Einen Dirigenten-Workshop Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Dirigenten-Workshop hängt der Ablauf an mehreren Abhängigkeiten: Erst müssen Termin, Raum und Dozent feststehen, danach folgen Programm, Repertoire und Musikeraufteilung. Plane außerdem genügend Zeit für Noten, Anmeldungen und technische Proben ein. Viele Organisatoren kümmern sich zu spät um Lehrmaterial, Präsentationen oder die Verpflegung in der Pause. Mit einer festen Reihenfolge behältst du Teilnehmer, Zahlungen, Probenzeiten und die Ausstattung für den Workshop im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Workshopdatum festlegen
2
Location reservieren
3
Dozent bestätigen
4
Programm erstellen
2 Personen
5
Teilnehmerliste erstellen
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Zahlungen erfassen
10
Teilnehmerinformationen versenden
11
Lehrmaterial anfordern
12
Repertoire auswählen
2 Personen
13
Noten bestellen
14
Musiker einladen
15
Musikeraufteilung erstellen
2 Personen
16
Probenzeiten festlegen
17
Catering reservieren
18
Einkaufsliste erstellen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Technik testen
2 Personen
21
Präsentationen prüfen
22
Arbeitsblätter ausdrucken
23
Namensschilder erstellen
24
Evaluierungsformulare drucken
25
Wegbeschreibung versenden
26
Schlüssel abholen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Räume kontrollieren
2 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Aufstellung der Musiker erstellen
3 Personen
32
Dirigentenraum einrichten
2 Personen
33
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
34
Präsentationstisch aufstellen
2 Personen
35
Notenständer aufstellen
3 Personen
36
Noten verteilen
2 Personen
37
Tontechnik anschließen
2 Personen
38
Beamer anschließen
39
Beleuchtung einrichten
40
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
41
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Sanitärräume überprüfen
44
Empfangsschild aufstellen

Event

45
Teilnehmer registrieren
2 Personen
46
Namensschilder verteilen
47
Teilnehmer begrüßen
48
Programm vorstellen
49
Workshop eröffnen
50
Aufwärmen betreuen
51
Dirigiertechnik vorführen
52
Praxisrunde begleiten
2 Personen
53
Musiker anweisen
2 Personen
54
Zwischenfeedback notieren
55
Kaffeepause vorbereiten
2 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
57
Getränke nachfüllen
58
Mittagessen servieren
3 Personen
59
Buffet auffüllen
2 Personen
60
Geschirr sammeln
2 Personen
61
Nachmittagsprogramm betreuen
62
Individuelle Übungsrunden begleiten
2 Personen
63
Abendrehearsal begleiten
2 Personen
64
Ergebnisse besprechen
65
Zertifikate verteilen
66
Workshop abschließen
67
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

68
Geräte ausschalten
2 Personen
69
Musikmaterialien sammeln
2 Personen
70
Partituren sortieren
2 Personen
71
Tische abräumen
3 Personen
72
Stühle wieder aufstellen
3 Personen
73
Geschirr abwaschen
2 Personen
74
Küche reinigen
2 Personen
75
Räume reinigen
3 Personen
76
Abfall sammeln
2 Personen
77
Sanitäre Anlagen überprüfen
78
Materialien einpacken
2 Personen
79
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
80
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
81
Schlüssel zurückgeben
82
Übrig gebliebenes Catering einlagern
83
Rechnungen sammeln
84
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 55
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 6

Ausstattung

NotenständerAnz. 45
DirigentenpulteAnz. 5
DirigierstäbeAnz. 8
Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 5
PausentimerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
TrinkgläserAnz. 60
TellerAnz. 60
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 50

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
SchälchenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 6
WasserkannenAnz. 6

Dekoration

NamensschilderAnz. 60
TischdeckenAnz. 10
Empfangsschild
WegweiserAnz. 6

Büro

NotizblöckeAnz. 50
KugelschreiberAnz. 60
BleistifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
KlebebandAnz. 4
SchereAnz. 3
DruckpapierAnz. 500
EvaluierungsformulareAnz. 50

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Termin, Veranstaltungsort und Dozent fest. Verschicke die Einladungen erst, wenn Programm, Teilnahmebedingungen und Anmeldeweg verbindlich sind.
Plane Repertoire, Musikeraufteilung und Probenzeiten gemeinsam. So erkennst du früh, ob genügend Musiker, Dirigentenpulte und Notenständer für alle Arbeitsgruppen vorhanden sind.
Fordere Lehrmaterial an und bestelle die Noten mehrere Wochen vor dem Workshop. Arbeitsblätter und Evaluierungsformulare sollten spätestens am Vortag gedruckt und sortiert sein.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und Mikrofon nicht erst beim Einlass. Reserviere dafür einen eigenen Termin und prüfe auch Verlängerungskabel sowie den Mikrofonständer.
Schließe Anmeldungen, Ernährungswünsche und Zahlungen vor dem Veranstaltungstag ab. Für die Pause brauchst du neben Catering auch Kaffeetassen, Trinkgläser, Teller und ausreichend Thermoskannen oder Kaffeemaschinen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Dirigenten-Workshop planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Raum und Dozent. Spätestens 4 Wochen vor dem Workshop sollten Einladungen, Repertoire und Anmeldungen laufen.
Wann muss das Repertoire für einen Dirigenten-Workshop feststehen?: Lege das Repertoire etwa 6 Wochen vorher fest, damit Noten bestellt und an Musiker verteilt werden können. Die endgültige Musikeraufteilung und die Probenzeiten sollten spätestens 2 Wochen vorher stehen.
Was muss man für die Technik eines Dirigenten-Workshops vorbereiten?: Plane mindestens einen Techniktest 1 bis 3 Tage vorher. Prüfe Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Lautsprecher, Mikrofon, Mikrofonständer und alle Verlängerungskabel im tatsächlichen Raum.
Wie organisiert man die Verpflegung bei einem Dirigenten-Workshop?: Reserviere das Catering mindestens 2 Wochen vorher und erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung. Für die Pause solltest du Getränke, Geschirr und einen festen Ausgabeort vorbereiten, damit die Teilnehmer in 10 bis 15 Minuten versorgt sind.

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