Weihnachtssingen organisieren: der Ablauf von der Idee bis zum letzten Lied
Ein Weihnachtssingen wirkt unkompliziert, braucht aber eine klare Reihenfolge: Erst Ort, Termin und Genehmigungen sichern, danach Chor, Musiker und Programm festlegen. Anschließend kümmerst du dich um Anmeldungen, Liedtexte, Helfer, Technik und Verpflegung. Besonders draußen werden Wetter, Strom, Beleuchtung und warme Getränke schnell zum Engpass. Dieser Plan zeigt, wann du was vorbereitest und welche Details am Veranstaltungstag nicht untergehen dürfen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Zeiten bestätigen
- 3
Genehmigungsanforderungen prüfen
- 4
Chor und Musiker bestätigen
- 5
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 6
Liedtexte auswählen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Informationsnachricht versenden
- 12
Anfahrt und Parken kommunizieren
- 13
Liederhefte zusammenstellen
2 Personen
- 14
Liederhefte drucken
2 Personen
- 15
Namensschilder vorbereiten
- 16
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 17
Bestand prüfen
2 Personen
- 18
Materialien abholen
2 Personen
- 19
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
- 20
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
- 21
Geräte testen
2 Personen
- 22
Wettervorhersage prüfen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Kekse und Kuchen bereitstellen
2 Personen
- 25
Suppe und Schokomilch vorbereiten
3 Personen
- 26
Tische aufstellen
4 Personen
- 27
Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 29
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 30
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 31
Liederhefte auslegen
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Weihnachtsbaum schmücken
2 Personen
- 34
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 35
Tonanlage aufstellen
2 Personen
- 36
Mikrofone und Musik testen
2 Personen
- 37
Bühnenplatz für den Chor einrichten
3 Personen
- 38
Sichere Laufwege freiräumen
2 Personen
- 39
Programm am Eingang aufhängen
- 40
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 41
Besucher empfangen
4 Personen
- 42
Liederhefte verteilen
2 Personen
- 43
Chor und Musiker begleiten
2 Personen
- 44
Eröffnung ankündigen
- 45
Gemeindegesang begleiten
4 Personen
- 46
Getränke servieren
4 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Buffet sauber und aufgefüllt halten
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Die zweite Gesangsrunde betreuen
4 Personen
- 52
Weihnachtsgeschichte ankündigen
- 53
Weihnachtsgeschichte gestalten
- 54
Schlussgesang begleiten
4 Personen
- 55
Abschied ankündigen
- 56
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 58
Dekoration entfernen
3 Personen
- 59
Möbel abbauen
4 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Catering aufräumen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Raum reinigen
4 Personen
- 64
Liederbücher einsammeln
2 Personen
- 65
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 66
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 67
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 100
- BuffetischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- SuppenschalenAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- GebäckgabelnAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
Dekoration
- Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 40
- WeihnachtsgirlandenAnz. 8
- WeihnachtskränzeAnz. 4
- LiederbücherAnz. 100
- ProgrammschilderAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- Elektrische KerzenAnz. 40
Ausstattung
- Tragbarer LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- NotenständerAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 10
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
Küche
- SuppenkesselAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- InduktionsplattenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- TortenheberAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Sichere Ort, Datum und Genehmigungen möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe außerdem, ob für Musik, Ausschank, Strom oder eine Veranstaltung im öffentlichen Raum zusätzliche Vorgaben gelten.
- Plane das Programm nicht nur nach Liedern, sondern auch nach Auf- und Abbauzeiten. Bestätige Chor und Musiker spätestens 4 Wochen vorher und lege fest, wer Ansagen, Einsätze und Pausen übernimmt.
- Schicke die Informationsnachricht mindestens 7 Tage vorher. Sie sollte Beginn, Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Treffpunkt, Kleidung für draußen und den Umgang mit Ernährungswünschen enthalten.
- Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam. Bei einer Veranstaltung im Freien brauchst du zusätzlich eine wetterfeste Lösung für Technik, Noten und Liedhefte.
- Bereite Suppe und Schokomilch so vor, dass sie zur Einlasszeit ausgeschenkt werden können. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle für heiße Speisen passende Schalen und Servierlöffel bereit und plane die Mengen nach den bestätigten Anmeldungen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Weihnachtssingen organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Termin und Genehmigungen. Chor, Musiker und Helfer solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich bestätigen.
- Wie viele Lieder braucht ein Weihnachtssingen?
- Für ein Programm von etwa 60 bis 90 Minuten reichen meist 10 bis 15 gemeinsam gesungene Lieder, ergänzt durch kurze Ansagen oder musikalische Beiträge. Plane die Liedtexte spätestens 3 Wochen vorher und drucke die Liederhefte in der folgenden Woche.
- Wie viel Verpflegung braucht man beim Weihnachtssingen?
- Kalkuliere pro angemeldeter Person ungefähr eine Portion Suppe und ein Heißgetränk sowie 2 bis 3 Stücke Gebäck. Halte für kurzfristige Gäste zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve zurück und kaufe frische Lebensmittel erst 1 bis 2 Tage vorher.
- Was muss man bei einem Weihnachtssingen draußen beachten?
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und lege eine Ausweichlösung fest. Technik, Liedhefte und Beleuchtung müssen vor Feuchtigkeit geschützt sein; warme Getränke, elektrische Kerzen und zusätzliche LED-Lampen sollten vor Beginn bereitstehen.
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