LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Zo organiseer je een welkomstbijeenkomst

Begin met de locatie, het aantal verwachte gasten en het doel van de bijeenkomst. Werk daarna in deze volgorde: uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verwerken, programma vastleggen en materialen controleren. Plan de opbouw ruim vóór de ontvangst, zodat tafels, buffet, welkomstbalie en techniek niet door elkaar lopen. De meeste problemen ontstaan doordat toegang, routebeschrijving, verse boodschappen of naamkaartjes te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • 1

    Locatie reserveren

  • 2

    Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • 3

    Aanmeldingen verwerken

  • 4

    Dieetwensen verzamelen

  • 5

    Programma definitief maken

    2 personen

  • 6

    Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • 7

    Routebeschrijving versturen

  • 8

    Toegang met locatie bevestigen

  • 9

    Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • 10

    Houdbare boodschappen doen

    2 personen

  • 11

    Verse boodschappen doen

    2 personen

  • 12

    Dranken koelen

    2 personen

  • 13

    Buffetonderdelen voorbereiden

    3 personen

  • 14

    Welkomstbord printen

  • 15

    Apparatuur testen

    2 personen

Event

  • 16

    Locatie openen

    2 personen

  • 17

    Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • 18

    Welkomstbalie inrichten

    2 personen

  • 19

    Buffet en drankpunt opbouwen

    3 personen

  • 20

    Versiering ophangen

    2 personen

  • 21

    Naamkaartjes klaarleggen

  • 22

    Hapjes en buffet klaarzetten

    3 personen

  • 23

    Techniek en muziek instellen

    2 personen

  • 24

    Ontvangstbalie bemannen

    2 personen

  • 25

    Gasten welkom heten

    2 personen

  • 26

    Naamkaartjes uitdelen

    2 personen

  • 27

    Koffie en thee serveren

    2 personen

  • 28

    Hapjes aanvullen

    2 personen

  • 29

    Welkomstwoord begeleiden

  • 30

    Buffet uitserveren

    3 personen

  • 31

    Dranken bijvullen

    2 personen

  • 32

    Servies verzamelen

    2 personen

  • 33

    Gasten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • 34

    Restanten veilig verpakken

    2 personen

  • 35

    Buffet en keuken opruimen

    3 personen

  • 36

    Servies afwassen

    2 personen

  • 37

    Afval sorteren en wegbrengen

    2 personen

  • 38

    Locatie schoonmaken

    3 personen

  • 39

    Meubilair terugplaatsen

    3 personen

  • 40

    Decoratie verwijderen

    2 personen

  • 41

    Geleende spullen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 60
  • Tafelsaantal 8
  • Buffettafelsaantal 3
  • Welkomstbalie
  • Kapstokkenaantal 2

Servies

  • Bordenaantal 70
  • Kommetjesaantal 60
  • Glazenaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Messenaantal 70
  • Vorkenaantal 70
  • Lepelsaantal 70

Keuken

  • Serveerbladenaantal 8
  • Serveertangenaantal 6
  • Opscheplepelsaantal 6
  • Koffiekannenaantal 3
  • Thermoskannenaantal 4
  • Snijplankenaantal 3
  • Koksmesaantal 2
  • Koelboxenaantal 3

Apparatuur

  • Bluetoothspeakersaantal 2
  • Microfoon
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Laptop

Decoratie

  • Welkomstbord
  • Tafelkledenaantal 8
  • Vlaggenlijnenaantal 4
  • Bloemstukkenaantal 5
  • Naamkaarthoudersaantal 60

Verlichting

  • Ledlichtsnoerenaantal 4
  • Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Bezemaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Dweilmoppenaantal 2
  • Emmersaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Vraag uiterlijk één week vooraf om aanmeldingen en dieetwensen. Gebruik het definitieve aantal gasten daarna voor buffet, servies, stoelen en naamkaartjes.
  • Leg het programma minstens drie dagen vooraf vast en test laptop, microfoon, Bluetoothspeaker, stekkerdozen en verlengkabels vóór je de locatie opent.
  • Doe houdbare boodschappen eerder en haal verse boodschappen bij voorkeur één dag vooraf. Koel dranken tijdig en controleer of je koelboxen of koelkasten genoeg ruimte hebben.
  • Plan de opbouw in vaste zones: ontvangstbalie bij de ingang, naamkaartjes direct daarnaast en buffet en drankpunt op een plek waar geen opstopping ontstaat.
  • Print het welkomstbord en de routebeschrijving uiterlijk de dag ervoor. Bevestig toegang met de locatie en regel wie de ontvangstbalie bemant voordat de eerste gast arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een welkomstbijeenkomst?
Reserveer de locatie en verstuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Plan de definitieve controle van aanmeldingen, dieetwensen en materialen in de laatste week.
Wanneer moet je de catering voor een welkomstbijeenkomst regelen?
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en bepaal daarna het definitieve aantal. Doe houdbare boodschappen eerder en haal verse producten maximaal 1 dag voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een welkomstbijeenkomst op te bouwen?
Reken op 2 tot 3 uur voor het openen van de locatie, het opstellen van tafels en stoelen, het inrichten van de ontvangstbalie en het klaarzetten van buffet en techniek. Test apparatuur vóór de gasten binnenkomen.
Wanneer maak je naamkaartjes voor een welkomstbijeenkomst?
Maak ze zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 3 tot 5 dagen vooraf. Leg ze op de dag zelf per alfabet of andere vaste volgorde klaar bij de welkomstbalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!