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Weihnachtspaketaktion organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Weihnachtspaketaktion müssen Empfänger, Geschenkartikel, Helfer und Lieferungen genau zusammenpassen. Beginne mit Ort, Anmeldung und Empfängerliste, bevor du Mengen bestellst oder Abholzeiten festlegst. Plane außerdem Zeit für die Prüfung der Lieferung, das Kennzeichnen von Diätpaketen und das Sortieren der Vorräte ein. Die Checkliste führt dich durch Vorbereitung, Verpackungstag und Auslieferung, damit am Ende kein Paket ohne Zuordnung bleibt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Empfängerliste prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

  • Einkaufsliste bestellen

    2 Personen

  • Geschenkboxen bestellen

  • Abholzeiten abstimmen

  • Namensschilder ausdrucken

    2 Personen

  • Lieferroute erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Diätpakete kennzeichnen

    2 Personen

  • Lieferung annehmen

    3 Personen

  • Lieferung prüfen

    2 Personen

  • Vorräte sortieren

    4 Personen

  • Geschenkkartons falten

    4 Personen

  • Verpackungstische aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Verpackungsmaterial verteilen

    3 Personen

  • Geschenkartikel verteilen

    5 Personen

  • Pakete zusammenstellen

    8 Personen

  • Pakete kontrollieren

    3 Personen

  • Pakete beschriften

    3 Personen

  • Ausgabeschalter einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

Event

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Empfänger registrieren

    2 Personen

  • Pakete ausgeben

    4 Personen

  • Pakete bereitstellen

    3 Personen

  • Auslieferungspakete sammeln

    3 Personen

  • Lieferpakete prüfen

    2 Personen

  • Lieferpakete mitgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Verpackungsmaterial auffüllen

    2 Personen

  • Fehlende Pakete notieren

  • Die letzten Abholer anrufen

    2 Personen

  • Restbestand zählen

    2 Personen

  • Ausgabe schließen

    2 Personen

  • Pakete sicher lagern

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Pakete ausliefern

    4 Personen

  • Restbestände lagern

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Abmeldungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappTischeAnz. 8
  • StühleAnz. 30
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Verpackung

  • GeschenkkartonsAnz. 100
  • GeschenkpapierrollenAnz. 12
  • GeschenkbandrollenAnz. 8
  • VersandkartonsAnz. 20
  • KlebebandspenderAnz. 6
  • ScherenAnz. 10
  • StifteAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • GläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

  • Laptop
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Etikettendrucker

Dekoration

  • WeihnachtsbannerAnz. 3
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 30

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Empfängerliste vor der Bestellung der Geschenkboxen und Geschenkartikel ab. So kannst du die benötigte Menge festlegen und besondere Ernährungswünsche rechtzeitig berücksichtigen.
  • Teile die Freiwilligen spätestens einige Tage vor der Aktion ein. Für Verpackung, Einweisung, Annahme der Lieferung und Auslieferung brauchst du unterschiedliche Zuständigkeiten.
  • Stimme Abholzeiten und Lieferroute erst ab, wenn alle Empfänger geprüft sind. Plane feste Zeitfenster statt einer offenen Abholung, damit sich die Pakete nicht am Ausgabepunkt stapeln.
  • Prüfe jede Lieferung direkt bei der Annahme auf Anzahl und sichtbare Schäden. Sortiere Vorräte anschließend nach Pakettyp und kennzeichne Diätpakete, bevor die Kartons gepackt werden.
  • Stelle Verpackungstische, Kartons und Material vor Beginn vollständig bereit. Rechne pro Tisch mit Scheren, Stiften und einem Klebebandspender, damit Helfer nicht während des Packens suchen müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtspaketaktion planen?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Ortes und dem Versand der Einladungen. Die Empfänger- und Helferplanung sollte spätestens 2 Wochen vor der Aktion stehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Weihnachtspaketaktion?
Plane je nach Paketmenge mindestens 3 Rollen ein: Annahme und Kontrolle, Zusammenstellen und Verpacken sowie Ausgabe oder Lieferung. Für einen reibungslosen Verpackungstag sollte pro Verpackungstisch mindestens eine Person eingeplant werden.
Wann soll man Diätpakete kennzeichnen?
Kennzeichne Diätpakete direkt nach der Prüfung und Sortierung der Lieferung, also vor dem Zusammenstellen der Geschenkkartons. Eine zusätzliche Kontrolle kurz vor der Ausgabe verhindert Verwechslungen.
Wie organisiert man die Abholzeiten bei einer Weihnachtspaketaktion?
Lege feste Zeitfenster von etwa 15 bis 30 Minuten pro Gruppe fest und verschicke sie nach der Bestätigung der Empfängerliste. Plane zusätzlich mindestens 30 Minuten Puffer für verspätete Abholungen und Nachfragen ein.

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