung im richtigen Reihenfolge. Lege zuerst Termin und Gelände fest, kläre danach Anmeldungen, Gesundheitsdaten und Einverständniserklärungen. Anschließend folgen Reservierungen, Zelt- und Zimmeraufteilung, Transport sowie die Versorgung vor Ort. Plane die letzten zwei Tage vor der Abfahrt ausschließlich für Materialkontrolle, Einkauf, Kühlung und das Beladen ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Campdatum und Gelände festlegen
2 Personen
2
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Medizinische Daten erfassen
7
Einverständniserklärungen prüfen
2 Personen
8
Teilnehmerinformationen versenden
9
Transport zum Camp organisieren
2 Personen
10
Campingplatz reservieren
11
Aktivitätsorte reservieren
2 Personen
12
Zimmergruppen und Zeltaufteilung erstellen
2 Personen
13
Tagesprogramm ausarbeiten
3 Personen
14
Spielmaterialien sammeln
2 Personen
15
Campregeln ausdrucken
16
Notfallkontakte ausdrucken
17
Zeltmaterial prüfen
2 Personen
18
Kochmaterial prüfen
2 Personen
19
Erste-Hilfe-Material auffüllen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Haltbare Lebensmittel sortieren
2 Personen
23
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
24
Gepäck und Materialien laden
4 Personen
25
Teilnehmerliste bereitlegen

Event

26
Gelände und Sanitärbereich inspizieren
2 Personen
27
Campinggelände absperren
2 Personen
28
Zelte aufbauen
5 Personen
29
Küchenzelt einrichten
3 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
31
Teilnehmende empfangen
4 Personen
32
Anwesenheit erfassen
2 Personen
33
Gepäck zu den Zelten bringen
4 Personen
34
Campregeln und Gelände erklären
3 Personen
35
Kennenlernspiel anleiten
3 Personen
36
Abendessen vorbereiten
3 Personen
37
Abendessen servieren
3 Personen
38
Getränke nachfüllen
39
Abendspiel begleiten
4 Personen
40
Abendrunde durchführen
3 Personen
41
Frühstück vorbereiten
3 Personen
42
Frühstück servieren
3 Personen
43
Morgenspiel begleiten
4 Personen
44
Lunchpakete vorbereiten
3 Personen
45
Nachmittagsausflug begleiten
5 Personen
46
Abendessen zubereiten
4 Personen
47
Abendessen servieren
3 Personen
48
Lagerfeuerabend begleiten
4 Personen
49
Tagesprogramm für Tag zwei vorbereiten
2 Personen
50
Frühstück und Kaffee vorbereiten
3 Personen
51
Sportturnier betreuen
4 Personen
52
Mittagessen vorbereiten
3 Personen
53
Bastelaktivität betreuen
3 Personen
54
Nachmittagsgetränke nachfüllen
55
Grill vorbereiten
4 Personen
56
Barbecue servieren
4 Personen
57
Nachtspiel begleiten
5 Personen
58
Frühstück bereitstellen
3 Personen
59
Orientierungstour begleiten
5 Personen
60
Mittagessen servieren
3 Personen
61
Freien Nachmittag begleiten
4 Personen
62
Abendessen kochen
4 Personen
63
Bunter Abend moderieren
4 Personen
64
Frühstück und Lunchpakete vorbereiten
3 Personen
65
Abschließendes Gruppenspiel anleiten
4 Personen
66
Zelte leeren
5 Personen
67
Gepäck sammeln
4 Personen
68
Letztes Mittagessen servieren
3 Personen
69
Teilnehmende verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

70
Zelte abbauen
5 Personen
71
Küchenmaterial einpacken
3 Personen
72
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
73
Gelände reinigen
4 Personen
74
Sanitärbereich reinigen
2 Personen
75
Zeltplatz übergeben
2 Personen
76
Materialien ausladen
4 Personen
77
Campingausrüstung trocknen lassen
2 Personen
78
Materialien reinigen
3 Personen
79
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
80
Fundsachen zurückbringen
81
Eltern über den Abschluss informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 36
BiertischeAnz. 4

Campen

Zelte für TeilnehmerAnz. 8
Betreuerzelt
Küchenzelt
BodenplanenAnz. 10
LuftmatratzenAnz. 30
SchlafsäckeAnz. 30
KissenAnz. 30
PicknickdeckenAnz. 6
ZeltpflöckeAnz. 80
HammerAnz. 4
SeilAnz. 3

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 50
TassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 5
KüchenmesserAnz. 6

Küche

Große KochtöpfeAnz. 4
PfannenAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
GasbrennerAnz. 4
GasflaschenAnz. 4
KühlboxenAnz. 5
SchneidebretterAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
GrillsAnz. 2
FeuerzeugeAnz. 4

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 12
StirnlampenAnz. 8

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
VolleyballAnz. 2
FrisbeesAnz. 6
TennisbälleAnz. 12
SpringseileAnz. 8
KegelAnz. 24
KompassAnz. 10
StoppuhrenAnz. 4
WasserballonsAnz. 200

Aktivitäten

BastelpapierAnz. 2
FilzstifteAnz. 4
MaltsetsAnz. 4
PinselAnz. 24
ScherenAnz. 12
KleberAnz. 12
SpielkartenAnz. 6
BrettspieleAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
PfeifenAnz. 8
WarnwestenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2

Dekoration

WimpelketteAnz. 6
NamensschilderAnz. 40
Wasserfeste StifteAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 4
BlickfängerAnz. 2
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen erst, wenn Termin, Gelände und Anmeldeschluss feststehen. Plane für die Auswertung der Rückmeldungen mindestens 7 Tage ein, damit Ernährungswünsche, medizinische Daten und Einverständniserklärungen vollständig vorliegen.
Reserviere Campingplatz und Aktivitätsorte, sobald die Teilnehmerzahl absehbar ist. Lege danach Zimmergruppen und Zeltaufteilung an; eine vorläufige Einteilung spätestens 14 Tage vor Beginn verhindert Diskussionen beim Ankommen.
Erstelle das Tagesprogramm für alle 5 Tage mit festen Essens-, Ruhe- und Betreuungszeiten. Drucke Campregeln, Notfallkontakte und Teilnehmerinformationen zusätzlich aus, statt dich vor Ort auf einzelne Handys zu verlassen.
Prüfe Zelte, Bodenplanen, Pflöcke, Hammer und Seil mindestens 7 Tage vor der Abfahrt. Kontrolliere ebenso Küchenzelt, Gasbrenner, Gasflaschen und Kochmaterial, damit fehlende Ausrüstung noch ersetzt werden kann.
Teile den Einkauf in haltbare Lebensmittel und Kühlprodukte auf. Sortiere die haltbaren Vorräte am Vortag, lagere Kühlprodukte gekühlt und lade Gepäck sowie Materialien erst nach der letzten Teilnehmerlisten-Kontrolle.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein fünftägiges Sommercamp planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Gelände und Reservierungen. Spätestens 14 Tage vor dem Start sollten Anmeldungen, Gesundheitsdaten und Einverständniserklärungen geprüft sein.
Wann sollte man die Teilnehmerliste für ein Sommercamp abschließen?: Lege einen verbindlichen Anmeldeschluss etwa 3 Wochen vor Campbeginn fest. So bleiben mindestens 14 Tage für Zelt- und Zimmeraufteilung, Transportplanung und die Zusammenstellung individueller Informationen.
Wie viel Zeit braucht die Materialkontrolle vor dem Sommercamp?: Plane eine vollständige Kontrolle 7 Tage vor der Abfahrt ein und eine kurze Endkontrolle am Vortag. Prüfe dabei getrennt Camping-, Küchen-, Erste-Hilfe- und Spielmaterial, damit fehlende Dinge rechtzeitig auffallen.
Wann sollte man für ein fünftägiges Sommercamp einkaufen?: Kaufe haltbare Lebensmittel 2 bis 3 Tage vorher und Kühlprodukte möglichst am Tag vor der Abfahrt. Lagere die Kühlware sofort gekühlt und sortiere alle Vorräte vor dem Beladen nach Nutzungstag oder Mahlzeit.

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