Eine Willkommensveranstaltung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Willkommensveranstaltung entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf. Reserviere zuerst die Location, verschicke die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Danach folgen Programm, Wegbeschreibung, Einkauf und Vorbereitung. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbau für Empfang, Buffet und Technik, damit Gäste nicht suchen müssen und direkt begrüßt werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Programm finalisieren
2 Personen
- 6
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 7
Wegbeschreibung versenden
- 8
Zugang mit Standort bestätigen
- 9
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 10
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
- 11
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
- 12
Getränke kühlen
2 Personen
- 13
Buffetkomponenten vorbereiten
3 Personen
- 14
Willkommensschild drucken
- 15
Geräte testen
2 Personen
Event
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 18
Empfangstresen einrichten
2 Personen
- 19
Buffet und Getränkestation aufbauen
3 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Namensschilder bereitlegen
- 22
Snacks und Buffet bereitstellen
3 Personen
- 23
Technik und Musik einstellen
2 Personen
- 24
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 25
Gäste willkommen heißen
2 Personen
- 26
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 27
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 28
Snacks auffüllen
2 Personen
- 29
Begrüßungsrede moderieren
- 30
Buffet ausgeben
3 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Geschirr sammeln
2 Personen
- 33
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 34
Reste sicher verpacken
2 Personen
- 35
Buffet und Küche aufräumen
3 Personen
- 36
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 37
Abfall sortieren und entsorgen
2 Personen
- 38
Location reinigen
3 Personen
- 39
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 40
Dekoration entfernen
2 Personen
- 41
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 3
- Willkommensschalter
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- TellerAnz. 70
- SchälchenAnz. 60
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- MesserAnz. 70
- GabelnAnz. 70
- LöffelAnz. 70
Küche
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
Dekoration
- Willkommensschild
- TischdeckenAnz. 8
- WimpelkettenAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 5
- NamensschildhalterAnz. 60
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Anmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin fest. Erfasse dabei nicht nur Zu- und Absagen, sondern auch Ernährungswünsche, damit du das Buffet passend planen kannst.
- Verschicke Wegbeschreibung und Zugangsinformationen einige Tage vorher noch einmal. Bestätige insbesondere den genauen Standort, wenn die Location mehrere Eingänge oder Gebäudeteile hat.
- Teile Einkäufe nach Haltbarkeit auf: haltbare Lebensmittel und Getränke zuerst, frische Zutaten kurz vor der Veranstaltung. Kühle Getränke mindestens 3 bis 4 Stunden vorher und halte Kühlboxen für Nachschub bereit.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Empfangszeitpunkt. Stelle Tische, Stühle, Empfangstresen und Buffet zuerst auf; Namensschilder, Willkommensschild und Dekoration kommen danach an ihre festen Plätze.
- Teste Laptop, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste. Besetze den Empfangstresen mindestens 15 Minuten vorher und lege Namensschilder, Stifte und Programm sichtbar bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Willkommensveranstaltung planen?
- Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit der Location und der Gästeliste. Einladungen sollten etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig auswerten kannst.
- Wann soll ich die Getränke für die Willkommensveranstaltung kühlen?
- Kühle die Getränke mindestens 3 bis 4 Stunden vor Beginn. Bei größeren Mengen solltest du zusätzlich Kühlboxen oder einen zweiten Kühlort einplanen, damit am Empfang nicht alles gleichzeitig ausgeht.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Willkommensveranstaltung?
- Plane für Möbel, Empfang, Buffet, Dekoration und Technik mindestens 90 Minuten ein. Öffne die Location etwa 2 Stunden vorher, wenn Tische, Stühle und ein Buffet aufgebaut werden müssen.
- Wann bereitet man Namensschilder und Willkommensschild vor?
- Drucke und sortiere die Namensschilder spätestens am Vortag. Das Willkommensschild und die Namensschildhalter sollten beim Aufbau, spätestens 30 Minuten vor dem Einlass, bereitstehen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!