Eine Schreibwerkstatt Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Schreibwerkstatt greifen Programm, Raum und Betreuung eng ineinander. Beginne deshalb mit dem Termin, der Location und der Zusage des Dozenten, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Arbeitsmaterialien und Verpflegung. Plane außerdem Zeit für einen Techniktest und den Aufbau ein: Beamer, Flipchart, Sitzordnung und Schreibplätze müssen vor dem Eintreffen der Teilnehmenden funktionieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Workshopprogramm erstellen
- 3
Dozent bestätigen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Teilnehmerliste prüfen
- 8
Catering bestellen
- 9
Technik testen
2 Personen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Arbeitsblätter ausdrucken
- 12
Namensschilder vorbereiten
- 13
Getränke kalt stellen
- 14
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 15
Suppe und Brot bereitstellen
2 Personen
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
2 Personen
- 18
Schreibmaterial bereitlegen
2 Personen
- 19
Präsentation vorbereiten
- 20
Empfangstisch einrichten
- 21
Raum beschildern
Event
- 22
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 23
Programm vorstellen
- 24
Schreibaufgabe begleiten
2 Personen
- 25
Kaffeepause servieren
2 Personen
- 26
Getränke nachfüllen
- 27
Feedbackrunde moderieren
2 Personen
- 28
Abendessen servieren
3 Personen
- 29
Arbeitsformen moderieren
2 Personen
- 30
Pausentisch auffüllen
- 31
Abschluss organisieren
- 32
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 33
Geschirr sammeln
2 Personen
- 34
Abfall trennen
2 Personen
- 35
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 36
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 37
Raum reinigen
2 Personen
- 38
Technik einpacken
2 Personen
- 39
Materialien zurückbringen
- 40
Rechnungen und Belege archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 45
- Buffet-TischAnz. 2
- Empfangstisch
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- GläserAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Flipchart
- Flipchart-MarkerAnz. 12
- Tragbarer Lautsprecher
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- SuppenschalenAnz. 45
Schreibmaterial
- NotizbücherAnz. 45
- KugelschreiberAnz. 60
- BleistifteAnz. 45
- RadiergummisAnz. 45
- MarkerAnz. 20
- NamensschilderAnz. 50
- KlemmbretterAnz. 10
- A4-PapierAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- Programmatische PosterAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülwanneAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- PutzlappenAnz. 8
- Bodenabzieher
- Besen und Kehrblech
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Workshopprogramm fest, bevor du Einladungen verschickst. Beschreibe Schreibaufgaben, Pausen und den Abschluss so konkret, dass Teilnehmende den zeitlichen Umfang einschätzen können.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und prüfe die Teilnehmerliste spätestens 2 Tage vorher. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Suppe, Brot und Snacks passend bestellt werden können.
- Plane pro Person ein Notizbuch sowie Schreibmaterial ein und lege alles vor Beginn an den Plätzen bereit. Zusätzliche Kugelschreiber, Bleistifte und Radiergummis verhindern Verzögerungen bei der ersten Schreibaufgabe.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens 1 Tag vorher im Raum. Eine Präsentation, die nur auf dem eigenen Gerät funktioniert, sorgt am Workshopmorgen unnötig für Zeitverlust.
- Richte Empfangstisch, Beschilderung, Sitzplätze und Buffet vor dem Einlass ein. Stelle Getränke spätestens 30 Minuten vorher kalt und bereite Kaffee, Tee, Suppe und Brot so vor, dass die Pause ohne Unterbrechung starten kann.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Schreibwerkstatt organisieren?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Location, Programm und Dozent. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
- Wie viele Schreibmaterialien brauche ich pro Teilnehmer?
- Plane pro Person 1 Notizbuch, 1 Kugelschreiber, 1 Bleistift und 1 Radiergummi ein. Lege zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatzmaterial bereit, damit fehlende oder defekte Stifte den Ablauf nicht bremsen.
- Wann sollte ich die Technik für die Schreibwerkstatt testen?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vorher im Veranstaltungsraum. Öffne dabei auch die Präsentation und prüfe die Anschlüsse, nicht nur die Stromversorgung.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Schreibwerkstatt?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Beschilderung, Schreibplätze und Verpflegung ein. Sei zusätzlich 30 Minuten vor dem Einlass fertig, damit letzte Fragen nicht mit dem Empfang der Teilnehmenden kollidieren.
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