Einen Weltgipfel Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Weltgipfel greifen Programm, internationale Gäste und logistische Abläufe eng ineinander. Beginne mit Termin, Ort und Thema, bevor du Referenten anfragst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Barrierefreiheit, Übersetzung, Catering, Technik, Transport und Sicherheit. Plane außerdem feste Fristen für Präsentationen, Namensschilder und das Sprecherbriefing ein. So erkennst du Engpässe früh und vermeidest, dass wichtige Informationen erst am Veranstaltungstag fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm und Thema festlegen
3 Personen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
11
Besucherliste prüfen
2 Personen
12
Namensschilder vorbereiten
3 Personen
13
Programm drucken
2 Personen
14
Sprecherbriefing versenden
15
Präsentationen sammeln
2 Personen
16
Präsentationen prüfen
2 Personen
17
Catering reservieren
18
Technik reservieren
19
Übersetzungsgeräte reservieren
20
Sicherheit buchen
21
Parkplätze reservieren
22
Transport für Gäste organisieren
2 Personen
23
Routen- und Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
24
Badges sortieren
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Empfangstresen vorbereiten
2 Personen
28
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Catering-Tische bereitstellen
2 Personen
32
Dekoration aufhängen
2 Personen
33
Licht und Strom anschließen
2 Personen
34
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
35
Bildschirme anschließen
2 Personen
36
Mikrofone testen
2 Personen
37
Dolmetschkabinen testen
2 Personen
38
WLAN und Präsentationsnetzwerk testen
2 Personen
39
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
40
Catering bereitstellen
4 Personen

Event

41
Referenten empfangen
2 Personen
42
Teilnehmer registrieren
5 Personen
43
Namensschilder ausgeben
3 Personen
44
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
45
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
46
Referenten zum Saal begleiten
2 Personen
47
Präsentationen betreuen
2 Personen
48
Mikrofone verwalten
2 Personen
49
Übersetzungsgeräte austeilen
2 Personen
50
Übersetzungsgeräte einsammeln
2 Personen
51
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
52
Snacks servieren
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
3 Personen
54
Mittagsbuffet aufbauen
5 Personen
55
Mittagsbuffet bedienen
5 Personen
56
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
57
Buffet zwischendurch auffüllen
3 Personen
58
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
59
Teilnehmer auf Parallelsessions hinweisen
3 Personen
60
Frage-und-Antwort-Runde moderieren
2 Personen
61
Nachmittagspause organisieren
3 Personen
62
Pressebereich betreuen
2 Personen
63
Sprecherfotos machen
64
Abschluss begleiten
2 Personen
65
Abreise der Teilnehmer begleiten
3 Personen

Nachbereitung

66
Cateringreste kühlen
2 Personen
67
Abfall sammeln
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Cateringtische reinigen
2 Personen
70
Saal reinigen
4 Personen
71
Empfangstheke abbauen
2 Personen
72
Dekoration entfernen
2 Personen
73
Tonanlage abbauen
3 Personen
74
Bildschirme abbauen
2 Personen
75
Übersetzungsgeräte einpacken
2 Personen
76
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
77
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
78
Fundgegenstände registrieren
79
Material für Redner nachsenden
80
Teilnehmerinformationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 320
BiertischeAnz. 12
Rechteckige TischeAnz. 28
RegistrierungsschalterAnz. 3
RednerpulteAnz. 8
GarderobenständerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 18
BuffetischeAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 350
DesserttellerAnz. 350
KaffeetassenAnz. 350
WassergläserAnz. 350
WeingläserAnz. 250
GabelnAnz. 350
MesserAnz. 350
LöffelAnz. 350

Dekoration

TischröckeAnz. 24
TischläuferAnz. 28
FahnenständerAnz. 12
Internationale FlaggenAnz. 24
NamensschildhalterAnz. 320
BlumenarrangementsAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 6
LautsprecherAnz. 6
MischpulteAnz. 2
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
PräsentationslaptopsAnz. 3
Klick-PräsentatorenAnz. 3
DolmetschempfängerAnz. 320
ÜbersetzungskopfhörerAnz. 320
ÜbersetzungskabinenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
Laptop-LadegeräteAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 6
WasserkocherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 16
ServierschalenAnz. 24
ServierlöffelAnz. 24
KühlboxenAnz. 8
BuffetzangenAnz. 16

Reinigung

ReinigungswagenAnz. 2
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 30
HandschuheAnz. 12
DesinfektionsspenderAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 18

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
TischlampenAnz. 12
NotlampenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Ort, Datum und Programm zuerst fest. Versende Einladungen erst, wenn Beginn, Ende, Thema und Anmeldeweg verbindlich sind; sonst musst du Änderungen mehrfach nachreichen.
Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Weltgipfel an. Prüfe Dateien danach auf Format, Ton, Seitenverhältnis und benötigte Anschlüsse.
Erfasse bei der Anmeldung nicht nur Namen, sondern auch Ernährungswünsche und Anforderungen zur Barrierefreiheit. Schließe diese Abfrage etwa 10 Tage vor dem Termin, damit Catering, Sitzordnung und Zugang angepasst werden können.
Plane Technik und Übersetzung gemeinsam mit dem Raum. Für jede Präsentation müssen Projektor, Leinwand, Präsentationslaptop, Klick-Präsentator, Mikrofone und Lautsprecher getestet werden; führe den Funktionstest mindestens 2 Stunden vor Beginn durch.
Sortiere Badges, Namensschildhalter und Besucherliste am Vortag. Reserviere außerdem Parkplätze und organisiere Gästetransport frühzeitig, besonders wenn mehrere Ankunftszeiten oder Sicherheitsrouten berücksichtigt werden müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weltgipfel organisieren?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Referenten, Technik, Übersetzungsgeräte, Catering und Sicherheit solltest du anschließend möglichst innerhalb der ersten 4 Wochen anfragen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Weltgipfel verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Öffne gleichzeitig das Anmeldeformular und setze eine Anmeldefrist, die spätestens 10 Tage vor dem Weltgipfel endet.
Wann müssen Präsentationen und Sprecherinformationen vorliegen?: Fordere Sprecherinformationen direkt nach der Zusage an und setze für Präsentationen eine Frist von 7 Tagen vor der Veranstaltung. So bleiben mindestens 2 Werktage für Prüfung, Rückfragen und technische Anpassungen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Weltgipfel?: Plane mindestens 2 Stunden für Bestuhlung, Registrierungsschalter, Rednerpulte, Technik, Namensschilder und Beschilderung ein. Bei Übersetzungstechnik oder mehreren Sälen sind 3 bis 4 Stunden realistischer.

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