Zo organiseer je een kerstsamenzang
Begin met de locatie, datum en beschikbare tijden; die bepalen hoeveel bezoekers je kunt ontvangen en wanneer opbouw en opruimen plaatsvinden. Bevestig daarna het koor en de muzikanten, controleer vergunningseisen en werk het programma uit. Regel communicatie, liedboekjes en vrijwilligers ruim vooraf. In de laatste week verschuift de aandacht naar techniek, catering, weersverwachting en de ontvangst van bezoekers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Datum en tijden bevestigen
- 3
Vergunningseisen controleren
- 4
Koor en muzikanten bevestigen
- 5
Programma samenstellen
2 personen
- 6
Liedteksten selecteren
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 11
Informatiebericht versturen
- 12
Route en parkeren communiceren
- 13
Liedboekjes opmaken
2 personen
- 14
Liedboekjes afdrukken
2 personen
- 15
Naambordjes voorbereiden
- 16
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
- 17
Voorraad controleren
2 personen
- 18
Materialen ophalen
2 personen
- 19
Houdbare boodschappen doen
2 personen
- 20
Verse boodschappen doen
2 personen
- 21
Apparatuur testen
2 personen
- 22
Weersverwachting controleren
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Koekjes en cake klaarzetten
2 personen
- 25
Soep en chocolademelk voorbereiden
3 personen
- 26
Tafels opstellen
4 personen
- 27
Stoelen opstellen
4 personen
- 28
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 29
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 30
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 31
Liedboekjes neerleggen
2 personen
- 32
Versiering ophangen
3 personen
- 33
Kerstboom versieren
2 personen
- 34
Verlichting aansluiten
2 personen
- 35
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
- 36
Microfoons en muziek testen
2 personen
- 37
Podiumplek voor koor inrichten
3 personen
- 38
Veilige looproutes vrijmaken
2 personen
- 39
Programma bij ingang ophangen
- 40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 41
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 42
Liedboekjes uitdelen
2 personen
- 43
Koor en muzikanten begeleiden
2 personen
- 44
Opening aankondigen
- 45
Samenzang begeleiden
4 personen
- 46
Dranken serveren
4 personen
- 47
Hapjes serveren
3 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Buffet schoon en aangevuld houden
2 personen
- 50
Afvalbakken legen
2 personen
- 51
Tweede zangronde begeleiden
4 personen
- 52
Kerstverhaal aankondigen
- 53
Kerstverhaal verzorgen
- 54
Slotzang begeleiden
4 personen
- 55
Afscheid aankondigen
- 56
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 58
Decoratie verwijderen
3 personen
- 59
Meubilair afbreken
4 personen
- 60
Servies afwassen
3 personen
- 61
Catering opruimen
3 personen
- 62
Afval verzamelen
3 personen
- 63
Ruimte schoonmaken
4 personen
- 64
Liedboekjes verzamelen
2 personen
- 65
Materialen terugbrengen
2 personen
- 66
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
- 67
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 100
- Buffettafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 100
- Soepkommenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Gebaksvorkjesaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
Decoratie
- Kerstboom
- Kerstballenaantal 40
- Kerstslingersaantal 8
- Kerstkransenaantal 4
- Liedboekjesaantal 100
- Programmabordenaantal 6
- Tafelkledenaantal 10
- Elektrische kaarsenaantal 40
Apparatuur
- Draagbare speakeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Muziekstandaardsaantal 8
- Opbergkrattenaantal 10
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
Keuken
- Soepketelsaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Inductieplatenaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Taartscheppenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma vast voordat je liedboekjes opmaakt. Neem repetitie- en soundchecktijd op naast de samenzang zelf, zodat koor, muzikanten en techniek dezelfde planning gebruiken.
- Test draagbare speaker, draadloze microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk één week vooraf op de locatie. Controleer op de dag zelf nogmaals batterijen, aansluitingen en het bereik van de microfoons.
- Verstuur route-, parkeer- en praktische informatie uiterlijk enkele dagen voor de samenzang. Vermeld ook waar bezoekers zich melden, waar jassen kunnen hangen en wanneer de deuren opengaan.
- Bepaal de cateringhoeveelheden pas nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Zet soep, chocolademelk, koekjes en cake klaar met aparte opscheplepels en genoeg kopjes, glazen en kommen voor de verwachte groep.
- Plan de opbouw niet alleen rond decoratie, maar ook rond doorloopruimte en zichtlijnen. Zet buffettafels, stoelen, programmaborden en kerstversiering neer voordat de apparatuur wordt aangesloten; zo voorkom je dat kabels later in de weg liggen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kerstsamenzang organiseren?
- Reserveer de locatie en bevestig koor en muzikanten bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Begin daarna met programma, vergunningseisen en communicatie; de laatste week gebruik je voor testen, boodschappen en praktische controles.
- Hoe maak je een programma voor een kerstsamenzang?
- Plan eerst de totale duur en verdeel daarna de liederen over duidelijke blokken met afwisseling tussen samenzang, koor en muzikanten. Leg het definitieve programma uiterlijk 3 weken vooraf vast, zodat liedboekjes en programmaborden op tijd klaar zijn.
- Wanneer moet je liedboekjes voor een kerstsamenzang drukken?
- Maak de liedteksten definitief zodra het programma vaststaat en druk de liedboekjes minimaal 1 week vooraf. Houd extra exemplaren achter de hand voor bezoekers die zich later aanmelden of zonder boekje binnenkomen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstsamenzang?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per taakgebied: ontvangst, garderobe, catering, techniek en opruimen. Voor een groep van ongeveer 50 bezoekers zijn 5 tot 7 vrijwilligers praktisch, met een extra persoon als aanspreekpunt voor koor en muzikanten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!