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Weinverkostung organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Weinverkostung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Abend alles ruhig abläuft. Zuerst stehen Termin, Raum, Einladungen und Anmeldungen fest; danach folgen Weinauswahl, Verkostungsreihenfolge und Notizen. Kurz vor dem Termin werden Lieferungen geprüft, die Weine gekühlt und Käse, Wurst sowie Snacks vorbereitet. Plane außerdem genug Gläser, Wasser, Spuckschalen und Platz zwischen den Sitzplätzen ein – diese Details werden bei Verkostungen besonders oft zu spät bedacht.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeit bestätigen

  • Raumbuchung bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Verkostungsweine auswählen

    2 Personen

  • Weinreihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Verkostungsnotizen vorbereiten

  • Namensschilder erstellen

  • Tischordnung ausarbeiten

  • Lieferungen überprüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Weine entgegennehmen und prüfen

    2 Personen

  • Weine kühl stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Käse und Wurst schneiden

    2 Personen

  • Probestrecken bereitlegen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Verkostungsgläser bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet-Tisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musik und Beleuchtung testen

  • Weinflaschen bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Proberunde erläutern

  • Weine einschenken

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Weininformationen erläutern

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutzte Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Restgetränke kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 7
  • StühleAnz. 36
  • Buffet-TischAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • WeinverkostungsgläserAnz. 40
  • WassergläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • DesserttellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • SpuckschalenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierbesteckAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 4
  • TropfschutzAnz. 8
  • WeinkühlerAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und ServiermesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • KüchenschüsselnAnz. 4
  • KekszangenAnz. 4

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 36
  • TischdekorationAnz. 8
  • MenükartenständerAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • StumpenkerzenAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • MüllsackhalterAnz. 4
  • SpülbürstenAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 6
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Weinreihenfolge spätestens 7 Tage vor der Verkostung fest. So kannst du Verkostungsnotizen, Menükarten und die passende Kühlung rechtzeitig vorbereiten.
  • Plane pro Person mindestens ein Verkostungsglas je Wein oder organisiere den Gläserwechsel. Zusätzlich braucht jede Person ein Wasserglas und der Tisch mehrere Spuckschalen.
  • Stelle die Weine nicht erst beim Eintreffen der Gäste bereit: Kontrolliere Flaschen und Lieferungen am Vortag und kühle die dafür vorgesehenen Weine mindestens 4 Stunden.
  • Bereite Käse, Wurst und Snacks so vor, dass sie 30 bis 45 Minuten vor Beginn servierfertig sind. Schneide empfindliche Zutaten nicht zu früh, damit sie frisch bleiben.
  • Teste Musik und Beleuchtung mindestens 60 Minuten vor dem Empfang. Stelle Korkenzieher, Tropfschutz, Karaffen und Servierbesteck sichtbar an den Buffet-Tisch, statt sie später zu suchen.

Häufige Fragen

Wie viele Weingläser brauche ich für eine Weinverkostung?
Rechne mit mindestens einem Verkostungsglas pro Person und Wein, wenn nicht zwischendurch gespült wird. Bei sechs Weinen für 12 Gäste wären das 72 Gläser; mit Gläserwechsel reichen 12 bis 24 Gläser plus Reserve.
Wie lange vorher muss ich Wein für eine Verkostung kühlen?
Plane mindestens 4 Stunden Kühlzeit für Weiß-, Rosé- und Schaumweine ein. Prüfe die Flaschen am Vortag und stelle zusätzliche Kühlboxen oder Weinkühler bereit, damit die Temperatur während der Verkostung gehalten wird.
Wann sollte ich die Einladungen zur Weinverkostung verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit du Ernährungswünsche, Sitzordnung, Gläser und Snacks passend vorbereiten kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Weinverkostung?
Plane für Tische, Stühle, Tischdecken, Gläser, Buffet und Dekoration mindestens 2 Stunden ein. Der letzte Funktionstest für Beleuchtung, Musik und Kühlung sollte 60 Minuten vor dem Empfang abgeschlossen sein.

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