So organisierst du einen Weihnachtsumtrunk
Ein Weihnachtsumtrunk wirkt unkompliziert, braucht aber einen klaren Ablauf: Erst Termin, Ort und Gästezahl festlegen, dann Verpflegung und Ausstattung planen. Besonders Getränke, Gläser, Kühlung und ein trockener Platz für Mäntel werden häufig zu spät bedacht. Plane den Aufbau so, dass Willkommensgetränke, Snacks, Buffet und Kaffee getrennt voneinander erreichbar sind. Am Veranstaltungstag bleibt dann mehr Zeit für die Gäste statt für Nachkäufe und Improvisation.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Endgültige Gästezahl festlegen
- 6
Catering und Einkäufe planen
2 Personen
- 7
Musik und Playlist auswählen
- 8
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
- 9
Einkaufen gehen
2 Personen
- 10
Getränke kühlen
2 Personen
- 11
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 12
Geschirr und Glaswaren bereitstellen
2 Personen
- 13
Location reinigen
2 Personen
- 14
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 15
Buffet und Bar einrichten
2 Personen
- 16
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 17
Beleuchtung testen
- 18
Häppchen und Snacks aufstellen
3 Personen
- 19
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 20
Musik bereitlegen
Event
- 21
Gästebetreuung übernehmen
2 Personen
- 22
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 23
Snacks servieren
3 Personen
- 24
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 25
Buffet und Tische im Blick behalten
2 Personen
- 26
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 27
Müll und leere Flaschen einsammeln
- 28
Letzte Runde ankündigen
Nachbereitung
- 29
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 30
Geschirr und Gläser abwaschen
2 Personen
- 31
Location reinigen
2 Personen
- 32
Dekoration entfernen
2 Personen
- 33
Übrig gebliebenes Essen verteilen
- 34
Abfall entsorgen
2 Personen
- 35
Materialien zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- StehtischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- WeingläserAnz. 36
- BiergläserAnz. 36
- WassergläserAnz. 36
- KaffeetassenAnz. 30
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServiertablettsAnz. 8
- SchälchenAnz. 10
Küche
- KorkenzieherAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 2
- EiskübelAnz. 2
- ZangenAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- TischlampenAnz. 4
Dekoration
- Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 40
- WeihnachtsgirlandenAnz. 6
- WeihnachtsgesteckeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 6
- ServiettenhalterAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- MüllsackhalterAnz. 2
- SchwämmeAnz. 4
- PutzlappenAnz. 8
- EimerAnz. 2
- Besen und Kehrblech
- Wischmopp
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schicke die Einladungen mindestens drei Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von sieben Tagen. So kannst du Ernährungswünsche erfassen und die endgültige Gästezahl rechtzeitig an Catering und Einkauf weitergeben.
- Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kühle Wein, Bier und alkoholfreie Getränke spätestens vier Stunden vorher; für Nachschub brauchst du ausreichend Kühlboxen oder einen Eiskübel.
- Richte die Bar und das Buffet an getrennten Stellen ein. Stelle je 8 bis 10 Gäste mindestens einen Flaschenöffner, einen Korkenzieher und ein Serviertablett bereit, damit sich keine Schlange bildet.
- Beginne den Aufbau etwa zwei Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Tische, Stehtische, Stühle und Kleiderständer zuerst platzieren, danach Dekoration und Beleuchtung testen und erst kurz vor Beginn Häppchen sowie Snacks aufstellen.
- Rechne beim Geschirr nicht nur mit der Gästezahl, sondern mit mindestens 1,5 Gläsern und Tellern pro Person. Stelle Abfallbehälter und Müllsackhalter sichtbar auf und bereite Kaffee und Tee so vor, dass sie nach dem Buffet ohne Umbau erreichbar sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Weihnachtsumtrunk einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa drei Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist auf spätestens sieben Tage vor dem Termin, damit Einkauf, Catering und Sitz- beziehungsweise Stehbereiche planbar sind.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Weihnachtsumtrunk?
- Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Zusätzlich solltest du pro Person mindestens 0,5 Liter Wasser einplanen.
- Wann sollte man Getränke für den Weihnachtsumtrunk kühlen?
- Kühle die Getränke mindestens vier Stunden vor Beginn. Bei größeren Mengen solltest du bereits am Vorabend prüfen, ob Kühlschrank, Kühlboxen und Eis ausreichend Platz bieten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weihnachtsumtrunks?
- Plane für einen kleinen bis mittleren Umtrunk mindestens zwei Stunden Aufbauzeit ein. Die letzten 30 Minuten gehören dem Aufstellen der Snacks, dem Einschalten der Beleuchtung und dem Bereitstellen der Willkommensgetränke.
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