Gesangswettbewerb organisieren: der richtige Ablauf
Bei einem Gesangswettbewerb entscheidet nicht nur das Talent der Teilnehmenden über den Ablauf. Du brauchst frühzeitig eine passende Location, eine verlässliche Jury und einen realistischen Zeitplan für alle Auftritte. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag getestete Tontechnik, vollständige Musikdateien oder klare Juryformulare. Beginne deshalb mit Raum, Jury und Anmeldung und arbeite dich anschließend über Auftrittsplan, Technik und Verpflegung bis zum Aufbau vor.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Jurymitglieder einladen
- 3
Teilnehmer einladen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Auftritte einteilen
2 Personen
- 8
Ablauf der Auftritte veröffentlichen
- 9
Juryformulare vorbereiten
2 Personen
- 10
Preise bestellen
- 11
Einkaufen gehen
3 Personen
- 12
Tonanlage testen
2 Personen
- 13
Musikdateien sammeln
2 Personen
- 14
Notfallkontakte notieren
- 15
Teilnehmerbrief versenden
- 16
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 17
Bühnenfläche freimachen
2 Personen
- 18
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 19
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 20
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 21
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 25
Preise ausstellen
Event
- 26
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 27
Besucher empfangen
2 Personen
- 28
Teilnehmer anmelden
2 Personen
- 29
Programm vorstellen
- 30
Auftritte ankündigen
- 31
Musik starten
- 32
Juryformulare austeilen
- 33
Juryformulare einsammeln
- 34
Snacks servieren
3 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Ergebnis berechnen
2 Personen
- 37
Gewinner bekanntgeben
- 38
Preise überreichen
2 Personen
- 39
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 41
Dekoration entfernen
3 Personen
- 42
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 44
Abfall sammeln
3 Personen
- 45
Location reinigen
4 Personen
- 46
Materialien prüfen
2 Personen
- 47
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 75
- Jurytisch
- Anmeldetisch
- UmkleidetischeAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- Laptop
- AUX-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- NotenständerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- Bühnenhintergrund
- NamensschilderAnz. 80
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- ServierplattenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und prüfe, ob Bühnenfläche, Sitzplätze, Stromanschlüsse und ein separater Bereich zum Umziehen vorhanden sind. So merkst du nicht erst beim Aufbau, dass für Jurytisch oder Anmeldetisch der Platz fehlt.
- Lege die Anmeldefrist etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Wettbewerb fest. Erfasse neben Namen und Lied auch Ernährungswünsche, Notfallkontakte und die benötigten Musikdateien, damit du den Auftrittsplan vollständig erstellen kannst.
- Plane pro Auftritt mindestens 5 bis 7 Minuten inklusive Ansage, Mikrofonwechsel und Bewertung ein. Veröffentliche den Ablauf spätestens 5 Tage vorher und verschicke am selben Tag einen Teilnehmerbrief mit Ankunftszeit, Reihenfolge und wichtigen Hinweisen.
- Teste die komplette Tonanlage 1 bis 2 Tage vor dem Termin mit Laptop, Mischpult, aktiven Lautsprechern, Mikrofonen und AUX-Kabel. Spiele jede Musikdatei ab und halte Verlängerungskabel sowie Powerbanks als Reserve bereit.
- Richte am Veranstaltungstag zuerst Bühne und Beschallung ein, danach Jury- und Anmeldetisch. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vorher kalt gestellt werden; Preise, Juryformulare und Namensschilder gehören vor dem Einlass sichtbar an ihren Platz.
Häufige Fragen
- Wie viele Wochen vorher sollte man einen Gesangswettbewerb organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location und den Jurymitgliedern. Teilnehmeranmeldungen, Musikdateien und Ernährungswünsche sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin erfasst sein.
- Wie viel Zeit sollte man pro Auftritt einplanen?
- Rechne mit 5 bis 7 Minuten pro Beitrag, einschließlich Ansage, Mikrofonwechsel und Bewertung. Bei 20 Teilnehmern ergibt das allein für die Auftritte etwa 100 bis 140 Minuten, ohne Pausen.
- Wann muss man die Juryformulare und den Auftrittsplan vorbereiten?
- Bereite die Juryformulare spätestens 5 Tage vor dem Wettbewerb vor. Den finalen Auftrittsplan solltest du nach Ende der Anmeldefrist erstellen und ebenfalls mindestens 5 Tage vorher veröffentlichen.
- Wie testet man die Technik für einen Gesangswettbewerb richtig?
- Führe 1 bis 2 Tage vorher einen vollständigen Test mit Mikrofonen, Mischpult, Lautsprechern, Laptop und jeder Musikdatei durch. Prüfe zusätzlich Stromwege, Verlängerungskabel und die Verständlichkeit der Ansagen im gesamten Raum.
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