Cómo organizar un concurso de canciones paso a paso
Un concurso de canciones funciona mejor cuando primero cierras el lugar, el jurado y las inscripciones, y después organizas el programa técnico. Necesitas saber cuántas actuaciones habrá antes de publicar el orden, preparar los formularios de evaluación o reunir la música. El día del evento, reserva tiempo para probar altavoces, mesa de mezclas y micrófonos, además de montar la mesa de inscripciones y la del jurado. La comida, las bebidas y los premios también deben estar listos antes de recibir a los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Invitar a los miembros del jurado
- 3
Invitar a los participantes
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Distribuir las actuaciones
2 personas
- 8
Publicar el orden de actuación
- 9
Preparar los formularios del jurado
2 personas
- 10
Encargar premios
- 11
Hacer la compra
3 personas
- 12
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 13
Reunir archivos de música
2 personas
- 14
Anotar contactos de emergencia
- 15
Enviar la carta a los participantes
- 16
Montar mesas y sillas
4 personas
- 17
Despejar el espacio del escenario
2 personas
- 18
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 19
Colocar los micrófonos
2 personas
- 20
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 21
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
- 22
Colgar la decoración
3 personas
- 23
Enfriar las bebidas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
4 personas
- 25
Exponer los premios
Evento
- 26
Recepción de participantes
2 personas
- 27
Recibir a los visitantes
2 personas
- 28
Inscribir participantes
2 personas
- 29
Presentar el programa
- 30
Anunciar las actuaciones
- 31
Poner la música en marcha
- 32
Repartir formularios del jurado
- 33
Recoger los formularios del jurado
- 34
Servir aperitivos
3 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Calcular resultados
2 personas
- 37
Anunciar a los ganadores
- 38
Entregar premios
2 personas
- 39
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 40
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 41
Retirar la decoración
3 personas
- 42
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 43
Lavar la vajilla
3 personas
- 44
Recoger la basura
3 personas
- 45
Limpiar el lugar
4 personas
- 46
Comprobar los materiales
2 personas
- 47
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 75
- Mesa del jurado
- Mesa de inscripción
- Mesas de vestuariocant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Portátil
- Cables AUXcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Atril para partiturascant. 2
- Baterías externascant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 3
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Telón de fondo del escenario
- Credencialescant. 80
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas para servircant. 8
- Jarras para servircant. 6
- Termoscant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del concurso. Con el número definitivo de participantes podrás distribuir las actuaciones, preparar las credenciales y publicar el orden sin cambios de última hora.
- Envía a cada participante una carta con su hora de actuación, duración, formato del archivo musical y contacto de emergencia. Pide los archivos de música al menos 3 días antes y guárdalos también en un portátil de respaldo.
- Invita al jurado con varias semanas de margen y prepara un formulario por actuación. Define antes de empezar qué criterios se puntúan y deja una mesa separada para que puedan trabajar sin interrupciones.
- Prueba todo el sonido el mismo día, como mínimo 2 horas antes de la primera actuación. Comprueba cada micrófono, los cables AUX, los alargadores, las regletas y el volumen de los altavoces con los archivos reales.
- Monta la zona de inscripción y el escenario antes de que llegue el público. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos con 60 minutos de antelación; los premios deben estar expuestos y listos para entregar al final.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de canciones?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, invitar al jurado y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes y confirma el programa definitivo durante los 3 días siguientes.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo de sonido?
- Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la primera actuación. Usa los micrófonos y los archivos musicales reales y deja 30 minutos adicionales para sustituir cables o ajustar el volumen.
- ¿Cómo se organiza el orden de actuación?
- Distribuye las actuaciones después de cerrar las inscripciones y publica el orden con al menos 3 días de antelación. Incluye la hora prevista, el nombre del participante y el tiempo necesario para cambiar de actuación.
- ¿Cuántas bebidas y aperitivos preparar para el concurso?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una pequeña reserva del 10 %. Prepara los aperitivos para que estén disponibles 30 minutos antes de la llegada del público, teniendo en cuenta las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
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