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Weinverkostung organisieren: die komplette Checkliste

Eine Weinverkostung wirkt entspannt, wenn Reihenfolge, Gläser und Kühlung vorher feststehen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung über Einladungen und Anmeldungen bis zum Aufbau der Verkostungstische. Plane auch Wasser, Spuckeimer, Snacks und Kaffee ein – diese Dinge werden bei Weinproben besonders häufig zu spät bereitgestellt. Am Veranstaltungstag geht es vor allem darum, jede Runde vollständig vorzubereiten und Weißwein rechtzeitig zu kühlen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Weinlieferanten reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Verkostungsreihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Weinkarten vorbereiten

  • Namensschilder erstellen

  • Ort und Parkinformationen teilen

  • Wein und Materialien abholen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Weine aufrecht lagern

  • Weißwein kühlen

  • Kühlboxen und Eis bereitstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Verkostungstische einteilen

    2 Personen

  • Tischdecken auslegen

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Weine pro Runde bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

  • Namensregistrierung einrichten

    2 Personen

  • Musik und Beleuchtung testen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Spielregeln erläutern

  • Weine pro Runde einschenken

    4 Personen

  • Weininformationen erläutern

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Wasser und Brot nachfüllen

    2 Personen

  • Benutzte Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr zwischendurch abwaschen

    2 Personen

  • Getränke und Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Alkoholfreie Getränke ausschenken

  • Sich von Gästen verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenen Wein verschließen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Gläser und Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen und Geschirr verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • WeinverkostungsgläserAnz. 200
  • WassergläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 20
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • WeinkaraffenAnz. 8
  • SpuckeimerAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • KäsemesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 4
  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bluetooth-Lautsprecher

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • WeinkartenständerAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 45
  • TischdekorationenAnz. 6

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 3
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
  • Besen und Kehrblech
  • Wischmopp und Eimer

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Verkostungsreihenfolge spätestens einige Tage vorher fest und drucke die Weinkarten aus. Stelle die Weine pro Runde getrennt bereit, damit beim Wechsel keine Flasche fehlt.
  • Kühle Weißwein nicht erst beim Eintreffen der Gäste. Prüfe am Veranstaltungstag den Bestand und stelle Kühlboxen sowie Eis mindestens 60 Minuten vor Beginn bereit.
  • Rechne pro Gast mit einem Weinverkostungsglas, einem Wasserglas und Zugang zu einem Spuckeimer. Zusätzliche Gläser verhindern Verzögerungen, wenn ein Glas gewechselt werden muss.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bereite Snacks vor, bevor die erste Runde startet. Käsemesser, Schneidebretter, Teller und Servierbesteck sollten bereits auf dem Tisch liegen.
  • Teile Ort, Parkinformationen und die Uhrzeit spätestens 24 Stunden vorher mit. Richte die Namensregistrierung ein und teste Musik, Beleuchtung und die Toiletten noch vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser braucht man für eine Weinverkostung?
Plane mindestens ein Verkostungsglas und ein Wasserglas pro Person ein. Bei mehreren Runden sind 10 bis 20 Prozent zusätzliche Gläser sinnvoll, damit benutzte Gläser nicht sofort gespült werden müssen.
Wie lange vorher sollte man Weißwein für eine Weinprobe kühlen?
Stelle Weißwein mindestens 60 Minuten vor Beginn in Kühlboxen oder Eis. Kontrolliere die Temperatur und den Vorrat spätestens 30 Minuten vor dem Einlass erneut.
Wann sollte man die Einladungen zur Weinverkostung verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 2 bis 3 Wochen vorher, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen. Schicke Ort und Parkinformationen spätestens 24 Stunden vor der Veranstaltung noch einmal.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Weinverkostung?
Plane für Tische, Stühle, Tischdecken, Gläser, Weinkarten und die Registrierung mindestens 90 Minuten ein. Die Weine pro Runde sollten spätestens 30 Minuten vor Beginn bereitstehen.

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